Formulaires dans FM

Cet article explique comment configurer et utiliser les formulaires dans Dalux FM.

Les formulaires sont des points prédéfinis qui peuvent être utilisés pour divers contrôles. Ils sont un excellent moyen d'effectuer des tâches quotidiennes telles que les inspections de bâtiments, la maintenance et les vérifications d'équipement.

Dans Dalux FM, les formulaires sont liés aux demandes d'intervention et peuvent être ajoutés aux demandes d'intervention individuelles ou planifiées.

Comment configurer les formulaires

Comment créer des modèles de formulaires

Avant que les formulaires puissent être utilisés, vous devez créer un ou plusieurs modèles.

Pour créer un nouveau modèle de formulaire, allez à :

Paramètres Maintenance « Modèles de formulaires ».

À partir du Ajouter menu, vous pouvez soit:

• Créer nouveau - Créer un nouveau modèle à partir de zéro
• Importer depuis Excel - Importer à partir d'un modèle Excel téléchargé (exportez un formulaire existant pour voir le modèle)
• Importer depuis la bibliothèque - Importer depuis une bibliothèque de formulaires prédéfinis (la disponibilité dépend de votre langue)

Lors de la création d'un modèle de formulaire, vous devez donner un nom au formulaire.

Vous pouvez également organiser vos formulaires dans des dossiers ou sous-dossiers. En catégorisant vos formulaires, vous pouvez les garder bien organisés, ce qui facilite la recherche des formulaires souhaités.

De nouveaux dossiers peuvent être créés en saisissant un nom. Si des dossiers existants sont disponibles, ils peuvent être sélectionnés dans la liste.

Les modèles de formulaires sont créés en faisant glisser et en déposant les champs de données depuis la gauche. Pour supprimer un élément de la liste de contrôle, faites-le glisser vers l'icône .

Lorsque vous ajoutez les champs de données au modèle de formulaire, une fenêtre contextuelle apparaît où vous pouvez entrer les informations requises.

Il est possible de définir chaque champ de données comme requis. Cela signifie que le point doit être complété avant que le formulaire puisse être terminé.

Lorsque vous ajoutez un champ de données de liste, vous pouvez ajouter des valeurs personnalisées pour la liste.

Lorsqu'un champ de données est ajouté à la liste de contrôle, vous pouvez cliquer sur l'icône pour modifier, dupliquer ou supprimer ce champ. Des conditions peuvent être appliquées aux listes et aux champs de données rouge/jaune/vert pour inclure des champs de données supplémentaires lorsque des critères spécifiques sont remplis - par exemple, un champ de texte pour la conséquence quand un point est 'pas ok'. 

Lorsque vous avez terminé avec votre modèle, cliquez sur 'Sauvegarder'. Le modèle peut être modifié ultérieurement si nécessaire.

Modifier, dupliquer ou supprimer des modèles de formulaires

Si vous devez modifier, dupliquer ou supprimer un formulaire, allez à :

Réglages Maintenance « Modèles de listes de contrôle ».

Lorsque vous sélectionnez un modèle dans la liste, utilisez la barre d'outils pour modifier, supprimer ou dupliquer le modèle.

Historique des versions

Lorsque vous modifiez des formulaires, le numéro de version augmentera automatiquement. Pour voir et comparer différentes versions d'un formulaire, ouvrez un modèle de formulaire en double-cliquant ou en cliquant sur Modifier. Puis cliquez Afficher l'historique.

Vous pouvez utiliser cela pour voir les modifications entre différentes versions de modèles de formulaires.

Comment utiliser les formulaires

Les formulaires peuvent être ajoutés aux demandes d'intervention ou au plan de maintenance. Allez à :

Maintenance Toutes les demandes d'intervention Trouver la demande d'intervention Afficher l'intervention.

Avec la demande d'intervention ouverte, cliquez sur Plus et sélectionnez Formulaires. Puis trouvez le formulaire, sélectionnez s'il est requis, et cliquez sur 'Ajouter'.

Lorsqu'un formulaire a été ajouté aux demandes d'intervention, et défini comme requis, une bannière apparaîtra en haut de la demande d'intervention.

Le formulaire peut ensuite être ouvert et rempli, soit sur Dalux Desktop ou sur l'application mobile Dalux FM.

Comment remplir un formulaire sur bureau

Lorsque vous ouvrez un formulaire dans Dalux FM, chaque point du formulaire est affiché et peut être rempli.

L'image montre que certains champs sont obligatoires. Un formulaire peut être enregistré, mais ne peut pas être marqué comme terminé tant que les exigences ne sont pas respectées.

Pour terminer le formulaire, remplissez les points requis et cochez 'Terminé' en bas à gauche. Puis enregistrez le formulaire en cliquant sur 'Sauvegarder'.

Comment remplir un formulaire sur l'application mobile Dalux FM

Lors de l'ouverture d'une demande d'intervention avec un formulaire attaché sur l'application mobile, vous pouvez faire défiler jusqu'à la zone 'Formulaire' de la demande d'intervention. Appuyez sur le formulaire pour l'ouvrir.

Le formulaire se remplit en appuyant sur les différents points de la liste.

Lorsque vous appuyez sur le nom d'un champ de données, il s'ouvrira, et vous pourrez ajouter des photos ou des commentaires. Selon vos permissions, vous pouvez également attacher une nouvelle demande d'intervention à un point de formulaire.

Le formulaire peut toujours être enregistré, mais il ne peut pas être marqué comme terminé avant que les points requis ne soient remplis.

Lorsque vous avez terminé le formulaire, cliquez sur Terminé pour verrouiller et enregistrer.

Veuillez noter qu'une fois que vous terminez une liste de contrôle, elle est immédiatement sauvegardée et marquée comme complète. Les administrateurs et utilisateurs avec permissions de modification peuvent désormais rouvrir les formulaires fermés. Si le formulaire fait partie d'une intervention fermée, la demande doit être rouverte au préalable. Cela vous permet d'apporter des corrections aux formulaires. Si un formulaire est rouvert, cela est consigné dans le nouvel historique.