Hogyan hozzunk létre új beadványokat

Ez a cikk elmagyarázza, hogyan lehet új beadványt létrehozni.

A beadvány különböző metaadatokból áll, amelyek segítenek a nyomon követhető teljesítésekben, például:

• Határidő
• Beküldő (felhasználói csoport, amelynek be kell küldenie a fájlokat)
• Leírás
• Célmappa (ahová a fájlok felkerülnek a Dalux Box-ba)
• Helyfoglalók (egy lista a fájlokról, amelyeket fel kell tölteni, mielőtt a beadvány beküldhető lenne)

A beadványok kezelik a tervezett fájlleadásokat/beadványokat a projekteken. A beadványi funkció lehetővé teszi a felülvizsgálati folyamat testreszabását és a felülvizsgálati folyamat dokumentálását a Dalux-ban.

A beadvány folyamat megértése

Szerepek a beadványokban

A Dalux-ban a beadvány folyamatnak az alábbi szerepei vannak:

• Beadványkezelő
• Beküldő
• Felülvizsgálat kezelő (opcionális)
• Értékelő (opcionális)
• Jóváhagyó

Beadványkezelők

A beadványkezelők felelősek az új beadványok létrehozásáért. Lehetőség van arra is, hogy különböző csomagokban engedélyezzük új beadványok létrehozását felhasználói csoport szinten. A beadványokat mindig piszkozatként hozzák létre, és a beadványkezelők felelőssége, hogy a 'Elküldés a beküldőnek' művelettel elindítsák a beadványt.

Beküldő

A beküldőket minden beadványnál meg kell határozni, ők azok a konkrét felhasználói csoportok, amelyek fájlokat nyújthatnak be. Amikor a beküldő feltöltötte a fájljait, ő felelős a fájlok beadottként való megjelöléséért, hogy megkezdődjön a folyamat következő lépése.

Felülvizsgálat kezelő

Lehetőség van felülvizsgáló szerep beállítására, opcionális lépésként a felülvizsgálati folyamat előtt. A felülvizsgálat kezelő felelős a benyújtott fájlok ellenőrzéséért, mielőtt a beadványt a 'Felülvizsgálat'-ra küldené. Szükség esetén a felülvizsgálat kezelőnek lehetősége van további csoportok hozzáadására a felülvizsgálati folyamat során a fájlok felülvizsgálatra küldése előtt. A felülvizsgálat kezelők vissza is küldhetik a beadványt az előző lépéshez.

Értékelő

Több különböző csoport is beállítható értékelőként, és ők felelősek a benyújtott fájlok felülvizsgálatáért és észrevételezéséért a megadott határidőn belül. Amikor egy csoport befejezte a felülvizsgálatot, beállíthatja az állapotot 'Befejezvé'-re. Ha a határidő lejár és kötelezőként van beállítva, a felülvizsgálati állapot automatikusan 'Befejezve' állapotra változik.

Jóváhagyó

A jóváhagyó a beadvány folyamat utolsó lépése, és ő felelős a beadvány egészének jóváhagyásáért vagy elutasításáért.

Beadvány állapota

A beadvány folyamatnak az alábbi állapotai lehetnek:

• Piszkozat
• Függőben
• Beküldve
• Felülvizsgálat alatt (Ha felülvizsgálati lépést adtak a folyamathoz)
• Jóváhagyásra vár
• Befejezve

Piszkozat

Az új beadványok piszkozat állapotban jönnek létre. A beadványon minden metaadat módosítható, és a beadvány még nem lesz látható a beküldők, felülvizsgálat kezelők vagy jóváhagyók számára. Nem küld értesítéseket. Fájlokat nem lehet feltölteni a piszkozat állapotú beadványokhoz.

Függőben

Amikor a beadvány folyamat elkezdődik, az állapot függőbenre változik. A beadvány most vár a beküldőre, hogy feltöltse a fájlokat. E-mail értesítést fog kapni, és a beadvány látható lesz a beküldőnek a 'Saját beadványaim' mappában. A beadvány még nem látható a felülvizsgálat kezelőnek vagy az értékelőknek. Fájlok tölthetők fel a beadványba.

Beküldve

A fájlok feltöltése után a beküldő benyújthatja a fájlokat, és az állapot megváltozik. Ha felülvizsgálat kezelő lett hozzárendelve a folyamathoz, értesítést fog kapni.

Felülvizsgálat alatt

A beküldött fájlok felülvizsgálati állapotba lépnek, ha felülvizsgálati szakasz van a beadvány folyamatban. Ha felülvizsgálat kezelő is van a folyamatban megnevezve, akkor nekik szükséges lesz a fájlokat felülvizsgálatra küldeniük. A felülvizsgálati csoport(ok) felhasználói értesítést kapnak.

Amikor egy beadvány felülvizsgálati állapotban van, akkor átkerül a Felülvizsgálatok mappákba Boxban.

Befejezve

Amikor egy beadványt jóváhagynak, azt befejezetten jelölik a Dalux-ban.

Új benyújtás létrehozása

A beadvány folyamat megkezdéséhez új beadványt kell létrehozni. Ehhez lépjen a
Box  beadványok Összes beadvány  Új.

Új beadványokat is létrehozhat a különböző csomagokból. Ez a módszer automatikusan beállítja a csomagot az új beadványhoz.

Új beadvány létrehozásakor egy új ablak jelenik meg, ahol a beadvány beállítható.

• Név - A beadvány neve, amely a listanézetben megjelenik
• Csomag - Melyik beadványcsomaghoz tartozik a beadvány
• Folyamat - Melyik felülvizsgálati folyamatot kell alkalmazni a beadványnál
• Beküldő - Melyik felhasználói csoport küldi be a fájlokat
• Spec. szakasz - A beadvány kategorizálásának módja
• Spec. alalszekció - Ha szükséges, tovább kategorizálhatja a beadványt
• Határidő - A fájlok beküldésének határideje
• Célmappák - Milyen mappába kerülhetnek a beküldött fájlok
• Leírás - Segítő szöveg a beadvány kontextusának meghatározására

Ha végzett, kattintson a 'Mentés' gombra. Ha több beadványt készít, akkor jelölje be az 'Új létrehozása' lehetőséget, és egy új ablak fog megjelenni, miután rákattintott a 'Mentés' gombra. Az új beadványok mindig piszkozatként jönnek létre.

A beadvány több területre van osztva. Piszkozatban a beadvány minden metaadata megváltoztatható.

1. A változtatás állapotának gombja a képernyő tetején található. Megjegyzés: Mivel a beadvány piszkozat állapotban van, és minden megváltoztatható, lehetőség van arra is, hogy A beküldőnek elküldje a helyfoglalók létrehozása nélkül, annak ellenére, hogy a helyfoglaló létrehozása kötelezőként van beállítva. Győződj meg arról, hogy a beadvány készen áll, mielőtt elküldené a beküldőnek.
2. A beadvány állapota itt látható.
3. A folyamat a beadvány tetején látható. Piszkozat és függő állapotban a lépésekhez kapcsolt csoportok megváltoztathatók úgy, hogy rájuk kattint, és kiválaszt egy másik felhasználói csoportot.
4. A fájl helyfoglalók itt készíthetők el és jelennek meg - alább látható, hogyan készíthet a fájlokhoz helyfoglalókat.
5. A beadvány összesített információja itt látható. Ezek az értékek szerkeszthetők piszkozat vagy függő állapotban, a -ikonra kattintva.
6. Mellékletek adhatók a beadványhoz. Csak a Dalux Box-ból származó fájlok csatolhatók.
7. A beadvány teljes története itt látható, és automatikusan frissül.

Hogyan állítsuk be a fájlokhoz tartozó helyfoglalókat

Ha szükséges, meghatározhatja, hogy mely fájlokat kell feltölteni a beadványra. Ez a lépés opcionális.

A helyfoglalók manuálisan adhatók hozzá, vagy egy 2-oszlopos táblázatból másolhatók és beilleszthetők.

A fájl helyfoglaló hozzáadásához kattintson aHozzáadásra.

A feltöltött fájl bármilyen névvel rendelkezhet, de meg kell felelnie a helyfoglaló fájl nevének, hogy kitöltse a helyfoglalót és benyújthatóak legyenek a fájlok.

A beküldőnek lehetősége van arra, hogy különböző fájlnevekkel közvetlenül töltsön fel fájlokat a helyfoglalókra, de a Dalux átnevezi a fájlt, a helyfoglalónak megfelelően.

Bármilyen, a helyfoglalókon kívül feltöltött fájl 'További fájlok' néven kerül hozzáadásra a beadványhoz.

Amikor a beadvány a kívánt módon van beállítva, a folyamat az Elküldés a beküldőnek gombra kattintva indítható. Ez megváltoztatja az állapotot 'Függőben'-re, és értesíti a beküldő szerepben lévő felhasználókat.