Hogyan használjuk a Fájlfolyamokat

Ebben a cikkben ismertetjük, hogy miért érdemes használni a 'Fájlfolyamok' funkciót és hogyan kell használni.

Fájl területek alapvető elemek a fájlfolyamokhoz, mivel arra szolgálnak, hogy jóváhagyják és engedélyezzék a fájlokat a 3 fájl terület közt:

Fájlok

Megosztott fájlok

Közzétett fájlok

A Fájlokat úgy tekinthetjük, mint egy helyet azon fájlok számára, amelyek még folyamatban vannak, míg a megosztott fájlokat mint egy helyet a felülvizsgálatra kész fájlok számára. A közzétett fájlok területe azoknak a fájloknak szól, amelyek készen állnak a projekt résztvevőinek történő közzétételre.

Fájlfolyamok olyan folyamatok és munkafolyamatok, amik meghatározzák, hogyan mozognak a fájlok a különböző fájlmegosztási szakaszok között, és így hogyan mozognak a 3 különböző fájl terület között.

Fájlok jóváhagyása

Két módja van a fájl jóváhagyásának: Közvetlen jóváhagyás vagy fájlfolyamokon keresztül. Ebben a cikkben áttekintjük a fájlfolyamok használatát. Ha meg szeretné tudni, hogyan hagyhatja jóvá közvetlenül a fájlokat a fájlterületek funkció használatával, olvassa el cikkünket a Fájlterületekről.

Hogyan indíthatók el a fájlfolyamok

Amikor egy fájlfolyam elindul, a fájlt áthelyeződik az első szakaszba, ahol jóvá kell hagyni. A fájl megjelenik az Az engedélyemre vár szakaszban azon felhasználó számára, aki be van állítva a fájlfolyamban következő lépés jóváhagyására:

A fájlt csak akkor fogják jóváhagyni/engedélyezni, ha a fájl minden lépésnél megfelel. Ha az első lépésben lévő felhasználó jóváhagyja, de a következő lépésben lévő nem, akkor a fájl nem fog átmenni a fájlfolyamon.

Kezdje meg a fájlfolyamot

Amikor a folyamat Aktív, a folyamatindító (példánkban az építész) benyújthat egy fájlt jóváhagyásra vagy engedélyezésre

Box Fájlok Válassza ki a fájlt (fájlokat) Több Indítsa el az engedélyezési folyamatot Válassza ki az engedélyezési folyamatot.

Az új ablakban áttekintést láthat arról, hogy mi fog történni minden fájllal. A folyamat elindításához kattintson a 'Munkafolyamat indítása' gombra.

A fájl ezután a Közzétett fájlokhoz tartozó engedélyek Mások engedélyére vár szakaszba kerül. A személy számára, akinek jóvá kell hagynia a fájlokat, azok a A jóváhagyásomra várakozik alatt lesznek láthatóak:

Hogyan hagyhatók jóvá/engedélyezhetők fájlok a fájlfolyamokban

A felhasználót, akinek jóvá kell hagynia/engedélyeznie egy fájlt, e-mailben értesítik.

A Box modulban az oldalmenüben lévő számlálókon keresztül is láthatják, ha egy fájlnak szüksége van jóváhagyásra/engedélyezésre

• Megosztott fájlokhoz tartozó jóváhagyások
• A jóváhagyásomra várakozik
• Közzétett fájlokhoz tartozó jóváhagyások

Ezt követően dönthetnek a fájl jóváhagyásáról vagy elutasításáról. Ehhez lépjen

Jóváhagyás:

Megosztott fájlokhoz tartozó jóváhagyások A jóváhagyásomra várakozik Válassza ki a fájlt JóváhagyA0vagy Elutasít:

Engedélyezés:

Engedélyezések a közzétett fájlokhoz Az engedélyemre vár Válassza ki a fájlt Jóváhagy vagy Elutasít:

Megjegyzések készítése egy fájlfolyamban

Amikor egy fájl része egy jóváhagyási folyamnak, az aktuális felhasználó (aki a jóváhagyó), megjegyzéseket fűzhet hozzá. Ezek a megjegyzések létrehozhatóak a fájl jóváhagyása vagy elutasítása közben. Például, megjegyzést lehet létrehozni a visszautasított fájlok kezeléséért felelős személynek. Megjegyzés létrehozása során a felhasználó választhat a rendelkezésre álló kommunikációs csatornák és megjegyzéstípusok közül.

Megjegyzés létrehozásához lépjen a:

A jóváhagyásomra várakozik Válassza ki a fájlt Mutatás Új megjegyzés.

Ezután hozzon létre egy jelölést, töltse ki a megjegyzés űrlapot jobbra, és kattintson a 'Létrehozás' gombra:

Áttekintés a fájlfolyamokban lévő fájlokról és állapotukról

A Projekt rendszergazdák és a Projekt tervezési vezetők a Dalux Box kezdőképernyőjén találhatnak egy Fájlfolyam kezelőpultot.

A kezelőpult áttekintést ad a projektben lévő fájlfolyamatok előrehaladásáról, és segít azonosítani a lehetséges szűk keresztmetszeteket. A kezelőpult megmutatja a fájlfolyamok határidőn túli és közelgő határidőit, valamint azt is, hogyan oszlanak meg ezek a felhasználói csoportok között.

Amikor a fájlfolyamok beállításra kerültek, áttekintést kaphat a fájlok állapotáról a fájlfolyamokban a lista nézet segítségével. Ez a lista nézetben lévő oszlopok használatával történik, amelyek megmutathatják:

• 'Legutóbbi verzió a jóváhagyási/engedélyezési folyamatban' oszlop;
  • Ha egy fájl legutóbbi verziója egy fájlfolyamban van:

• 'Legújabb verzió a 'Megosztott/Közzétett' oszlopban
  • Ha egy fájl legújabb verziója a Megosztott/Közzétett fájl területeken van:

• 'Elkezdve' (Dátum) oszlop és 'Elkezdte' (Felhasználó) oszlop
  • Mikor indult el egy folyam és ki indította

Fájlfolyam-jelentések

Fájlfolyam-jelentést nyomtathat vagy exportálhat PDF formátumban a jóváhagyott vagy engedélyezett fájlokhoz. A PDF-jelentés tartalmazza a fájl bélyegképét, verzióját, a benne lévő Box mappát és a fájlfolyam-előzményeit. Láthatja, mi vagy ki indította el a folyamatot, ki fejezte be az egyes lépéseket, valamint azt is, hogy mikor fejeződtek be.

A fájlfolyam-jelentést a lista nézetből vagy közvetlenül a fájlból is kinyomtathatja.