Fájlfolyamok beállítása

Ebben a cikkben leírjuk, hogyan állítsa be a 'Fájlfolyamok' funkciót a Dalux projektben. A fájlfolyamok szorosan kapcsolódnak a Fájlterületek funkcióhoz, amelyet aktiválni kell a projektben, mielőtt a fájlfolyamokat beállíthatnánk.

A Fájlterületek az ISO 19650-re alapozva lettek kialakítva és a fájlokhoz való hozzáférés kezelésére szolgálnak. 

Három fájlterület van:

Fájlok

Megosztott fájlok

Közzétett fájlok

A Fájlok területet úgy tekinthetjük, mint egy helyet azon fájlok számára, amelyek még folyamatban vannak, míg a megosztott fájlokat mint egy helyet a felülvizsgálatra kész fájlok számára. A közzétett fájlterület azoknak a fájloknak van fenntartva, amelyek készen állnak a projekt résztvevőivel való megosztásra.

Fájlfolyamok olyan folyamatok és munkafolyamatok, amik meghatározzák, hogyan mozognak a fájlok a különböző fájlmegosztási szakaszok között, és így hogyan mozognak a 3 különböző fájl terület között. A fájlfolyamok beállítása magában foglalja a folyamatindítók meghatározását (melyik mappa indítja a fájlfolyamot), a felelős személyeket és a folyamat lépéseit. A fájlfolyamok használatával meghatározod, hogyan lesznek jóváhagyva manuálisan, illetve automatikusan közzétéve a fájlok a megfelelő mappákba.

Aktiválja a fájlterületeket és fájlfolyamokat

Először aktiválnia kell a 'fájlterületek' funkciót. Ehhez lépjen ide Beállítások Box 'Fájlterületek':

Másodszor, aktiválnia kell a fájlfolyam funkciót. Ehhez maradjon a Beállítások részen és kattintson a 'Fájlfolyam' majd az 'Aktiválás' gombra:

Fájlfolyamok beállítása

Ha be akar állítani egy fájlfolyamot, menjen a Beállítások Box 'Fájlfolyamok':

Ez új ablakot nyit meg, ahol létrehozhatja és szerkesztheti a fájlfolyamait.

Az új ablakban kattintson a Hozzáadás gombra egy fájlfolyam létrehozásához. Itt választhat, hogy milyen fájlfolyamot hoz létre:

• Jóváhagyás a megosztott fájlokban vagy

• Engedélyezés a közzétett fájlokban

Ez új ablakot nyit meg, ahol beállíthatja a fájlfolyamot. Innen hozhatja létre a fájlfolyamot úgy, hogy létrehoz egy munkafolyamatot, eldönti, hogyan induljon az fájlfolyam, ki indítsa és ki felelős a fájlok elutasításáért:

• A folyamatindító feltétel: mi indítja el a fájlfolyamatot 
  • Választhat egy mappát, egy állapotot, vagy egyszerre mindkettőt, ahol egy fájlnak a kiválasztott mappában kell lennie és/vagy rendelkeznie kell a választott állapottal ahhoz, hogy bekerülhessen a fájlfolyamatba
• Folyamatindítók: felhasználók, akik fájlokat nyújthatnak be jóváhagyásra/engedélyezésre, ezzel elindítva a folyamatot
• Felelős az elutasított fájlokért: azokat a fájlokat kezelő felhasználók, amelyeket elutasítottak
• Felhasználó(k) hozzáadása a megosztott fájlok jóváhagyására: Ő/ők lesznek az a személy/személyek, akik jóváhagyhatják a fájlt

Munkafolyamat indítása

Egy fájlfolyamatot két módon lehet elindítani. Vagy úgy, hogy a fájlfolyamatot az a felhasználó indítja el, akit Folyamatindítónak állítottak be, vagy a folyamatban beállított Folyamatindítási feltétel(ek) alapján.

• Folyamatindító: A fájl belép a fájlfolyamba, amikor a folyamatindító manuálisan fájlt küld jóváhagyásra/engedélyezésre. A folyamatindító bármely mappából küldhet fájlt, amelyhez jogosultsága van, de csak a meghatározott fájlfolyamokat használhatja
• Folyamatindítási feltétel: A fájl belép a fájlfolyamatba, ha feltöltésre kerül a kiválasztott mappába és/vagy megkapja a szükséges állapotot. Ha csak a mappa van kiválasztva, bármely új fájl a mappában jóváhagyásra/engedélyezésre lesz küldve. Ha csak állapot van kiválasztva, minden fájl az adott állapottal minden mappában jóváhagyásra/engedélyezésre lesz küldve. Ha mindkettő ki van választva, a fájlnak minden kritériumot teljesítenie kell, hogy elinduljon fájlfolyamat.

Példa

Ebben a példában a fájlfolyamat akkor kezdődik, amikor egy fájlt feltöltenek a rajzok és modellek mappákba és megkapja a 'Közzétételre alkalmas' státuszt:

Munkafolyamat

Egy munkafolyamat létrehozása magába foglalja a fájlfolyamban szükséges jóváhagyási lépések meghatározását.

Ahhoz, hogy egy fájlt jóváhagyjanak, végig kell mennie a folyamat összes lépésén. A „Publikálás” nevű utolsó lépés alapértelmezés szerint manuális jóváhagyásra van beállítva, de szükség esetén automatikus jóváhagyásra is módosítható.

Egy manuális lépéshez legalább egy felhasználói csoport hozzáadása szükséges, mielőtt a fájlfolyam aktiválható.

A folyamatban lévő lépések Hozzáadásához kattintson a Lépés hozzáadása gombra:

Lépés hozzáadásakor háromféle közül választhat:

• Jóváhagyási lépés egyszeres szerepkörhöz: Egyetlen személynek/csoportnak kell jóváhagynia a fájlt.
• Jóváhagyási lépés többszörös szerepkörhöz: Több személynek/csoportnak kell jóváhagynia a fájlt
• Elágaztatási lépés: Két útvonalra ágazik, ahol a felhasználó dönti el, hogy melyik útvonalon folytassa a fájl, kinek kell jóváhagynia azt

A munkafolyamathoz annyi lépést és felhasználót adhat hozzá, amennyit csak szeretne.

Határidők

A jóváhagyási vagy hitelesítési folyamat minden lépésére megadhat egy határidőt munkanapok számában.

Amikor egy határidőt állítanak be, a jóváhagyó/engedélyező ezt a határidőt látja a jóváhagyási-/engedélyezési folyamatban.

Ez megjelenik az e-mail értesítésben, az irányítópulton, valamint a jóváhagyások/engedélyezések listanézetében:

Egy nappal a határidő lejárta előtt az illetékes felhasználó(ka)t értesítik a jóváhagyási-/engedélyezési lépésről. A jóváhagyás/engedélyezés létrehozója is kap egy értesítést, ha a határidő túllépésre került.

Állapot

Ahhoz, hogy az állapotokat fájlfolyamokban használjuk, először be kell őket állítani. Ha szeretné megtudni, hogyan kell ezt megtenni, elolvashatja a cikkünket arról, hogyan állítsa be őket: Állapotmetaadatok fájlokhoz.

Amennyiben az állapotok funkciót beállították a projektben, akkor egy állapot-kimenetet kell beállítani a fájlfolyamhoz.

Amikor egy vagy több állapotot hoztak létre, ezeket használhatja a fájlfolyamaiban. Ezek fájlfolyamindítóként használhatók, és megváltozhat mint a fájlfolyam egyik eredménye.

A fájl állapotának megváltoztatásához egy fájlfolyam során egyszerűen inaktiválja az fájlfolyamot, hogy szerkeszteni tudja, és állítsa az 'Állapot a megosztott fájlokban, amikor jóváhagyott/Állapot a közzétett fájlokban, amikor engedélyezett'-et a kívánt állapotra:

Amikor egy fájlt jóváhagynak a fájlfolyam segítségével, a státusz automatikusan megváltozik a folyamat részeként.

A fájlfolyam aktiválása

Amikor elkészült a fájlfolyam testreszabásával, aktiválnia kell a fájlfolyamt, hogy használhassa a projektben, ezt úgy teheti meg, hogy rákattint a 'Aktiválás' gombra a fájlfolyam-szerkesztő ablak jobb felső sarkában:

Duplikált fájlfolyam sablonok

Másolhat fájlfolyam sablonokat. Amikor egy majdnem azonos fájlfolyamot hoz létre, mint amely már létezik, ez a funkció sok kattintást megspórol Önnek.

A duplikált fájlfolyam sablon az összes beállítást másolja az eredeti fájlfolyamból, de alapértelmezés szerint deaktivált lesz. Egy fájlfolyam másolásához, menjen ide:

Beállítások Box 'Fájlfolyamok' Válassza ki a duplikáláshoz használni kívánt fájlfolyam sablont Duplikálás:

A kommunikációs csatornák beállítása a megjegyzésekhez

Amikor egy fájl része egy jóváhagyási folyamatnak, az aktuális felhasználó (aki a jóváhagyó), képes lehet megjegyzéseket fűzni hozzá. Ezek a megjegyzések létrehozhatóak a fájl jóváhagyása vagy elutasítása közben. Például, megjegyzést lehet fűzni a visszautasított fájlok kezeléséért felelős személyhez. Megjegyzés létrehozása során a felhasználó választhat a rendelkezésre álló kommunikációs csatornák és megjegyzéstípusok közül.

A leggyakoribb használati eset, hogy létrehozz egy kommunikációs csatornát a folyamatindító vagy az elutasított fájlok felelőse és a jóváhagyási lépésekben résztvevő felhasználók között. Így a lépésben résztvevő felhasználók képesek kommenteket létrehozni, amelyek kifejtik az elutasítás okát.

További információért a megjegyzésekkel, kommunikációs csatornákkal kapcsolatban, hogy hogyan állíthatja be őket, olvassa el ezt a cikket: Hogyan állítsuk be a Megjegyzéseket.