Come creare nuovi submittals

Questo articolo spiegherà come creare un nuovo submittal.

Un submittal contiene diversi metadati che aiutano a tracciare le consegne di commessa, come:

• Scadenze per la consegna
• Mittente (Gruppo di utenti che deve consegnare i file)
• Descrizione
• Cartella di destinazione (dove i file verranno caricati in Dalux Box)
• Documenti (un elenco di file che devono essere consegnati prima di poter inviare)

I submittals gestiscono e tracciano le consegne/submittals programmate nei progetti. La funzionalità submittal consente di personalizzare un flusso di revisione e documentare il processo di revisione in Dalux.

Comprendere il processo di submittal

Ruoli nei submittals

Un processo di submittal in Dalux ha i seguenti ruoli:

• Responsabile del submittal
• Mittente
• Responsabile della revisione (opzionale)
• Revisore (opzionale)
• Approvatore

I responsabili del submittal

I responsabili del submittal sono responsabili per la creazione di nuovi submittals. È anche possibile consentire la creazione di nuovi submittals in diversi pacchetti, a livello di gruppo di utenti. I submittals sono sempre creati come bozze e spetta ai responsabili del submittal avviare il submittal con l'azione 'Invia al mittente'.

Mittente

I mittenti sono impostati per ogni submittal e sono i gruppi di utenti specifici che possono inviare file. Quando il mittente ha caricato i propri file, è responsabile di contrassegnare i file come inviati per avviare il passaggio successivo nel processo.

Responsabili della revisione

È possibile impostare un ruolo di responsabile della revisione, come passaggio opzionale prima del processo di revisione. Il responsabile della revisione dovrà controllare i file inviati prima di inviare il submittal a 'Revisione'. Se necessario, un responsabile della revisione ha l'opzione di aggiungere gruppi aggiuntivi al processo di revisione prima di inviare i file per la revisione.. I responsabili della revisione possono anche mandare indietro il submittal al passaggio precedente.

Revisore

Possono essere impostati più gruppi diversi come revisori e sono responsabili della revisione e dei commenti sui file inviati prima della scadenza stabilita. Quando un gruppo ha finito la revisione, può impostare lo stato su 'Completato'. Se la scadenza passa ed è impostata come obbligatoria, lo stato della revisione viene automaticamente cambiato in 'Completato'.

Approvatore

L'approvatore è l'ultimo autore nel processo di submittal ed è responsabile per approvare o rifiutare il submittal.

Stato del submittal

Un processo di submittal può avere le seguenti fasi:

• Bozza
• In attesa
• Inviato
• In revisione (Se un passaggio di revisione è stato aggiunto al flusso di revisione)
• In attesa di approvazione
• Completato

Bozza

I nuovi submittals sono creati in uno stato di bozza. Tutti i metadati sul submittal possono essere modificati e il submittal non sarà visibile ai mittenti, ai responsabili della revisione o agli approvatori. Nessuna notifica viene inviata in questa fase. I file non possono essere caricati nei submittals nello stato di bozza.

In attesa

Quando il processo di submittal inizia, lo stato viene cambiato in "in attesa". Il submittal è ora in attesa che il mittente carichi i file. Una notifica email sarà inviata al mittente e il submittal sarà visibile nella cartella 'I miei submittals'. Il submittal non è ancora visibile al responsabile della revisione o ai revisori in questa fase. I file possono essere caricati nel submittal.

Inserito

Dopo che i file sono stati caricati, il mittente può inviare i file e lo stato cambierà. Se un responsabile della revisione è stato aggiunto al flusso, riceverà una notifica.

In revisione

I file inviati entreranno nello stato di revisione se una fase di revisione è nel flusso di submittal. Se è stato utilizzato anche un responsabile della revisione, dovrà inviare i file per revisione. Gli utenti nel/nei gruppo/i di revisione ricevono una notifica.

Quando un submittal si trova nello stato di revisione, verrà spostato nella cartella Revisioni in Box.

Completato

Quando un submittal è approvato, verrà contrassegnato come completato e archiviato in Dalux.

Come creare un nuovo submittal

Per avviare un flusso di submittal, deve essere creato un nuovo submittal. Per farlo vai a
Box  Submittals Tutti i submittals  Nuovo.

Nota che puoi anche creare nuove submittals dai diversi Pacchetti. Questo metodo imposta automaticamente il pacchetto per il nuovo submittal.

Quando si crea un nuovo submittal, apparirà una nuova finestra, dove il submittal può essere configurato.

• Nome - Nome del submittal mostrato nelle viste elenco
• Pacchetto - A quale pacchetto di submittal è relativo il submittal
• Flusso - Quale flusso di revisione deve essere utilizzato per il submittal
• Mittente - Quale gruppo di utenti sta inserendo file
• Spec. sezione - Un modo per categorizzare il submittal
• Spec. sottosezione - Se necessario, puoi categorizzare ulteriormente il submittal
• Scadenza - Una scadenza per il submittal dei file
• Cartelle di destinazione - A quali cartelle possono essere caricati i file inseriti
• Descrizione - Testo di aiuto per aggiungere contesto al submittal

Quando hai finito, fai clic su 'Salva'. Se stai facendo più submittals, puoi selezionare 'Crea un altro' e una nuova finestra apparirà dopo aver fatto clic su 'Salva'. I nuovi submittals sono sempre creati come una bozza.

Un submittal è diviso in diverse aree. Nella fase bozza, è possibile cambiare tutti i metadati per il submittal.

1. Il pulsante per cambiare stato si trova nella parte superiore dello schermo. Nota: Poiché il submittal è nello stato di bozza e tutto può essere modificato, è anche possibile Invia al mittente senza creare segnaposto, nonostante questo sia impostato come requisito quando si crea un nuovo submittal. Assicurati che il submittal sia pronto prima di inviarlo al mittente.
2. Lo stato del submittal si può visualizzare qui.
3. Il flusso si può vedere nella parte superiore del submittal. Sia in stato di bozza che in stato di attesa, è possibile cambiare i gruppi associati a ciascun passaggio, facendo clic su di essi e selezionando un diverso gruppo di utenti.
4. I file di consegna vengono creati e mostrati qui - vedere sotto come vengono create le liste di file da consegnare per ogni file.
5. Le informazioni generali per il submittal possono essere viste qui. Questi valori possono essere modificati mentre sono in stato di bozza o in attesa, facendo clic sull'icona .
6. Si possono aggiungere dei file allegati al submittal. Solo i file da Dalux Box possono essere allegati.
7. L'intera cronologia del submittal è mostrata qui ed è aggiornata automaticamente.

Come impostare la lista dei file di consegna

Se necessario, puoi specificare quali file devono essere caricati nel submittal. Questo passaggio è facoltativo.

La lista dei file di consegna può essere aggiunta manualmente o copiata e incollata da un foglio di calcolo a 2 colonne.

Per aggiungere un segnaposto per file, fai clic su Aggiungi.

Il nome del file caricato deve corrispondere al nome del file segnaposto per completare la lista e inviare i file.

Il mittente ha l'opzione di caricare file con nomi di file diversi direttamente nel segnaposto, ma Dalux rinominerà il file per corrispondere al segnaposto.

Qualsiasi file caricato al di fuori della lista di consegna sarà aggiunto come 'File aggiuntivi' al submittal.

Quando il submittal è stato configurato come desiderato, il processo può essere avviato cliccando su Invia al mittente. Questo cambia lo stato in 'In attesa' e notifica gli utenti nel ruolo di mittente.