Come utilizzare i flussi di file

In questo articolo, spiegheremo perché dovresti utilizzare la funzionalità 'Flussi di file' e come farlo.

Le aree dei file sono una caratteristica sottostante dei flussi di file poiché i flussi sono utilizzati per approvare e autorizzare i file tra le 3 aree dei file:

File

File condivisi

File pubblicati

I file possono essere visti come un luogo per i file che sono in lavorazione, mentre i file condivisi possono essere visti come un luogo per i file che sono pronti per la revisione. L'area dei file pubblicati è per i file che sono pronti per essere pubblicati ai partecipanti del progetto.

I flussi di file sono processi e workflow che determinano come i file si muovono tra le diverse fasi della condivisione dei file e quindi come si spostano tra queste 3 diverse aree di file.

Approvazione dei file

Ci sono due modi per un file di essere approvato: Approvazione diretta o tramite flussi di file. In questo articolo, tratteremo l'uso dei flussi di file. Se vuoi imparare come approvare direttamente i file utilizzando solo la funzionalità delle aree dei file, leggi il nostro articolo su Aree dei file.

Come avviare i flussi di file

Quando un flusso di file viene avviato, sarà spostato alla sua prima fase dove deve essere approvato. Il file apparirà per l'utente che è impostato per approvare il passo nel flusso di file, nella sezione In attesa della mia autorizzazione:

Il file sarà approvato/autorizzato solo se supera tutti i passaggi. Se l'utente nel primo passaggio approva, ma l'utente nel passaggio successivo non lo fa, il file non supererà il flusso dei file.

Avvia il flusso dei file

Quando il flusso è Attivo, l'iniziatore del flusso (nel nostro esempio, l'architetto) può inviare un file per essere Approvato/Autorizzato sotto

Box File Scegli il file(i) Più Avvia flusso di autorizzazione Seleziona il flusso di approvazione.

Nella nuova finestra vedrai una panoramica di ciò che accadrà con ciascun file. Per avviare il flusso, fai clic su 'Avvia flusso'.

Il file passerà quindi alla sezione Autorizzazione per i file pubblicati In attesa dell'autorizzazione altrui. Per la persona che deve approvare i file, questi saranno collocati sotto In attesa della mia approvazione:

Come approvare/autorizzare file nei flussi di file

L'utente che deve approvare/autorizzare un file sarà notificato via email.

Potranno inoltre vedere quando i file richiedono approvazione/autorizzazione tramite un contatore che appare sul modulo Box nella barra laterale, e i contatori nel menu laterale per

• Approvazioni per i file condivisi
• In attesa della mia approvazione
• Autorizzazioni per i file pubblicati

Sarà quindi possibile scegliere di approvare/autorizzare o rifiutare il file. Per fare ciò, vai su

Approva:

Approvazioni per i file condivisi In attesa della mia approvazione Seleziona il file Approva o Rifiuta:

Autorizza:

Autorizzazioni per i file pubblicatiIn attesa della mia autorizzazione Seleziona il file Approva o Rifiuta:

Crea commenti in un flusso di file

Quando un file è in un flusso di file, l'utente corrente (che è il responsabile dell’approvazione) può avere la possibilità di fare commenti. Questi commenti possono essere creati durante l'approvazione o il rifiuto di un file. Ad esempio, è possibile lasciare un commento per la persona responsabile della gestione dei file rifiutati. Quando si crea un commento, l'utente può selezionare dai canali di comunicazione disponibili e dai tipi di commento.

Per creare un commento, vai a:

In attesa della mia approvazione Seleziona il file Mostra Nuovo commento.

Quindi crea un markup, compila il modulo di commento sulla destra e clicca su 'Crea'

Ottieni una panoramica dei file nei flussi e del loro stato

Gli amministratori del progetto e i responsabili della pianificazione del progetto possono trovare una dashboard del flusso di file nella schermata Home di Dalux Box.

La dashboard può fornirti una panoramica dell'avanzamento dei flussi di file nel tuo progetto e aiuta a identificare potenziali colli di bottiglia. La dashboard mostra le scadenze in ritardo e imminenti per i flussi di file, oltre a come queste sono distribuite tra i gruppi di utenti.

Una volta impostati i flussi di file, puoi ottenere un'anteprima dello stato dei file nei flussi di file utilizzando la vista elenco. Ciò è reso possibile utilizzando le colonne nella vista elenco che possono mostrarti:

• 'Colonna Ultima versione in corso di approvazione/autorizzazione';
  • Se l'ultima versione di un file è in un flusso di file:

• 'Colonna Ultima versione in Condivisa/Pubblicata'
  • Se l'ultima versione di un file si trova nelle aree dei file Condivisa/Pubblicata:

• 'Iniziata' (Data) colonna e 'Avviata da' (Utente) colonna
  • Quando un flusso è stato iniziato e da chi

Relazioni sul flusso di file

Puoi stampare o esportare una relazione PDF sul flusso di file per i file approvati o autorizzati. La relazione PDF include una miniatura del file, la sua versione, la cartella Box in cui si trova e la cronologia del suo flusso di file. Puoi vedere cosa o chi ha attivato il flusso e chi ha completato ogni passaggio, oltre a quando ogni passaggio è stato completato.

Puoi stampare la relazione del flusso di file dalla vista elenco o direttamente dal file.