Comment configurer les Apartments

Cet article couvre comment configurer la fonctionnalité Apartments dans Dalux.

Apartments est conçu pour être utilisé lorsque le bâtiment est encore en phase de construction, mais que certains propriétaires ont commencé à emménager. L'objectif principal de cette fonctionnalité est de permettre une bonne communication entre les nouveaux résidents, les propriétaires de projet et les sous-traitants.

Vous pouvez en savoir plus sur la façon dont un résident d'un appartement peut utiliser Apartments dans cet article : Comment utiliser Apartments.

Comment activer les Apartments

Pour activer, allez à Réglages Field Ajouter des caractéristiques 'Apartments' Activer:

Comment configurer les Apartments

Configuration générale

Vous pouvez définir une image du tableau de bord, qui s'affichera pour tous les résidents. Cela se fait dans :

Réglages Field Apartments 'Image du tableau de bord'.

Zones

Chaque unité d'Apartments doit être une zone.

Pour configurer les zones, vous pouvez lire cet article : Zones et couches de zone.

Vous pouvez sélectionner quelle couche de zone utiliser pour les Apartments dans :

Réglages Field Apartments 'Couche de zone' Sélectionner la couche de zone appropriée à utiliser:

Créer des unités dans Apartments

Pour créer des unités, allez à Apartments Unité Ajouter une unité.

Les unités peuvent être générées automatiquement à partir des différentes zones de votre couche de zone sélectionnée pour les Apartments en sélectionnant 'Créer depuis des zones'. Si votre couche de zone est correctement configurée, cela rend le processus très rapide et facile.

Les unités peuvent également être créées manuellement. Nommez l'unité, ajoutez une description si nécessaire, et ajoutez une zone.

Si nécessaire, vous pouvez donner aux nouveaux résidents la possibilité de soulever des demandes. Pour ce faire, cochez la case 'Activé' et choisissez une date de début et de fin pour que les propriétaires puissent soumettre leurs demandes.

Ajouter des résidents

Pour ajouter des résidents, vous pouvez les inviter via leurs adresses e-mail. Pour ce faire, sélectionnez leur unité, et cliquez Ajouter sous 'Résidents'.

Lors de l'ajout de résidents, vous pouvez entrer plus d'informations, telles que le nom, le numéro de téléphone et un message d'invitation personnalisé. Notez que lorsqu'un résident s'inscrit, il entre son propre nom, qui remplacera le nom que vous avez ajouté.

Types de réunion

Les types de réunion vous aident à classer vos réunions avec les résidents ou pour les résidents. Vous pouvez créer différents types de réunion, en allant à :

Réglages Field Apartments 'Types de réunion' Ajouter.

Comment utiliser les Apartments en tant qu'administrateur

Activer les demandes et définir les délais

Vous pouvez permettre à votre résident de créer des demandes directement dans Dalux. Les demandes doivent être activées pour chaque unité et une date de début de soumission et une échéance doivent être définies. Pour activer les demandes, sélectionnez une ou plusieurs unités, et cliquez sur Modifier. Ensuite, activez les demandes et définissez une date de début et de fin.

Si vous mettez à jour les dates, vous pouvez choisir de notifier les résidents par e-mail.

Voir et traiter les demandes envoyées par les résidents

Pour traiter les demandes envoyées par les résidents, allez à Toutes les demandes. Cette boîte de réception contient à la fois des demandes nouvelles, en cours et closes.

Les demandes sont affichées dans une vue en liste, et vous pouvez en apprendre davantage sur la recherche et l'utilisation des filtres dans cet article : Recherche et filtres dans Field.

Ouvrez une demande en double-cliquant dessus ou en la sélectionnant et en cliquant sur Afficher.

• Fermer - Fermez la tâche avec un message au résident. Soit pour indiquer qu'une demande a été résolue ou si elle n'est pas pertinente. Les demandes fermées seront déplacées vers Signalé prêt.
• Répondre - Envoyez un message au résident, tel qu'une mise à jour indiquant que la demande est en cours de traitement ou si vous avez besoin de plus d'informations. Les demandes répondues seront déplacées vers En cours.
• Lien vers - Lier la demande à une nouvelle tâche Field. Cela est expliqué en détail ci-dessous

Vous pouvez lier une demande d'appartement à une nouvelle tâche. Cela créera de nouvelles tâches dans Field selon le flux de travail configuré. Vous ne pouvez le faire que pour les types de tâches et les affectés à pour lesquels vous auriez normalement des autorisations.

Ensuite, choisissez le sous-traitant responsable (vous pouvez également ajouter une échéance, des pièces jointes et l'ajouter à la description) :

La tâche liée sera affichée en haut de la demande et peut être facilement ouverte. Vous pouvez également voir le statut de la tâche liée. Lorsque les tâches ont été résolues, la demande peut être fermée.

Partager des documents avec les résidents

Pour partager des documents avec les résidents, allez à :

Apartments Fichiers Ajouter.

Une fois les documents sur la plateforme, n'oubliez pas de cliquer sur Partager avec les unités, et sélectionnez quelles unités doivent avoir accès à chaque document :

Envoyer des annonces aux résidents

Pour envoyer des informations aux résidents, allez à :

Apartment Annonces Nouvelle annonce.

Ensuite, sélectionnez les unités qui devraient recevoir les informations, écrivez un titre et un message, et définissez s'il doit y avoir une période de visibilité. Ensuite, envoyez l'annonce en cliquant sur 'Envoyer'.

Les résidents recevront une notification par e-mail avec votre message. L'annonce est également affichée dans Dalux.

Créer des réunions

Vous pouvez inviter des résidents à des réunions. Chaque réunion ne peut être que pour une seule unité. Pour créer une réunion allez à :

Apartments Calendrier Nouvelle réunion

À partir de là, vous sélectionnez ce qui suit :

• Type de réunion
• Unité
• Lieu de la réunion
• Description
• Temps - Pour trouver un horaire, vous pouvez proposer plusieurs options au lieu d'une seule. Pour ce faire, cliquez sur Ajouter une heure alternative. Vous pouvez ajouter jusqu'à 3 options.
• Participant(s) - Vous pouvez inviter d'autres participants en cliquant Ajouter un participant
• Demande liée