Cet article présentera les zones de fichiers et leur utilisation dans votre projet.
Note
Dans Dalux Box Pro, vous pouvez utiliser des zones de fichiers, de fichiers partagés et de fichiers publiés. Vous pouvez ensuite configurer et utiliser des flux de fichiers pour déplacer automatiquement des fichiers entre les différentes zones.
Dans Dalux Box Standard, vous pouvez uniquement utiliser des fichiers et des fichiers publiés. La publication de fichiers ne s'y fait que manuellement (pas de flux).
Que sont les zones de fichiers et pourquoi les utiliser ?
Les zones de fichiers sont basées sur la norme ISO 19650 et sont utilisées pour gérer l'accès aux fichiers.
Il y a 3 zones de fichiers :
Fichiers
Fichiers partagés
Fichiers publiés
'Fichiers' peut être vu comme un lieu pour les fichiers en cours de traitement.
'Fichiers partagés' (Uniquement pour Box Pro) sont utilisés pour la collaboration entre plusieurs équipes de conception sur des fichiers avant leur publication. Cette zone de fichiers peut également servir de lieu pour les fichiers prêts pour révision/approbation.
Points à noter pour la zone des fichiers partagés :
- Vous ne pouvez pas changer les métadonnées dans les fichiers partagés, sauf pour le statut si vous avez configuré cette fonctionnalité dans votre projet.
- Vous pouvez toujours faire des annotations publiques dans les fichiers partagés
- Vous ne pouvez pas supprimer des fichiers des fichiers partagés sans les retirer des fichiers partagés au préalable
Les fichiers publiés sont les fichiers qui sont prêts à être publiés pour l'ensemble des participants du projet.
Points à noter pour la zone des fichiers publiés :
- Vous ne pouvez pas changer les métadonnées dans les fichiers publiés (même pas le statut)
- Vous ne pouvez pas faire d'annotations publiques
- Vous ne pouvez pas supprimer des fichiers des fichiers publiés sans les retirer des fichiers publiés au préalable
Informations techniques
Les dessins ne seront visibles dans le module Position que s'ils ont été autorisés dans la zone de fichier publié. (contrairement aux modèles. sauf si vous utilisez publication manuelle).
Cette division en trois types de zones de fichiers facilite la gestion et l'organisation de vos fichiers. Cela peut être utilisé pour se conformer à la gestion des fichiers ISO19650.
Fichiers - Informations en cours d'élaboration par leur auteur ou l'équipe de tâche, non accessibles à quiconque d'autre
Fichiers partagés - Informations approuvées pour être partagées avec d'autres équipes de tâche appropriées et équipes de livraison ou avec la partie qui mandate
Fichiers publiés - Information autorisée pour une utilisation dans un design plus détaillé, pour la construction ou pour la gestion des équipements
Dalux conserve l'enregistrement des modifications apportées aux fichiers via les métadonnées et l'historique des fichiers, en gardant une archive de la piste d'audit.
Comment configurer les zones de fichiers ?
Pour configurer les zones de fichiers, vous devez d'abord choisir les zones que vous souhaitez activer. Pour cela, ouvrez
Réglages
Box
'Zones de fichier'.
Dans la nouvelle fenêtre, faites votre choix entre 'Fichiers et fichiers publiés' ou 'Fichiers, fichiers partagés et fichiers publiés' et cliquez sur 'Suivant':
Informations techniques
Si votre ou vos bâtiment(s) contien(nen)t un ou plusieurs fichier(s) non lié(s) à Box, vous recevrez un avertissement et vous ne pourrez pas continuer :
Après avoir cliqué sur 'Suivant', on vous demandera de sélectionner l'emplacement où tous les fichiers existants de votre projet doivent être stockés. Cela déterminera si ces fichiers seront publiés et accessibles à tous les utilisateurs de votre projet ou non.
Attention
Si vous choisissez des fichiers publiés, il y a certaines conséquences à considérer. Lorsque des fichiers ont été rendus disponibles dans la zone 'Fichiers publiés', ils ne peuvent pas être modifiés dans ce dossier et tous les utilisateurs obtiennent un accès.
Ensuite cliquez sur 'Enregistrer' et vos zones de fichiers apparaîtront dans la section Box :
Valider et autoriser les fichiers vers les zones de fichiers partagés et publiés
Il existe deux façons de valider et d'autoriser les fichiers vers les zones de fichiers partagés et publiés. La première est la validation/l'autorisation directe par l'administrateur ou par un utilisateur ayant la permission de le faire.
Pour valider ou autoriser directement un fichier, accédez à
Box
Trouvez et sélectionnez le fichier dans la structure de dossiers
Plus
Cliquez
Approuver dans les fichiers partagés ou
Autoriser dans les fichiers publiés:
Le processus d'approbation pour les fichiers dépend de la configuration du projet et peut être effectué par les personnes responsables des fichiers ou des plans spécifiques.
Votre projet contiendra un groupe d'utilisateurs prédéfini appelé 'administrateurs Box'. Les utilisateurs de ce groupe ont les autorisations par défaut pour valider et publier des fichiers, ainsi que pour configurer des flux d'approbation.
Si vous souhaitez qu'un autre groupe d'utilisateurs soit en mesure de valider ou de publier des fichiers, vous devrez leur donner l'autorisation.
Droits d'utilisateur
Vous devez être administrateur de projet pour définir des autorisations dans les groupes d'utilisateurs.
Pour donner une autorisation, allez à
Réglages
Utilisateurs
Cliquez sur le groupe d'utilisateur
Ajouter:
Une autre option est d’établir un processus plus strict pour approuver et autoriser les fichiers en mettant en œuvre des flux de fichiers. Si un utilisateur n'a pas les permissions nécessaires pour approuver un fichier, il peut soumettre le fichier pour approbation via un flux d'approbation/autorisation. Le fichier sera alors visible par l'administrateur du projet ou la personne autorisée qui peut l'approuver.
Lire la suite
Pour en savoir plus sur les flux de fichiers, vous pouvez lire cet article : Comment configurer les flux de fichiers.
Droits des utilisateurs et accès aux zones de fichiers
Lorsque vous avez activé les zones de fichiers dont vous avez besoin dans votre projet, vous devez vous assurer de donner à chacun l'accès aux bonnes zones.
Pour modifier les droits d'un groupe d'utilisateurs, ouvrez
Réglages
Utilisateurs
Sélectionnez le groupe d'utilisateur que vous souhaitez modifier
Dossiers:
Vous pouvez modifier les zones et dossiers auxquels le groupe d'utilisateurs peut avoir accès, préciser leur type d'accès, et déterminer s'ils peuvent approuver et autoriser des fichiers.