Hogyan hozzunk létre egy pályázatot

A pályázat modulban kezelheti a projektjeinek pályázati szakaszát és a beérkezett ajánlatokat. Ez pályázatok létrehozásával, követelmények beállításával és ajánlattevők meghívásával történik. A Pályázat kérdések és válaszok szakasza és egyéb eszközei a pályázati folyamat sikeres kezelésére szolgálnak.

Ebben a cikkben áttekintjük, hogyan lehet pályázatokat létrehozni és valamint azok követelményeit beállítani.

Hogyan hozzunk létre egy pályázatot

Menjen a PályázatVálasszon egy pályázatcsoportot Pályázat hozzáadása 'Új pályázat létrehozása'.

Az általános információk a pályázatcsoport sablonja alapján előre ki vannak töltve. Ellenőrizze és szükség szerint módosítsa a részleteket mentés előtt.

Név: A pályázat neve, az ajánlattevők számára látható.

Megrendelő: A megrendelő neve, az ajánlattevők számára látható.

Állapot

• Piszkozat: A pályázat csak a pályázati szervezet számára látható, és az ajánlattevők nem férhetnek hozzá.
• Folyamatban: A pályázat aktív, és az előminősítési és kezdési beállításoktól függően látható és elérhető lehet a meghívott ajánlattevők számára.

Kapcsolattartó személy: A név, telefonszám és e-mail cím annak a személynek az adata, aki felelős a pályázat tartalmával kapcsolatos kérdések megválaszolásáért.

Pályázat leírása: Adjon rövid leírást a pályázatról, hogy az ajánlattevők egyértelműen megértsék a terjedelmét. Ez különösen hasznos nyilvános pályázatok esetén, mivel segít biztosítani, hogy csak a releváns ajánlattevők regisztráljanak.

Pályázat formátuma: A pályázat formátuma csak szűrési és keresési célokra szolgál, és nem befolyásolja a pályázat tartalmát vagy viselkedését. Látható az ajánlattevők számára, és meg kell felelnie az Ön régiójában vagy országában érvényes valamennyi jogi követelménynek.
Ön megadhat egy pályázati formátumot, vagy kiválaszthatja a pályázati formátumot a következők közül:

• Privát pályázat
• Tervezési verseny
• Nyilvános pályázat előminősítéssel
• Előminősítés nélküli nyilvános pályázat
• Többlépcsős pályázat

Szerződés típusa: A szerződés típusa csak szűrési és keresési célokra szolgál, és nem befolyásolja a pályázat tartalmát vagy viselkedését. Látható az ajánlattevők számára, és meg kell felelnie az Ön régiójában vagy országában érvényes valamennyi jogi követelménynek.
Ön megadhat egy szerződéstípust, vagy kiválaszthat a következők közül:

• Fővállalkozói szerződés
• Általános szerződés típus
• Alvállalkozói szerződés

Ajánlatok megtekintése a határidő előtt: Ez lehetővé teszi a pályázat felelősének, hogy a beküldött ajánlatokat a határidő előtt megtekinthesse, és ezt engedélyezni kell, mielőtt a pályázat állapotát 'Folyamatban'-ra változtatják. Az ajánlattevők értesítést kapnak, ha ez az opció engedélyezve van, amikor ajánlatot nyújtanak be.
Ez az opció nem érhető el előminősítés vagy nyilvános pályázatok esetén (lásd alább).

Előminősítés / nyilvános pályázat: Ha kiválasztja az 'Előminősítés / nyilvános pályázat' opciót, generálódik egy megosztható hivatkozás, amely lehetővé teszi a pályázathoz való hozzáférést anélkül, hogy a pályázatkezelő meghívására lenne szükség.

Közzététel dátuma: Ha korai, korlátozott hozzáférést szeretne engedélyezni a pályázathoz, jelölje be a 'Közzététel dátuma' jelölőnégyzetet, és válasszon egy dátumot alább. 
Ez lehetővé teszi az előminősített felek vagy a nyilvánosság számára, hogy a pályázat fájljait ajánlat benyújtása nélkül megtekinthessék, így minden potenciális ajánlattevőnek lehetősége nyílik áttekinteni a dokumentumokat a pályázati folyamat megkezdése előtt.

Határidők és dátumok: Amikor az állapotot 'Folyamatban'-ra állítja, el kell döntenie a pályázat kezdő időpontját és a határidőt.

• Pályázat kezdete: Ez határozza meg, mikortól kezdhetik az ajánlattevők használni a pályázatot, például letölteni a pályázati fájlokat és ajánlatot benyújtani.
• Pályázati határidő: Ez meghatározza, meddig adhatnak le ajánlatot az ajánlattevők, és ezáltal mikor zárul a pályázat. Az ajánlattevők a pályázat határidejéig szerkeszthetik ajánlataikat, de a határidő lejárta után az ajánlatok zárolva lesznek.

Fájlok: Jelölje be ezt a jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy minden fájl automatikusan szinkronizálódjon ehhez a pályázathoz a pályázatcsoport fájljai közül. Ez érvényes az összes jelenlegi fájlra és a később hozzáadott új fájlokra, de nem vonatkozik a meglévő fájlok új verzióira (lásd a fájlverziókat alább).

Használja ezt a funkciót annak biztosítására, hogy az összes a pályázatcsoportba feltöltött fájl elérhető legyen ebben a pályázatban is.

Fájlverziók: Jelölje be ezt a jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy a már ehhez a pályázathoz hozzáadott fájlok összes új verziója automatikusan frissüljön, amikor azokat a pályázatcsoport fájljai szintjén frissítik.

Használja ezt a funkciót annak biztosítására, hogy bármely újonnan feltöltött fájlverzió a pályázatcsoportba automatikusan frissüljön ebben a pályázatban.

Kérdések és válaszok: A kérdések és válaszok funkcióval könnyedén kezelheti az ajánlattevők kérdéseit a pályázatához, többféle válaszadási lehetőséggel. Jelölje be a 'Kérdések és válaszok engedélyezése' négyzetet az aktiválásukhoz.

Az ajánlattevők nem tudnak kérdéseket feltenni, amíg a pályázat el nem indult. A kérdések alapértelmezés szerint privátak lesznek, de a pályázat felelősei megoszthatják őket az ajánlattevőkkel, ha a válasz mindenki számára releváns. Jelölje be a 'Nyilvános kérdések' lehetőséget, hogy minden kérdés alapértelmezés szerint mindenki számára látható legyen.

Pályázati követelmények 

Annak biztosítására, hogy az ajánlattevők megfeleljenek a pályázati követelményeinek, megadhat konkrét követelményeket, például szöveg, lista, szám, dokumentum vagy európai egyszerű közbeszerzési dokumentum (ESPD). 

A kötelező követelményeket teljesíteni kell, mielőtt egy ajánlat benyújtható, ez segít a szabványok érvényesítésében és a hibák csökkentésében.

Pályázati követelmények létrehozása

Minden pályázat egy, 'Dokumentum' nevű dokumentum formájában lévő követelménnyel jön létre. 

Ha szükséges, módosíthatja ezt a követelményt.  A pályázatnak mindig legalább egy követelménykészletet tartalmaznia kell.

Pályázati követelmények létrehozásához menjen ide

Pályázati követelmények Szerkesztés vagy Másolás a vállalattól:

Ezután létrehozhat új pályázati követelményeket, vagy importálhatja őket a cégprofiljából.

A pályázati követelményei között lehetősége van a következők hozzáadására:

• Szöveg
• Lista
• Egész szám vagy tizedes
• Dokumentum
• ESPD dokumentum

Alapértelmezés szerint opcionálisak, de kötelezővé teheti őket az ajánlattevők számára, mielőtt ajánlatot tölthetnek fel.

Az új pályázatok mindig megkövetelik a "Dokumentum" nevű dokumentumot. A beállítás során ezt módosíthatja, de legalább egy kötelező mezőre szükség van.

Pályázati fájlok kezelése

A fájlok és mappák a pályázatcsoport szintjén vannak kezelve. Kérjük, olvassa el ezt a cikket a további részletekért: Hogyan hozzunk létre egy pályázatcsoportot.

A pályázatból láthatja, mely Verziók lettek hozzáadva, vagy Eltávolítás segítségével teljesen törölhet egy fájlt. 

Egy fájl eltávolítása egy 'Folyamatban' lévő pályázatból értesítést küld minden ajánlattevőnek a változásról.

Ajánlattevők

Az ajánlattevő olyan személy, aki szerződés megszerzése érdekében javaslatot nyújt be.

Ezek a szerepkörök megtalálhatók a PályázatVálassza ki a pályázatotAjánlattevők.

Az ajánlattevők felhasználói csoportokba vannak szervezve, jellemzően vállalatonként. Egy ajánlattevői csoport több felhasználót is tartalmazhat, de csak egy felhasználó felelős az ajánlat benyújtásáért.

• Ajánlattevők: A pályázatra meghívott ajánlattevők, akik jelenleg letölthetnek, ajánlatot nyújthatnak be, és értesítést kapnak a változásokról.
• Törölt/Leiratkozott ajánlattevők: Korábbi ajánlattevők, akiket egy felelős eltávolított, vagy akik maguk iratkoztak le. Ők nem kapnak értesítést a változásokról.

Ha többet szeretne megtudni az ajánlattevők meghívásáról, olvassa el ezt a cikket: Hogyan hívhat meg ajánlattevőket a pályázatba.

Pályázat duplikálása

Az idő megtakarítása érdekében már létrehozott pályázatot duplikálhat. Ez felhasználható egy második ajánlat beszerzésére néhány kiválasztott ajánlattevőtől, mivel kiválaszthatja, hogy mely ajánlattevőket másolja az új pályázatba.

A pályázat duplikálásához lépjen ide Pályázatcsoport Pályázat hozzáadása 'Másolat létrehozása':

Ebben az esetben a 'Foundations' duplikálva lett, hogy második körös ajánlatot kapjanak két ajánlattevőtől. Így csak az adószám, a bruttó összeg és az árlista lett átmásolva a pályázati követelményekből.