Come revisionare i file nei Submittals

Questo articolo spiegherà le funzionalità di revisione dei submittals. Tutti i revisori possono revisionare in parallelo e creare markup e commenti sui file inseriti. Aggiungere una revisione al flusso di submittal è facoltativo.

Come aggiungere commenti e markup

I responsabili della revisione e gli approvatori hanno l'opzione di aggiungere commenti nelle fasi 'Invia alla revisione' e 'Approva'.

I commenti funzionano allo stesso modo di qualsiasi altra funzionalità di Box e possono essere utilizzati per comunicare oltre il processo di submittal.

Per fare ciò, vai su

BoxSubmittalsSelect your SubmittalApri un fileNuovo commento

Le revisioni attive si trovano in Box Revisioni Le mie revisioni.

Apri una revisione facendo doppio clic su di essa o selezionando dalla lista e cliccando Vista.

Se un utente appartiene a più gruppi di utenti aggiunti al passaggio di revisione, gli verrà chiesto di scegliere quale ruolo di revisione ha.

Una revisione è organizzata in questo modo:

1. Il pulsante di cambio stato si trova nella parte superiore dello schermo. Cliccando Completa revisione si concluderà la revisione per l'intero gruppo di revisione.
2. Lo stato del submittal può essere visto qui.
3. Il flusso può essere visto nella parte superiore del submittal. La casella evidenziata (in questo caso 'Revisione' mostra la fase attuale del submittal.
4. I file in revisione possono essere visti qui. Clicca su un file per aprirlo e accedere alle osservazioni e alle funzioni di markup.
5. Le informazioni generali per il submittal possono essere viste qui.
6. Gli allegati aggiunti al submittal possono essere trovati qui.
7. La cronologia completa del submittal è mostrata qui ed è aggiornata automaticamente.

Cliccando su un file si aprirà, e da qui è possibile aggiungere e vedere osservazioni e commenti per il file.

Le osservazioni nei submittals non hanno un modello che può essere adattato e non sono assegnate a nessuno.

Sono pensati come semplici markup dove i revisori possono esprimere le loro opinioni sui file. I revisori possono eliminare le loro osservazioni (prima di completare la loro revisione) ma non possono eliminare le osservazioni degli altri revisori.

Nuovi commenti possono essere aggiunti cliccando Nuovo commento.

Devi creare almeno un markup utilizzando la barra degli strumenti nella parte inferiore della vista.

Quando è stato aggiunto un markup, è possibile scrivere un titolo e una descrizione per l'osservazione.

Tutte le osservazioni possono essere viste come markup sul file o in una vista elenco nel pannello laterale.

Questo può essere attivato o disattivato cliccando Mostra osservazioni e selezionando un'opzione.

Puoi anche scegliere di vedere solo le osservazioni del tuo gruppo attivando 'Mostra solo osservazioni del gruppo' nel pannello laterale.

Puoi aprire un'osservazione facendo clic sul markup o dalla vista elenco nel pannello laterale. È quindi possibile scrivere un messaggio sull'osservazione. Ogni gruppo di utenti nella revisione può aggiungere messaggi alle osservazioni reciproche.

Tutta la corrispondenza viene salvata nel submittal quando la revisione è completata.

Come completare una revisione

Quando un gruppo di revisione ha terminato di aggiungere osservazioni al submittal, può contrassegnare la revisione come completata, cliccando Completa revisione. Se sono state impostate risposte alla revisione, possono essere selezionate dalla finestra pop-up, ed è possibile aggiungere un messaggio.

Come eliminare o modificare commenti

È possibile modificare o eliminare un'osservazione durante il processo di revisione per il tuo gruppo di revisione corrente. Nota che non puoi modificare i markup delle osservazioni, solo il titolo e il messaggio.

Modificare un commento si può fare aprendo un commento e cliccando sull'icona accanto al titolo o alla descrizione.

Per eliminare un commento, passaci sopra nella visualizzazione dell'elenco e fai clic su . Ti verrà chiesto se desideri eliminare l'osservazione.

Come approvare o rifiutare un submittal

Quando tutte le revisioni sono contrassegnate come completate o una scadenza non è stata rispettata, gli utenti nel ruolo di approvatore possono valutare il submittal e approvarlo o rifiutarlo.

L'approvatore vedrà un riepilogo delle attività dalla revisione. Possono passare rapidamente alle osservazioni di ciascun gruppo di revisione e vedere le risposte alla revisione utilizzate.

Viene mostrata una panoramica per ogni gruppo e i commenti possono essere aperti cliccando sull'icona .

Quando si visualizzano le osservazioni effettuate durante la revisione, puoi assegnarle direttamente al mittente.
È anche possibile assegnarle manualmente se qualcun altro oltre al mittente deve essere responsabile.

Puoi approvare/autorizzare singoli file, ma respingere il submittal nel suo complesso. Per questo, il flusso di revisione deve avere configurata la 'Distribuzione' dei file approvati (Come configurare i Submittal).

Apri un file nel tuo Submittal e fai clic su Approva ai file condivisi o Autorizza ai file pubblicati, rispettivamente. I file che approvi in questo modo seguono la distribuzione impostata del submittal, anche se rifiuti il resto del submittal.

Quando il submittal è stato esaminato può essere approvato o rifiutato con Approva o Rifiuta submittal.

I submittal completati e approvati saranno contrassegnati con lo stato 'Completato' e possono essere ordinati e filtrati nelle cartelle Tutti i submittal o Tutte le revisioni.

Saranno inoltre inseriti nella cartella Revisioni Archiviate.

Se un submittal è rifiutato, deve essere impostata una nuova scadenza, ed è possibile scrivere un messaggio. Il submittal tornerà allo stato 'In attesa' e nuovi file possono essere aggiunti al submittal. Il rifiuto è registrato nella cronologia del submittal.