Archive courrier

Utilisez l'archive courrier Dalux pour archiver automatiquement les e-mails pertinents pour le projet dans une ou plusieurs archives dans Dalux Box. Chaque archive créée dans Dalux a une adresse e-mail unique. Lors de l'envoi d'e-mails que vous souhaitez archiver dans Dalux, l'adresse de l'archive courrier Dalux peut être ajoutée aux champs CC ou CCI. Il est également possible d'envoyer/transmettre des e-mails directement à l'adresse de l'archive courrier Dalux. L'accès aux archives courrier est contrôlé par les groupes d'utilisateurs, et seuls les utilisateurs du projet peuvent envoyer des e-mails aux adresses de l'archive courrier.

Veuillez noter que chaque email individuel est actuellement limité à une taille maximum de 10 Mo.

Comment configurer les archives courrier

Pour activer les archives courrier, allez dans Réglages Box 'Archive courrier' 'Activer'.

Lorsque les archives courrier ont été activées, un nouvel onglet apparaîtra dans Dalux Box intitulé Archive courrier. Pour créer et gérer des archives courrier, allez dans Box Archive courrier.

À partir de là, de nouvelles boîtes de réception peuvent être ajoutées et les existantes peuvent être gérées. Pour créer une nouvelle boîte de réception cliquezNouveau.

Chaque boîte de réception doit être nommée. Le nom n'affecte pas le nom de l'e-mail généré par Dalux. Lorsque la boîte de réception a été nommée, cliquez sur 'OK'. La boîte de réception sera créée, et une adresse de messagerie sera générée.

Pour modifier le nom d'une boîte de réception, sélectionnez-la depuis l'affichage de la liste et cliquez Modifier. Pour supprimer une boîte de réception, sélectionnez-la depuis l'affichage de la liste et cliquez Supprimer. Il n'est pas possible de modifier l'adresse e-mail.

Pour ouvrir une boîte de réception, cliquez sur une boîte de réception dans l'affichage de la liste puis sur Afficher dans le menu supérieur, ou double-cliquez sur la boîte de réception. Lorsque la boîte de réception est ouverte, l'adresse électronique peut être copiée en cliquant Copier l'adresse électronique.

Comment utiliser l'archive courrier

Les e-mails envoyés aux adresses de l'archive courrier Dalux sont automatiquement ajoutés aux archives. Il est également possible d'ajouter manuellement des e-mails à la boîte de réception si nécessaire. L'e-mail spécifique à la boîte de réception généré dans Dalux peut être utilisé comme tout autre e-mail. Que vous envoyiez des e-mails directement à l'adresse ou utilisiez CC/BCC, l'e-mail sera envoyé à la boîte de réception Dalux et archivé.

Pour ajouter manuellement des e-mails à la boîte de réception, ouvrez la boîte de réception et cliquez sur Ajouter un e-mail, puis localisez le(s) e-mail(s) sur votre ordinateur.

Vous pouvez également glisser-déposer un ou plusieurs e-mails directement dans la boîte de réception depuis votre ordinateur. Une fenêtre contextuelle s'ouvrira dans Dalux vous donnant une vue d'ensemble.

Cliquez sur 'Ajouter' pour ajouter le(s) e-mail(s) à la Boîte de réception. Chaque e-mail dans la boîte de réception de l'archive courrier Dalux peut être affiché, téléchargé et supprimé.

Comment gérer l'accès aux archives courrier

L'accès aux archives courrier est contrôlé au niveau du groupe d'utilisateurs. Cela signifie que des groupes d'utilisateurs spécifiques devront avoir accès à l'archive courrier afin de voir ou télécharger les e-mails.

Pour ce faire, allez à :

Réglages Utilisateurs Sélectionnez le groupe d'utilisateurs qui a besoin d'accéder à l'archive courrier ou aux archives courrier  Ajouter 'Archive courrier'.

Cela ouvre une nouvelle fenêtre, où l'accès aux différentes archives courrier peut être défini. Les utilisateurs ayant accès aux archives courrier peuvent afficher et télécharger tous les e-mails. Sélectionnez les archives auxquelles les utilisateurs du groupe doivent avoir accès, puis cliquez sur 'Enregistrer'.

Les archives courrier ou les e-mails supprimés ne peuvent pas être récupérés dans Dalux.