Dossiers de travaux et flux de travail

Cet article expliquera comment les lots de travail et le flux de travail sont utilisés dans Dalux pour contrôler le flux d'informations.

Les dossiers de travail et les flux de travail sont utilisés conjointement avec les groupes d'utilisateurs. Ils constituent la base d'un projet Dalux, car ils permettent de contrôler le flux de communication et de restreindre les permissions et la visibilité dans les projets Dalux.

Les lots de travail et les flux de travaux sont utilisés pour gérer la distribution de :

• Tâches et approbations
• Formulaires et formulaires avec points d'arrêt
• Plans de contrôle et plans d'inspection
• Problèmes de sécurité

Vidéo

Comment créer un nouveau lot de travail

Les dossiers de travaux et les flux de travaux sont créés et édités dans :

Réglages Field Lots de travail.

Un nouveau lot de travail peut être créé en cliquant sur Ajouter un lot de travail.

Lors de la création d'un nouveau lot de travail, un nom est requis. Il est également possible de définir le corps de métier et l'entreprise auxquels le lot de travail est lié.

Note : Si aucun lot de travail n'est présent dans le projet et qu'aucune norme de projet n'est utilisée, un nouveau lot de travail vide doit d'abord être créé.

S'il y a déjà des lots de travail sur le projet ou le profil de l'entreprise, vous aurez les विकल्प suivantes :

L'importation depuis un autre projet vous permet de dupliquer tous les lots de travail et flux de travail sélectionnés ou tous les lots de travail et flux de travail de différents projets.

La création à partir des normes de projet est uniquement possible si vous disposez d'un profil d'entreprise et des normes de projet établies. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet ici : Profil de l'entreprise : Normes du projet.

Nous recommandons de commencer avec un modèle de lot de travail qui peut être réutilisé, par exemple, pour chaque sous-traitant sur le projet.

Veuillez noter que les flux de travaux des plans de contrôle et des plans d'inspection ne seront pas copiés, car ils sont uniquement créés lorsqu'un plan est ajouté.

L'anatomie d'un flux de travail dans Dalux

Lors de la création de flux de travail, chaque étape du flux est définie par un 'rôle'. Il y aura toujours un rôle 'Créateur', mais il est facultatif qu'il y ait des rôles 'Répondants'. Un flux de travail dans Dalux est catégorisé comme suit :

1. Il est possible de nommer chaque rôle dans le flux de travail et le 'Nom de rôle' est indiqué ici. Le nom de rôle sera également affiché lors de la sélection d'un responsable pour les tâches.
2. Les groupes d'utilisateurs et les utilisateurs appartenant au rôle sont affichés ici, et d'autres utilisateurs peuvent être ajoutés en cliquant sur Ajouter des utilisateurs
3. L'icône montre que la personne est responsable du rôle. C'est le Nom Affecté à qui sera affiché lors de la sélection d'un responsable pour les tâches. Chaque Rôle peut avoir plusieurs Groupes d'utilisateurs ou Utilisateurs Affecté à, mais il ne peut y avoir qu'une seule personne principalement responsable pour chaque rôle.
4. L'icône est utilisée pour créer un nouveau rôle à l'étape suivante du flux de travail.
5. Indique que le flux de travail a une branche. Cela signifie qu'une tâche peut être affectée à l'un des rôles ou à l'autre.
6. Cliquer sur l'icône vous permet de modifier les autorisations pour le groupe d'utilisateurs (accès en affichage/modification ou accès en affichage uniquement), de modifier le groupe d'utilisateurs lui-même, ou de supprimer le groupe d'utilisateurs pour le rôle.

Comment ajouter des flux de travail

Les flux de travail sont ajoutés aux lots de travail en survolant le nom du lot de travail avec la souris. Puis cliquez sur l'icône Ajouter un flux de travail.

Vous pouvez ensuite choisir le type de flux de travail que vous souhaitez ajouter.

Une fois que vous avez créé des flux de travail, vous pouvez développer Lots de travail pour utiliser des filtres prédéfinis. Ces filtres vous aident à garder une vue d'ensemble si vous avez un grand nombre de flux de travaux dans votre projet. De plus, vous pouvez utiliser Ajouter un filtre pour des options de filtrage encore plus détaillées.

Comment ajouter des utilisateurs aux rôles de flux de travail

Les utilisateurs et les groupes d'utilisateurs peuvent être affectés aux rôles de flux de travail. Il est fortement recommandé d'ajouter des groupes d'utilisateurs plutôt que des individus aux rôles de flux de travail.

Lorsque vous ajoutez des groupes d'utilisateurs plutôt que des utilisateurs individuels, il est plus facile de configurer vos dossiers de travaux et flux de travail et d'ajouter ou de supprimer des utilisateurs aux groupes d'utilisateurs lorsqu'ils rejoignent ou quittent le projet.

Il est également plus facile de contrôler les autorisations des utilisateurs et cela permet d'ajouter plusieurs personnes aux mêmes rôles plus rapidement.

L'ajout d'utilisateurs peut être effectué de l'une des manières suivantes :

• En cliquant sur un rôle auquel aucun utilisateur n'a été ajouté
• En cliquant sur Ajouter des utilisateurs

Chacune des options ouvrira une fenêtre où un ou plusieurs groupes d'utilisateurs/utilisateurs peuvent être ajoutés au rôle. Sélectionnez-les dans la liste et cliquez sur 'Ajouter' pour les ajouter au rôle.

Plusieurs groupes d'utilisateurs/utilisateurs sont ajoutés par ordre alphabétique, le premier dans l'ordre étant défini comme le responsable du rôle - assurez-vous donc de vérifier et de définir la personne souhaitée comme responsable du rôle.

Comment modifier ou supprimer un flux de travail

Un flux de travail peut être modifié ou supprimé en survolant le nom du flux de travail avec la souris, puis en cliquant sur l'icône .

Lors de la modification d'un flux de tâches, vous pouvez changer le nom et la tâche ou le formulaire associé.

Vous ne pouvez pas supprimer des flux de travail s'il y a actuellement des tâches ou des formulaires associés. Ceux-ci devront d'abord être réaffectés.

Comprendre les différents flux de travail

Cette section décrira les différentes options de flux de travail que vous pouvez inclure dans Dalux. Les flux de travail peuvent être ajoutés aux lots en cliquant sur l'icône et en sélectionnant Ajouter un flux de travail.

Dans Dalux, différents types de flux de travail sont disponibles :

• Flux d'approbation (flux de travail unidirectionnel)
• Flux de tâches (flux de travail bidirectionnel)
• Flux des problèmes de sécurité (pour la caractéristique Sécurité)
• Formulaires avec points d'arrêt
   

Flux d'approbation

Les approbations sont généralement utilisées dans des flux de travail où la demande ne peut être approuvée qu'à l'étape finale. Cela est particulièrement utile lorsque plusieurs Étapes d'approbation sont requises, ou lorsqu'un processus de clarification séquentiel est nécessaire. Vous pouvez tout lire sur les validations dans cet article : Validations.

Une approbation peut toujours Retourner en arrière dans le flux de travail, mais seulement si l'approbateur suivant la retourne.

Vous pouvez inclure plusieurs flux d'approbation dans un seul dossier de travaux. Cependant, chaque flux d'approbation ne peut utiliser qu'un modèle d'approbation à la fois.

Les flux d'approbation sont représentés par une icône d'une seule flèche pointant vers la droite .

Lors de la configuration d'un nouveau flux d'approbation, vous devez lui donner un nom et choisir le modèle d'approbation à utiliser.

Flux de tâches

Le flux de tâches implique une communication bidirectionnelle. Les tâches peuvent se déplacer librement entre les rôles de créateur et de répondant. Une nouvelle tâche est affectée au rôle suivant dans le flux de travail et peut aller et venir dans le flux de travail en fonction des changements de statut. Vous pouvez lire à propos des statuts des tâches dans cet article : Statuts des tâches.

Les tâches sont approuvées et clôturées dans le rôle de créateur du flux de travail (rôle le plus à gauche) et n'ont pas besoin d'atteindre les rôles les plus à droite avant de pouvoir être clôturées.

Vous pouvez ajouter plusieurs flux de tâches au même dossier de travaux. Les flux de tâches n'ont pas besoin d'un modèle de tâche, et plusieurs modèles peuvent être ajoutés au même flux.

Les flux de tâches sont affichés avec une icône de flèche bidirectionnelle .

Lors de la création d'un nouveau flux de tâches, vous pouvez sélectionner quels types de tâches et de formulaires (le cas échéant) vous souhaitez associer au flux. Cela déterminera si les tâches et les formulaires sont disponibles dans le flux.

Vous pouvez en savoir plus sur l'attribution des formulaires aux lots dans cet article : Attribution des formulaires aux lots.

Flux des problèmes de sécurité

Le flux des problèmes de sécurité peut être ajouté aux dossiers de travaux si la caractéristique de sécurité a été activée. Il fonctionne de manière similaire aux flux de tâches mais ne traite que le type de tâche 'Problème de sécurité'. Vous pouvez en savoir plus sur la fonctionnalité Sécurité dans cet article : Comment configurer la Sécurité.

Le groupe « Responsables de la sécurité » est automatiquement ajouté au rôle de créateur. D'autres groupes d'utilisateurs peuvent également être ajoutés.

Vous pouvez ajouter plusieurs flux des problèmes de sécurité à un lot si nécessaire.

Les flux des problèmes de sécurité sont montrés avec une icône .

Formulaire avec points d'arrêt

Les formulaires avec points d'arrêt doivent être ajoutés aux dossiers de travaux, où chaque point d'arrêt peut être affecté à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur individuel. Ceci est traité en détail dans notre article HelpCenter sur les formulaires avec points d'arrêt que vous pouvez lire ici : Formulaires avec points d'arrêt.

Les formulaires avec points d'arrêt sont affichés dans les lots avec une icône .

Flux de travail du plan de contrôle

Les flux de travaux du plan de contrôle se composent d'un seul rôle. Les utilisateurs et groupes d'utilisateurs dans ce rôle peuvent créer de nouveaux enregistrements pour le plan de contrôle.

Chaque flux de travaux du plan de contrôle est lié à exactement un plan de contrôle. En savoir plus sur la façon de mettre en place des plans de contrôle: Comment mettre en place des Plans de contrôle

Vous pouvez créer un flux de travail vide pour un plan de contrôle si vous souhaitez lier un plan de contrôle plus tard.

Lors de la copie des lots, les flux de travail de plan de contrôle seront copiés sans plan de contrôle lié.

Flux de travail du plan d'inspection

Les flux de travaux du plan d'inspection peuvent comprendre un ou plusieurs rôles si vous souhaitez envoyer des tâches lorsque l'inspection ne respecte pas les exigences. Les groupes d'utilisateurs dans le rôle de créateur peuvent créer de nouveaux enregistrements dans les plans d'inspection. Si une tâche résulte de l'une de ces inspections, les utilisateurs de ce rôle peuvent envoyer des tâches aux rôles de réponse.

Les groupes d'utilisateurs avec des rôles de réponse ne peuvent voir que les tâches envoyées à partir des inspections, pas les enregistrements du plan d'inspection. Vous pouvez ajouter plus de rôles de réponse au flux de travail si nécessaire.

Chaque flux de travaux du plan d'inspection est lié à exactement un plan d'inspection. En savoir plus sur la façon de mettre en place des plans d'inspection: Comment mettre en place des Plans d'inspection

Vous pouvez créer un flux de travail vide pour un plan d'inspection si vous souhaitez lier un plan d'inspection plus tard.

Lors de la copie des lots, les flux de travail de plan d'inspection seront copiés sans plan d'inspection lié.

Exemples de flux de communication dans Dalux

Cette section comprend des exemples de la manière dont les flux de travail contrôlent le flux de communication dans Dalux.

Vous pouvez également lire cet article sur la façon dont une tâche change de statut lorsqu'elle est envoyée entre les différents rôles dans un flux de travail : Statuts des tâches.

Défauts / Accroc

Dans cet exemple, un type de tâche appelé '(DEF) Défaut' est associé au flux de travail.

Le groupe d'utilisateurs de gestionnaire de construction est dans le rôle 'Créé' de ce flux de travail. Le sous-traitant, dans ce cas un charpentier, est dans le rôle 'Répond'. Ceci est le type de flux de tâches le plus simple dans Dalux.

Le flux d'informations dans ce flux de travail sera comme suit :

• La gestion de la construction identifie un défaut ou un problème et sait qu'il est lié au travail du charpentier.
• La gestion de la construction crée un nouveau type de tâche 'Défaut' et définit le responsable comme le charpentier.
• Le charpentier reçoit la tâche et peut corriger le défaut. Une fois terminé, ils signalent la tâche comme prête.
• La gestion de la construction reçoit à nouveau la tâche et peut vérifier si le travail a été effectué.
• Si le travail est accepté, la tâche peut être approuvée et marquée comme terminée. Si ce n'est pas accepté, elle peut être réaffectée au charpentier.

Demande d'information

Dans cet exemple, un Type de tâche appelé '(RFI) Request for information' est associé avec le flux de travail.

Le groupe d'utilisateurs Électricien a le rôle 'Créé' dans ce flux de travail. La gestion de la construction assume initialement le rôle de 'Répond' et ensuite le flux de travail se divise en deux branches, l'une allant à l'architecte et l'autre à l'ingénieur.

Le flux d'informations dans ce flux de travail sera comme suit :

1. L'électricien a une RFI - il créera une nouvelle tâche RFI dans Dalux en utilisant le modèle de tâche. Comme il n'y a qu'un seul rôle dans l'étape suivante du flux de travail (Gestionnaire de construction), ce groupe est automatiquement sélectionné et recevra la demande de renseignement (RFI) dans leur Boîte de réception.
2. Le Gestionnaire de construction recevra la demande de renseignement (RFI). Ils peuvent alors soit Répondre et Retourner une réponse à l'électricien, soit dans ce cas, Affecter soit à l'architecte soit à l'ingénieur si plus d'Information est nécessaire.
3. Pour cet exemple, le Gestionnaire de construction envoie la demande de renseignement (RFI) à l'ingénieur.
4. L'ingénieur recevra la demande de renseignement (RFI) et pourra fournir une réponse à la demande de l'électricien et retourner la RFI au Gestionnaire de construction.
5. Si le Gestionnaire de construction est satisfait de la réponse, la demande de renseignement (RFI) peut alors être retournée à l'électricien
6. Si l'électricien est satisfait de la réponse, il peut Fermer la demande de renseignement (RFI). Si ce n'est pas le cas, la demande de renseignement (RFI) peut être renvoyée au Gestionnaire de construction.
7. Lorsque la demande de renseignement (RFI) est Signalé prêt, elle peut être Approuvée et clôturée et sera Archivés dans Dalux