Comment configurer les équipes pour la maintenance

Cet article explique comment configurer et utiliser des équipes dans Dalux FM Operation & maintenance et HelpDesk.

Les équipes sont utilisées pour gérer les équipes de maintenance et contrôler ce qui leur est visible dans Dalux FM. 

Vous pouvez créer plusieurs équipes et les organiser en groupes pour avoir un aperçu facile des rôles et responsabilités, et diriger les tickets HelpDesk plus efficacement. Il est possible de définir des permissions et de contrôler la visibilité au sein des équipes et des groupes.

Comment créer et gérer des équipes

Les équipes peuvent être créées et gérées depuis:

Réglages Opérations & maintenance 'Équipes'.

Si votre licence inclut Dalux HelpDesk, mais pas Dalux Operations & maintenance, vous pouvez trouver les équipes dans :

RéglagesHelpDesk'Équipes'.

Il est recommandé de créer des équipes basées sur les différents types d'ordres de travail pour vos installations ou sur les sujets de vos tickets HelpDesk.

Par exemple, vous pouvez créer une équipe pour les travaux liés à l'électricité. Tous les demandes d'intervention électriques peuvent alors être assignés à l'équipe des électriciens, et les tickets HelpDesk associés peuvent leur être envoyés directement.

Pour créer une nouvelle équipe, cliquez sur la tuile avec l'icône dans un groupe existant.

Lors de la création d'une nouvelle équipe, vous devez au moins entrer un nom et sélectionner dans quel groupe l'équipe doit être placée. Vous pouvez également entrer une description. Si vous avez déjà configuré des comptes de temps dans le module Operations & maintenance, vous pouvez les lier directement à l'équipe. Ainsi, lorsqu'un membre de l'équipe termine un demande d'intervention, son temps est automatiquement enregistré pour ce compte.

Lors de la création d'une équipe, vous pouvez spécifier à quel modèle de demande d'intervention ou modèle de formulaire l'équipe doit avoir accès. Cela détermine les modèles que l'équipe peut utiliser lors de la création de demandes d'intervention. Cependant, l'équipe peut toujours être assignée à des demandes d'intervention basés sur n'importe quel modèle.

Vous pouvez ajouter des membres de l'équipe lors de la création de l'équipe en cliquant Ajouter. Cela est expliqué plus en détail ci-dessous.

Une fois terminé, cliquez sur 'Créer'.

Cliquez sur l'équipe dans l'aperçu pour rouvrir la fenêtre permettant de modifier toutes les informations. Pour supprimer une équipe, cliquez sur l'icône sur la tuile de l'équipe. La suppression d'une équipe ne peut être annulée. Notez que vous ne pouvez pas supprimer une équipe si elle a été affectée à des sujets de HelpDesk. Vous devrez d'abord réassigner les sujets à une équipe différente.

Comment créer et gérer des groupes

Vous pouvez organiser les équipes en groupes pour fournir un aperçu structuré de vos différentes équipes. Les groupes peuvent également contrôler la visibilité des équipes pour les empêcher de réassigner les tickets.

Pour ajouter un nouveau groupe, cliquez sur Ajouter un groupe d'équipes.

Lors de la création d'une équipe, vous pouvez définir la visibilité sur :

• Tout le monde - Les équipes du groupe sont visibles par tout le monde
• Limité - Les équipes du groupe ne sont visibles que par les membres de leurs équipes ou les administrateurs

La visibilité limitée est principalement utilisée pour empêcher les groupes d'assigner des tickets directement à d'autres groupes. Elle peut également être utilisée pour limiter le nombre d'équipes visibles pour différents groupes si votre instance a de nombreuses équipes. Elle peut aussi être utile pour des raisons de confidentialité.

Les groupes peuvent être gérés en survolant le nom et en cliquant soit sur l'icône pour modifier le groupe, soit sur l'icône pour supprimer le groupe. Notez que vous ne pouvez supprimer que des groupes vides, donc les équipes devront d'abord être déplacées ou supprimées.

Comment ajouter des utilisateurs aux équipes

Les utilisateurs peuvent être ajoutés aux équipes soit directement s'ils font déjà partie de l'instance Dalux FM, soit en les invitant à l'instance dans le cadre de leur ajout aux équipes.

Pour ajouter des utilisateurs à une équipe, ouvrez une équipe en cliquant dessus, puis cliquez sur Ajouter dans la 'Membres de l'équipe' section.

Les utilisateurs existants peuvent être ajoutés en tapant leur nom ou email. Si vous souhaitez créer un nouvel utilisateur, vous pouvez le faire ici en cliquant sur 'Créer un nouveau'.

Lors de l'ajout d'un utilisateur à une équipe, vous pouvez définir si l'équipe est une équipe principale pour cet utilisateur. Si cela est activé, demandes d'intervention pour l'équipe apparaîtront à la fois dans 'Mes interventions' et 'Interventions de l'équipe'.

Si cela est désactivé, les tickets sont toujours visibles mais seront affichés dans la 'Boîte des tickets des autres équipes'.

Si vous cochez la case Notification, un e-mail sera envoyé à l'utilisateur lorsque des modifications seront apportées aux bons de travail, par exemple en cas de changement de statut ou de désignation d'un nouveau responsable.

Les permissions peuvent également être définies selon l'option suivante :

• Pour tous - Cela permet de sélectionner l'utilisateur comme responsable des demandes d'intervention au sein de l'équipe
• Limité - L'utilisateur ne peut pas être désigné comme responsable, mais peut voir et éditer les ordres de travail pour l'équipe
• Observateur - L'utilisateur ne peut pas être défini comme responsable et ne peut qu'voir les demandes d'intervention pour l'équipe

Pour modifier les paramètres d'un membre de l'équipe, ouvrez l'équipe, sélectionnez le membre de l'équipe que vous souhaitez modifier, et cliquez sur Modifier. Les membres de l'équipe peuvent également être retirés d'une équipe en les sélectionnant et en cliquant sur Retirer.