Questo articolo tratta dei modelli di denominazione del file e di come possano essere utilizzati in Dalux Box.
I modelli di denominazione del file possono essere utilizzati per limitare i caricamenti di file basati su modelli di denominazione per tutte o alcune cartelle nel progetto. I modelli di denominazione del file utilizzano campi di metadati personalizzati e i file caricati che corrispondono a un modello di denominazione del file compileranno automaticamente i metadati corrispondenti.
È possibile avere più modelli di denominazione del file nello stesso progetto.
Prima di impostare i modelli di denominazione del file
Permessi
La configurazione per i modelli di denominazione del file deve essere effettuata da un amministratore del progetto o da amministatore Box.
Per utilizzare i modelli di denominazione del file, è necessario prima definire campi di metadati personalizzati che sono utilizzati nel modello. I metadati dipendono da fattori come la denominazione standard dei file per la tua azienda o per lo specifico progetto. Si raccomanda quindi di valutare quali campi di metadati sono necessari per i tuoi modelli di denominazione del file.
Nota: I modelli di denominazione del file devono soddisfare i requisiti del progetto. Potrebbe essere necessario creare diversi modelli di denominazione del file per diversi tipi di documento. Ad esempio, creare tre modelli di denominazione del file separati per Disegni, Documenti e Modelli per ciascuna delle loro rispettive cartelle.
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Se hai bisogno di saperne di più sulla creazione di metadati in Dalux, puoi leggere questo articolo su come impostare i metadati
In questo articolo, utilizziamo i seguenti campi di metadati come esempi:
- ID progetto (Tutti i file)
- Area di conoscenza (Tutti i file)
- Tipo di file (Disegni e modelli)
- Tipo di contenuto (Tutti i file)
- Tipo di foglio (Disegni)
- Nome documento (Tutti i file)
Questi campi di metadati sono stati creati come Elenchi con valori predefiniti in base al modello di nome del file che vogliamo utilizzare. L'unica eccezione è "Nome documento" che è un campo di testo, che consente metadati di testo libero.
Come creare un modello di denominazione del file
Per iniziare a creare modelli di denominazione del file vai a Impostazioni
'Modelli di denominazione del file'.
Nella finestra modelli di denominazione del file, puoi aggiungere/modificare/eliminare modelli di denominazione del file nel progetto. È anche da qui che imposti quali cartelle nella struttura delle cartelle devono essere applicati i modelli di denominazione del file.
Per creare un nuovo modello di denominazione del file, fai clic su Aggiungi e nomina il modello di denominazione del file. Questo aprirà l'editor del modello di denominazione del file. Questa finestra è divisa in due sezioni:
- La sezione sinistra contiene i tipi di metadati (Testo/Elenco) e un'opzione delimitatore.
- La sezione destra contiene il modello di denominazione del file.
Il modello viene creato trascinando i campi da sinistra a destra.
Puoi utilizzare campi di metadati personalizzati o i campi di Dalux 'Descrizione del contenuto' e 'Numero' per creare il modello. In questo esempio, utilizzeremo i campi di metadati personalizzati menzionati sopra.
Prima, trascina un campo di metadati da sinistra a destra e seleziona quale campo di metadati utilizzare dal popup. Dopo devi aggiungere un delimitatore (in questo caso usiamo un trattino basso) e ripetere il processo con gli altri campi di metadati. Nota che ogni altro campo deve essere un delimitatore.
Quando il modello di denominazione del file è stato creato è possibile visualizzare in anteprima il modello di denominazione del file facendo clic su 'Test denominazione file' nel menu in alto. Questo aprirà un'anteprima del modello di denominazione del file, così puoi assicurarti che funzioni come previsto.
Prima di salvare il modello di denominazione del file, puoi anche decidere se debbano esserci caratteri della black list ( non consentiti ) o se il modello di denominazione del file è richiesto. Il modello può anche essere rinominato.
Caratteri della lista nera
Se hai campi di testo nel tuo modello di denominazione del file, puoi impostare se determinati caratteri non sono consentiti nella parte corrispondente del nome del file. Questo si fa in 'Modifica caratteri della black list ( non consentiti )'.
Nota: NON separare i caratteri con es. uno spazio o una virgola, in quanto questo aggiungerà lo spazio/virgola stessa come carattere della lista nera.
In questo esempio, stiamo usando il trattino basso come delimitatore, quindi aggiungiamo "_" come carattere della black list ( non consentiti ).
Questo impedisce i caricamenti di file su Dalux se la parte 'Nome documento' del nome del file contiene un trattino basso (se il modello di denominazione del file è impostato come richiesto). Se il modello non è impostato come richiesto, verrà visualizzato un avviso durante il processo di caricamento.
In questo esempio, il seguente nome del file sarebbe accettato:
DLT001_K01_C07_F01_H1_Piano di livello 1Mentre il seguente nome del file non sarebbe accettato:
DLT001_K01_C07_F01_H1_Mappa_del_piano_Livello_1(A causa dei trattini bassi in 'Nome documento').
L'elenco dei caratteri della lista nera apparirà anche in basso a sinistra della finestra.
Modelli di denominazione del file richiesti
I modelli di denominazione del file possono essere impostati come richiesti attivando questa opzione in fondo alla finestra del modello di denominazione del file.
Così facendo richiederà che i file siano denominati secondo il modello di denominazione del file nella cartella data prima di poter essere caricati. I file non possono essere rinominati in Dalux durante il caricamento.
Se il modello di denominazione del file non è impostato come richiesto, riceverai un avviso che i file non sono conformi al modello. Se un nome di file non è conforme ai modelli di denominazione del file, Dalux compilerà automaticamente i metadati con i valori corretti. Puoi comunque compilare manualmente i campi che non potevano essere compilati automaticamente prima di caricare il tuo file.
Selezionare le cartelle per i modelli di denominazione del file
Per utilizzare i modelli di denominazione del file creati, devono essere collegati a cartelle nella struttura delle cartelle di Box. Questo si fa nella finestra dei modelli di denominazione del file in Impostazioni
Box.
Seleziona un modello di denominazione del file dall'elenco e fai clic su Seleziona cartelle. Questo aprirà una nuova finestra che mostra la struttura delle cartelle del progetto. Puoi quindi selezionare una o più cartelle o sottocartelle dove il modello di denominazione del file dovrebbe essere applicato. Quando hai finito, clicca su 'Salva'.
Le cartelle selezionate verranno mostrate nella visualizzazione dell'elenco, e il modello di denominazione del file sarà attivo nelle cartelle selezionate.
Carica file utilizzando i modelli di denominazione del file
Quando carichi file che rispettano il modello di denominazione del file nelle cartelle in Dalux Box, i campi di metadati verranno automaticamente compilati. È possibile cambiarli se necessario.
Qualsiasi file che non rispetti il modello di denominazione del file verrà saltato (se il modello di denominazione del file è impostato come richiesto) oppure riceverai un avviso che il nome del file non è conforme.
Informazioni tecniche
Puoi rinominare i file durante il processo di caricamento se è attivo un modello di denominazione del file richiesto.
Questo avviene aggiungendo o aggiornando i metadati necessari in base al modello di denominazione del file del tuo progetto.
Quando carichi un file con un nome che non corrisponde completamente al modello richiesto, i metadati verranno mostrati per aiutarti a vedere quale parte del nome del file deve essere corretta.
Se un modello di denominazione del file è attivo nella cartella di caricamento, la finestra di caricamento ordinerà i metadati in base al tuo modello di denominazione del file invece che alle impostazioni della vista elenco globale.
Quando i file sono caricati puoi utilizzare le colonne e i filtri per i metadati importati dal nome del file.
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Se desideri che tutti i metadati vengano mostrati nella visualizzazione dell'elenco vai nelle impostazioni dei metadati. Puoi leggere di più sui metadati in questo articolo: Come configurare i metadati.