Come creare una gara

Il modulo gara d'appalto gestisce tutte le gare del tuo progetto e le offerte in arrivo. Questo avviene creando gare, impostando requisiti e invitando offerenti. Una sezione di domande e risposte e altri strumenti in Gara vengono utilizzati per gestire con successo il processo di gara.

In questo articolo, esamineremo come creare e impostare gare e i loro requisiti.

Come creare una gara

Vai a GaraClicca su un gruppo gara Aggiungi gara 'Crea nuova gara'.

Le informazioni generali sono precompilate in base al modello del gruppo gara. Rivedi e modifica i dettagli secondo necessità prima di salvare.

Nome: Il nome della gara, visibile agli offerenti.

Cliente: Il nome del cliente, visibile agli offerenti.

Stato

• Bozza: La gara è visibile solo all'organizzazione della gara e non può essere consultata dagli offerenti.
• In corso: La gara è attiva e, a seconda delle impostazioni di prequalifica e di inizio, potrebbe essere visibile e accessibile agli offerenti invitati.

Persona di contatto: Il nome, il numero di telefono e l'indirizzo email della persona responsabile di rispondere alle domande relative al contenuto della gara.

Descrizione della gara: Fornisci una breve descrizione della gara per dare agli offerenti una chiara comprensione dell'ambito. Questo è particolarmente utile per le gare pubbliche, poiché aiuta a garantire che solo gli offerenti rilevanti si registrino.

Formato della gara: Il formato della gara è utilizzato solo per scopi di filtraggio e di ricerca e non influisce sul contenuto o sul comportamento della gara. È visibile agli offerenti e deve essere conforme a tutti i requisiti legali della tua regione o paese.
Puoi inserire un formato di gara tu stesso oppure puoi scegliere il formato di gara tra:

• Gara privata
• Concorso di progettazione
• Gara pubblica con pre-qualificazione
• Gara pubblica senza pre-qualificazione
• Gara a più livelli

Tipo di contratto: Il tipo di contratto è usato solo per scopi di filtraggio e di ricerca e non influisce sul contenuto o sul comportamento della gara. È visibile agli offerenti e deve essere conforme a tutti i requisiti legali della tua regione o paese.
Puoi inserire un tipo di contratto tu stesso, oppure puoi scegliere tra:

• Contratto principale
• Contratto generale
• Contratto subappaltatore

Vedi le offerte prima della scadenza: Questo permette al Responsabile della Gara di visualizzare le offerte inserite prima della scadenza e deve essere abilitato prima che lo stato della gara venga modificato in 'In corso'. Gli offerenti saranno notificati se questa opzione è abilitata quando inviano un'offerta.
Questa opzione non è disponibile per le prequalifiche o per le gare pubbliche (vedi sotto).

Prequalifica/Gara pubblica: Se selezioni l'opzione 'Prequalifica/Gara pubblica', verrà generato un link condivisibile, permettendo l'accesso alla gara senza richiedere un invito dal responsabile della gara.

Data di pubblicazione: Per abilitare l'accesso anticipato e limitato alla gara, seleziona la casella 'Data di pubblicazione' e scegli una data qui sotto. 
Questo permette alle parti prequalificate o al pubblico di visualizzare i file della gara senza inviare un'offerta, dando a tutti i potenziali offerenti la possibilità di rivedere i documenti prima dell'inizio del processo di gara.

Scadenze e date: Quando imposti lo stato su 'In corso', devi decidere l'inizio della gara e la scadenza.

• Inizio della gara: Questo definisce quando gli offerenti possono iniziare a interagire con la gara, come scaricare i file della gara e presentare offerte.
• Scadenza della gara: Questa definisce per quanto tempo gli offerenti possono presentare le loro offerte e quindi quando la gara termina. Gli offerenti possono modificare le loro offerte fino alla scadenza della gara, ma le offerte verranno bloccate quando la scadenza sarà trascorsa.

File: Seleziona questa casella se vuoi che tutti i file vengano sincronizzati automaticamente con questa gara a partire dai file del gruppo gara. Questo vale per tutti i file attuali e per qualsiasi nuovo file aggiunto in seguito, ma non per le nuove versioni dei file esistenti (vedere le versioni dei file qui sotto).

Usa questa funzione per assicurarti che tutti i file caricati nel gruppo gara siano anche disponibili in questa gara.

Versioni dei file: Seleziona questa casella se vuoi che tutte le nuove versioni dei file già aggiunti a questa gara vengano aggiornate automaticamente quando vengono aggiornate a livello dei file del gruppo gara.

Usa questa funzione per assicurarti che tutte le nuove versioni dei file caricate nel gruppo gara vengano aggiornate automaticamente in questa gara.

Domande e risposte: utilizzando la funzionalità domande e risposte, puoi gestire facilmente le domande degli offerenti per la tua gara con diverse opzioni su come fornire le risposte. Seleziona la casella in 'Abilita domande e risposte' per attivarle.

Gli offerenti non saranno in grado d'inviare domande fino a quando la gara non è iniziata. Le domande saranno private per impostazione predefinita, ma possono essere condivise con gli offerenti dal responsabile della gara se la risposta è pertinente per tutti. Seleziona 'Domande pubbliche' per rendere tutte le domande visibili a tutti per impostazione predefinita.

Requisiti della gara 

Per garantire che gli offerenti rispettino i requisiti della tua gara, puoi impostare requisiti specifici come testo, elenco, numero, documento o un Documento Unico di Gara Europeo (ESPD). 

I requisiti obbligatori devono essere soddisfatti prima che un'offerta possa essere inviata, contribuendo a far rispettare gli standard e a ridurre gli errori.

Crea requisiti della gara

Tutte le gare saranno create con un requisito nella forma di un documento chiamato 'Documento'. 

Puoi modificare questo requisito se necessario.  Una gara deve sempre avere almeno un requisito impostato.

Per creare i requisiti della gara, vai a

Requisiti della gara Modifica o Copia dall'azienda:

È quindi possibile creare nuovi requisiti della gara o importarli dal proprio profilo aziendale.

Nei propri requisiti della gara si ha la possibilità di includere:

• Testo
• Elenco
• Numero intero o decimale
• Documento
• Documento ESPD

Per impostazione predefinita sono opzionali, ma puoi impostarli come obbligatori per gli offerenti prima che possano caricare un'offerta.

Le nuove gare richiederanno sempre un documento chiamato "Documento". Puoi modificarlo durante la configurazione, ma è necessario almeno un campo obbligatorio.

Gestisci i file della gara

File e cartelle sono gestiti a livello del gruppo gara. Per maggiori dettagli leggi questo articolo: Come creare un gruppo gara.

Dalla gara, puoi vedere quali Versioni sono state aggiunte, oppure Rimuovi completamente un file. 

Rimuovere un file da una gara 'In corso' notificherà a tutti gli offerenti la modifica.

Offerenti

Un offerente è un individuo che presenta una proposta per vincere un contratto.

Questi ruoli possono essere trovati in GaraSeleziona la garaOfferenti.

Gli offerenti sono organizzati in gruppi di utenti, tipicamente per azienda. Un gruppo di offerenti può includere più utenti, ma solo un utente è responsabile dell'invio dell'offerta.

• Offerenti: Offerenti invitati per questa gara che attualmente possono scaricare, inviare un'offerta e saranno notificati riguardo alle modifiche.
• Offerenti eliminati/annullati: Ex offerenti che sono stati rimossi da un responsabile o che si sono annullati l'iscrizione. Non saranno notificati riguardo alle modifiche.

Se vuoi saperne di più su come invitare gli offerenti, puoi leggere questo articolo: Come invitare gli offerenti alla gara.

Duplicare una gara

Per ottimizzare le tempistiche è possibile duplicare una gara già creata. Questo può essere utilizzato anche per ottenere una seconda offerta da un paio di offerenti selezionati, poiché è possibile scegliere quali offerenti dovrebbero essere inseriti nella nuova gara.

Per duplicare una gara, vai a Gruppo gara Aggiungi gara 'Crea una copia':

In questo caso, 'Foundations' è stata duplicata per ottenere un'offerta di secondo turno da due offerenti. Per questo, soltanto il numero di partita IVA, il valore complessivo di offerta e il listino dei requisiti dell'offerta sono stati copiati.