A pályázatok lebonyolításának szabványosítása

Bevezetés

A pályázatok e-mailen keresztüli lebonyolítása gyakran adminisztratív többletterhet, egymástól eltérő ajánlatokat és annak bizonytalanságát eredményezi, hogy minden ajánlattevő ugyanazokból az információkból dolgozott. Beszerzési vezetőként a Dalux Tender segítségével egyetlen dokumentált platformon kezelheti a pályázati követelményeket, a kérdéseket és válaszokat, valamint a határidőket, a szétszórt e-mail-váltásokat egyetlen strukturált folyamattal helyettesítve.

A kihívás

A pályázatokat gyakran még mindig e-mailen keresztül bonyolítják le, ami adminisztratív többletterhet jelent a beszerzési vezető számára. Még akkor is, ha a pályázati és jogi követelmények szabványosítottak, az e-mail nem kényszeríti ki ezek betartását. Az ajánlatok eltérő formában érkeznek vissza, és nehéz őket összehasonlítani.

Közös rendszer nélkül egy kérdés megválaszolatlan maradhat, vagy feledésbe merülhet a minden ajánlattevőnek elküldött válaszban. Az ajánlattevők így eltérő információkból dolgozhatnak. Kikényszerítés hiányában egy informális határidő-módosítás eljuthat egyes ajánlattevőkhöz, másokhoz pedig nem.

A pályázati folyamat egyértelmű dokumentációja nélkül nehéz bizonyítani egy ajánlattevőnek vagy épülettulajdonosnak, hogy minden ajánlattevő ugyanazokból az információkból és azonos feltételek mellett dolgozott.

Hogyan oldja meg ezt a Dalux Pályázat

A Dalux Tenderrel a pályázati folyamatot egyetlen platformon bonyolíthatja le e-mail helyett. Minden ajánlattevő ugyanazokkal a strukturált, egy helyen elérhető követelményekkel és dokumentációval dolgozik.  Az ajánlattevők csak a saját ajánlataikat és kommunikációjukat látják.

A kérdések és válaszok a platformon zajlanak, és a releváns kérdéseket megoszthatja minden ajánlattevővel. A határidők és a követelmények minden ajánlattevő számára láthatók maradnak, a Dalux Tender pedig minden változásról értesíti az ajánlattevőket. A Dalux Tender a folyamatot annak során dokumentálja, így utólag bizonyítékot biztosít arra, hogy minden ajánlattevő ugyanabból az alapinformációból dolgozott.

Az eredmény

A Dalux Tenderrel a következőket kapja:

• Minden beérkező ajánlat megfelel a pályázati követelményeknek, és ugyanazt a formátumot követi
• Minden ajánlattevő ugyanazokat a frissített információkat és határidőket kapja meg
• A Dalux Tender a teljes folyamatot az elejétől a végéig naplózza és dokumentálja

Használja ki a digitális pályázatok előnyeit

A pályázat felelőseként, aki a napi folyamatot irányítja, a követelményeket megadhatja, válaszolhat az ajánlattevők kérdéseire, és kezelheti az ajánlatokat a Dalux Tenderben, ahelyett hogy mindezt e-mail-váltásokon és szétszórt dokumentumokon keresztül végezné.

A pályázati követelményeket kötelező mezőkként állíthatja be, így egy ajánlattevő nem küldhet be ajánlatot azok teljesítése nélkül. A követelmények lefedéséhez használjon szöveges, lista-, szám- és dokumentumme mezők kombinációját. Például követelményként hozzáadhat egy Európai Egységes Közbeszerzési Dokumentumot (ESPD) egy európai közbeszerzési pályázathoz.

Minden ajánlattevő ugyanazon követelmények, lehetőségek és korlátozások között dolgozik, amikor beküldi ajánlatát. Ez segít az ajánlattevőknek mindent beküldeni, amire szükség van, Önnek pedig az ajánlatok későbbi értékelésében, mivel minden beküldés ugyanazt a szerkezetet követi.

A pályázati fájlok közvetlenül a pályázati csoportból szinkronizálhatók a pályázatba, beleértve az új fájlverziókat is, így az ajánlattevők mindig az aktuális dokumentációból dolgoznak. Nincs szükség a frissített fájlok kiküldésére vagy annak nyomon követésére, hogy ki melyik verziót kapta meg. Az ajánlattevők automatikus napi összefoglalót kaphatnak, amely felsorolja a fájlok összes változását.

Az ajánlattevők kérdései és az Ön válaszai ugyanazon a platformon maradnak, nem pedig szétszórva az e-mailek között. A minden ajánlattevő számára releváns kérdéseket névtelenül teheti közzé, így az ajánlattevők személyazonossága rejtve marad. Ha több ajánlattevő ugyanazt kérdezi, minden egyes válaszadás helyett egy általános választ tehet közzé.

A Dalux Tender automatikusan értesíti az ajánlattevőket, ha módosítja a pályázat határidejét. Nincs szükség utólagos e-mail küldésére annak megerősítéséhez, hogy mindenki megkapta a frissítést. Minden ajánlattevő automatikus e-mailt kap 24 órával a határidő előtt.

A Dalux Tender beépített üzenetrendszert tartalmaz, így egyirányú üzeneteket küldhet egy, több vagy minden ajánlattevőnek. Minden üzenetet naplóz a Dalux Tender. Ezzel hivatalosan tájékoztathatja az összes ajánlattevőt a pályázat módosításáról.

A pályázati határidő lejártakor a Dalux Tender zárolja a beküldött ajánlatokat. Ezután végigmehet minden ajánlaton, és letöltheti az ajánlattevők által csatolt összes dokumentumot. Amit ezután áttekint, az pontosan azoknak a dokumentumoknak a teljes köre, amelyeket minden ajánlattevő beküldött, az Ön által megadott követelmények szerint rendszerezve, nem pedig különböző e-mail-váltásokból összegyűjtött csatolmányok keveréke.

A szétszórt e-mailektől a strukturált folyamatokig

A Dalux Tender az e-mail-alapú pályázati folyamatot egyetlen, strukturált platformmá alakítja, amely az elejétől a végéig dokumentálja a követelményeket, a kérdéseket és az ajánlatokat.

A Dalux Tenderrel a következőket kapja:

• A követelményeknek megfelelő ajánlatok: A kötelező mezőket, beleértve a jogszabály által előírt ESPD-t is, teljes körűen ki kell tölteni az ajánlat beküldése előtt
• Azonos információk és határidők: Minden ajánlattevő ugyanazokból a fájlokból és követelményekből dolgozik, a Dalux Tender pedig automatikusan értesít minden ajánlattevőt, ha egy határidő megváltozik
• Dokumentált folyamat: A Dalux Tender minden követelményt, kérdést és határidőt rögzít, így egyetlen nyilvántartásra hivatkozhat, ha egy ajánlattevő vagy épülettulajdonos megkérdezi, hogyan született meg egy döntés