Dans cet article, nous allons voir comment configurer la fonctionnalité 'Flux de fichiers' dans votre projet Dalux. Les flux de fichiers sont étroitement liés à la fonctionnalité zones de fichiers, qui doit être activée dans le projet avant que les flux de fichiers puissent être configurés.
Les Zones de fichiers sont basées sur la norme ISO 19650 et sont utilisées pour gérer l'accès aux fichiers, qui peuvent ne pas encore être disponibles pour tous les utilisateurs.
Il y a 3 zones de fichiers :
Fichiers
Fichiers partagés
Fichiers publiés
La zone Fichiers peut être considérée comme un lieu pour les fichiers en cours de développement, tandis que les Fichiers partagés peuvent être considérés comme un lieu pour les fichiers prêts à être révisés. La zone de Fichiers publiés contient les fichiers prêts à être publiés aux participants du projet.
Les Flux de fichiers sont des processus et des flux de travail qui déterminent comment les fichiers se déplacent entre les différentes étapes du partage de fichiers et donc comment ils se déplacent entre ces 3 différentes zones de fichiers. Le processus de flux de fichiers comprend la définition des déclencheurs de flux (quel est le dossier géré par le flux), les personnes responsables et le déroulement du flux de travail des fichiers. Avec les flux de fichiers, vous définissez comment les fichiers sont approuvés et publiés dans leurs dossiers respectifs manuellement et automatiquement.
Droits utilisateur
Vous devez être un administrateur de projet ou un responsable de la planification de projet pour effectuer cette action.
Activer les zones et les flots de fichiers
Tout d'abord, vous devez activer la fonctionnalité 'zones de fichiers'. Pour ce faire, allez dans Réglages
Box
'Zones de fichier' :
Ensuite, activez la fonctionnalité de flux de fichiers. Pour ce faire, restez dans Réglages et cliquez sur 'Flux de fichiers' puis sur 'Activer':
Configurer les circuits de validations
Pour configurer un flux de fichiers, allez dans Réglages
Box
'Flux de fichiers' :
Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pourrez créer et éditer vos flux de fichiers.
Depuis cette nouvelle fenêtre, cliquez Ajouter pour créer un flux. Ici, vous pouvez choisir de créer un flux soit pour :
- Approuver vers les fichiers partagés ou pour
- Autoriser vers les fichiers publiés :
Cela ouvrira une nouvelle fenêtre d'où vous pourrez paramétrer le flux. À partir de là, vous créez le flux de fichiers en définissant les diverses étapes, en décidant comment le flux doit être déclenché, qui doit le démarrer et qui est responsable du rejet des fichiers :
-
Condition de déclenchement du flux : quel est le déclencheur pour démarrer le flux de fichiers
- Vous pouvez sélectionner un dossier, un statut, ou les deux. Un fichier doit être situé dans le dossier choisi et/ou avoir le statut choisi pour pouvoir entrer dans le flux de fichiers
- Initiateurs de flux : utilisateurs pouvant soumettre des fichiers pour validation/autorisation, lançant ainsi le flux
- Affecté aux fichiers rejetés : utilisateurs qui gèrent les fichiers qui ont été rejetés
- Ajouter un ou plusieurs utilisateur(s) pour approuver les fichiers partagés : ce seront les personnes qui pourront approuver le fichier
Début du flux
Un flux de fichiers peut être démarré de deux manières. Il peut soit être lancé par l'/les utilisateur(s) défini(s) comme l'initiateur de flux, soit par le ou les déclencheur(s) de flux défini(s) dans les paramètres.
- Initiateur de flux : le fichier entrera dans un flux de fichiers lorsque l'initiateur de flux soumet un fichier pour validation/autorisation. L'initiateur de flux peut envoyer un fichier depuis n'importe quel dossier auquel il a accès, mais il ne peut l'envoyer que dans les flux de fichiers définis.
- Déclencheur de flux : le fichier entrera dans un flux de fichiers s'il est téléchargé dans le dossier sélectionné et/ou se voit attribuer le statut sélectionné. Si seul un dossier est sélectionné, tout nouveau fichier dans le dossier est envoyé pour validation/autorisation. Si seul un statut est sélectionné, tous les fichiers avec le statut dans tous les dossiers sont envoyés dans le flux de fichiers. Si les deux sont sélectionnés, un fichier doit remplir tous les critères pour être envoyé dans le flux de fichiers.
Exemple
Dans cet exemple, le flux de fichiers commencera lorsqu'un fichier sera ajouté aux dossiers de dessins et de modèles et se verra attribuer le statut 'Adapté à la publication' :
Flux de travail
Créer un flux de travail implique d'établir les étapes d'approbation pour la circulation des fichiers. Pour qu'un fichier soit approuvé, il doit passer par toutes les étapes définies dans le flux. La dernière étape du flux, appelée 'Autoriser le partage de fichiers', qui est présente par défaut, est une approbation automatique mais elle peut être modifiée en approbation manuelle.
Pour ajouter des étapes au flux, cliquez Ajouter étape:
Lors de l'ajout d'une étape, vous pouvez choisir entre 3 types :
- Étape d'approbation pour un seul rôle : Une seule personne (rôle/utilisateur) doit approuver le fichier.
- Étape d'approbation pour plusieurs rôles : Plusieurs personnes (rôles/utilisateurs) doivent approuver le fichier
- Étape de branchement : se divise en deux chemins où l'utilisateur décide quel chemin le fichier doit prendre, c'est-à-dire qui doit l'approuver
Vous pouvez ajouter autant d'étapes et d'utilisateurs que vous le souhaitez au flux.
Échéances
Vous pouvez définir un nombre de jours ouvrables pour chaque étape d'un flux de travail d'approbation ou d'autorisation.
Remarque
Le nombre de jours indiqué correspond à des jours ouvrables. Seuls les jours de lundi à vendredi sont considérés comme des jours ouvrables dans Dalux. Le jour où le flux commence n'est pas compté dans l'échéance.
Par exemple, si un flux de fichiers est déclenché un jeudi avec une échéance de 3 jours, l'échéance sera fixée au mardi, et non au samedi.
La date limite sera automatiquement définie à 23:59 heure locale pour le projet et tiendra également compte des jours non ouvrables, si cette fonctionnalité est utilisée sur le projet.
Lorsqu'une échéance est définie, l'approbateur verra cette échéance dans le processus d'approbation/autorisation.
Informations techniques
Si un participant est ajouté à la dernière étape d'approbation du flux, vous pouvez également définir une échéance pour celle-ci.
Ceci est indiqué dans la notification par e-mail, dans le tableau de bord, et aussi dans la vue liste des approbations/autorisations :
Un jour avant la date limite, le ou les utilisateur(s) responsable(s) de l'étape d'approbation/autorisation sera/seront notifié(s). Le créateur d'une approbation/autorisation recevra également une notification lorsque la date limite est dépassée.
Informations techniques
Un flux de fichiers n'approuvera pas automatiquement un fichier si la date limite a été dépassée.
État
Pour utiliser les statuts dans les flux de fichiers, ils doivent d'abord être configurés. Pour savoir comment faire cela, vous pouvez lire notre article sur la façon de les configurer : Métadonnées de statut pour les fichiers.
Si la fonctionnalité de statut a été configurée dans le projet, vous devez définir un statut de sortie pour le flux de fichiers.
Lorsqu'un ou plusieurs statuts ont été créés, vous pouvez les utiliser dans vos flux de fichiers. Ils peuvent être utilisés comme déclencheurs de flux, comme décrit ci-dessus, et le statut peut également être modifié comme résultat d'un flux de fichiers.
Pour changer le statut d'un fichier pendant un flux de fichiers, il suffit de désactiver le flux pour pouvoir le modifier et définir ensuite le 'Statut si validé dans les fichiers partagés / Statut si autorisé dans les fichiers publiés' selon votre souhait :
Lorsqu'un fichier est approuvé en utilisant le flux de fichiers, le statut changera automatiquement dans le cadre du processus.
Activer le flux de fichiers
Lorsque vous avez terminé de personnaliser le flux de fichiers, vous devez l'activer pour l'utiliser dans le projet : cliquez sur 'Activer' dans le coin supérieur droit de la fenêtre de l'éditeur de flux de fichiers :
Dupliquer les modèles de flux de fichiers
Vous pouvez dupliquer les modèles de flux de fichiers. Lorsque vous créez un flux de fichiers qui est presque identique à un autre, cette fonctionnalité vous permettra d'économiser beaucoup de clics.
Le modèle de flux de fichiers dupliqué copiera tous les réglages du flux de fichiers existant mais sera par défaut désactivé. Pour dupliquer un flux de fichiers, accédez à :
Réglages
Box
'Flux de fichiers'
Sélectionnez le modèle de flux de fichiers à dupliquer
Dupliquer:
Découvrez comment utiliser les flux de fichiers
Pour savoir comment les utilisateurs approuvent les fichiers à l'aide des flux de fichiers, lisez cet article : Comment utiliser les flux de fichiers.
Configurer les canaux de communication pour les commentaires
Lorsqu'un fichier est dans un circuit de validation, l'utilisateur actuel (qui est l'approbateur) peut créer des commentaires. Ces commentaires peuvent être créés lors de l'approbation ou du rejet d'un fichier. Par exemple, un commentaire peut être rédigé pour la personne chargée de gérer les fichiers rejetés. Lors de la création d'un commentaire, l'utilisateur peut choisir parmi les canaux de communication et les types de commentaires disponibles.
Le cas d'utilisation le plus courant est de créer un canal de communication entre l'initiateur du flux ou le responsable des fichiers rejetés et les utilisateurs dans les étapes d'approbation. De cette façon, les utilisateurs peuvent créer des commentaires qui précisent la raison du rejet.
Pour en savoir plus sur les commentaires, les canaux de communication et sur la façon de les configurer, lisez cet article : Comment configurer les commentaires.