Comment configurer les entreprises pour le Portail des prestataires

Cet article vous montrera comment créer et configurer des entreprises pour le Portail des prestataires.

Nous aborderons la création de nouvelles entreprises et la définition de leurs autorisations pour les positions, les équipements et les demandes d'intervention.

Le Portail des prestataires est utilisé pour communiquer facilement et envoyer des demandes d'intervention aux entreprises externes.

Comment créer une nouvelle entreprise

Pour créer des entreprises, allez dans :

Réglages Paramètres généraux Base de données: 'Entreprises'

Cela ouvrira la fenêtre 'Entreprises'

Dans cette fenêtre, vous pouvez:

• Ajouter une entreprise - Créer une nouvelle entreprise directement dans Dalux FM
• Afficher l’entreprise - Afficher (et modifier) une entreprise existante 
• Exporter la vue vers Excel - Exporter les données vers une feuille de calcul
• Plus - Dans ce menu, vous pouvez Supprimer l'entreprise ou importer/exporter des données

Pour créer une nouvelle entreprise, cliquez sur Ajouter une entreprise.

Les données de base d'une entreprise sont le nom, les données principales et les coordonnées. Renseignez autant d'informations que possible afin de faciliter la prise de contact avec l'entreprise.

Discipline et type d’entreprise

Lot techniques est utilisé pour déterminer quel type d'entreprise vous ajoutez. Ceci est un champ de métadonnées. Vous pouvez ajouter des lots techniques dans Réglages Paramètres généraux Base de données: 'Lots techniques'

Vous pouvez sélectionner aucune, une ou plusieurs disciplines pour la même entreprise.

Type d’entreprise déterminera quels réglages vous contrôlez pour l’entreprise.

Vous pouvez sélectionner aucune, un ou plusieurs types d’entreprise pour la même entreprise.

Vous pouvez choisir entre :

• Installateur - Utilisé pour les métadonnées afin d'indiquer que l’entreprise est un installateur
• Fournisseur de service - Utilisé pour les métadonnées afin d'indiquer que l’entreprise est un fournisseur de services
• Fabricant - Peut être sélectionné comme fabricant sur les produits
• Prestataire - Le prestataire affiche tous les réglages d'autorisation.

Une entreprise doit être définie comme 'Fournisseur' avant que les utilisateurs de l'entreprise puissent utiliser le portail.

Lorsqu'une entreprise est définie comme 'Prestataire', la fenêtre de l'entreprise change et vous obtenez les options suivantes :

• Région
• Paramètres du portail des prestataires
• Distribution des demandes d'intervention
• Autorisations
• Utilisateurs

Région

Dans le panneau des régions, vous pouvez contrôler à quelles régions, bâtiments et/ou sites le prestataire a accès. Les utilisateurs recevront un avertissement s'ils essaient d'assigner une demande d'intervention à un prestataire en dehors de leur région/bâtiment/site assigné.

Par défaut, un prestataire a accès à tous les bâtiments et sites. 

Si vous devez préciser ceux-ci, cliquez sur 'Bâtiments et sites spécifiques'. Si vous le faites, vous devez sélectionner au moins une région, un bâtiment ou un site. 

Cliquez sur l' -icône à côté de l'un de ceux-ci pour continuer.

Une nouvelle fenêtre s'ouvrira. Si vous sélectionnez des régions, vous pouvez choisir une région dans la vue liste. Si vous sélectionnez des bâtiments ou des sites, vous pouvez les choisir soit dans une vue carte, soit dans une vue liste.

Dans la vue carte, plusieurs entrées peuvent être sélectionnées en maintenant CTRL enfoncé et en cliquant.

Dans la vue liste, vous pouvez utiliser CTRL ou SHIFT + clic pour sélectionner plusieurs entrées.

Utilisez les icônes / pour déplacer les entrées de sélectionnables à sélectionnées.

Une fois terminé, cliquez sur 'Sélectionner' pour enregistrer votre sélection.

Paramètres du portail des prestataires

Dans le panneau des réglages du portail des prestataires, vous pouvez gérer :

• Activer ou désactiver l'enregistrement du QR-Code
• Basculer si le client doit approuver les tâches avant qu'elles puissent être clôturées
• Activez ou désactivez si le client doit approuver le prix prévu du prestataire
• Que les prestataires aient accès ou non à l'accès au module Position

Enregistrement du QR-Code

Vous pouvez activer ou désactiver l'enregistrement par QR pour le prestataire. L'enregistrement par QR permet au prestataire de scanner un code QR dans le bâtiment lors du démarrage et de la fin de son travail. Cela est utilisé avec l'enregistrement du temps pour suivre la durée utilisée pour la tâche.

Des codes QR devront être générés pour les équipements ou les pièces. Vous pouvez en savoir plus sur les codes QR dans ces articles : Codes QR pour les pièces dans Dalux FM ou Codes QR pour les équipements dans FM.

Les interventions doivent être approuvées

Lors de l’utilisation de ce réglage, le client (la personne qui crée une commande auprès d’un prestataire, souvent les utilisateurs de l’instance) devra approuver la demande d'intervention avant qu’elle puisse être clôturée. Par défaut, ce réglage est activé.

Si vous désactivez ce réglage, le prestataire peut clôturer les demandes d'intervention lui-même.

Le prix prévu doit être approuvé

Les administrateurs peuvent définir si les prix proposés par chaque prestataire doivent être approuvés. Lorsque l'option 'Le prix prévu doit être approuvé' est activée pour un prestataire dans les réglages de l'entreprise, le prestataire doit faire approuver tout prix demandé par l'utilisateur responsable sur la demande d'intervention avant de commencer la demande d'intervention.

Accès au module Position

Vous pouvez activer ou désactiver l’accès du prestataire au module Positions. Le prestataire aura accès à la vue carte et à la vue liste des bâtiments.

Le prestataire n’aura accès qu’aux régions/bâtiments/sites définis dans les paramètres de région.

Distribution des demandes d'intervention

Dans la distribution des demandes d'intervention, vous pouvez contrôler si les demandes d'intervention doivent passer par un répartiteur en premier.

Si vous activez un répartiteur, vous devez affecter quel utilisateur est le répartiteur. Le répartiteur doit être un administrateur de l'entreprise.

Vous pouvez également activer 'Les demandes d'intervention doivent être approuvées par le répartiteur' Cela signifie que seul le répartiteur peut approuver les demandes d'intervention avant qu’elles ne soient renvoyées au client.

Autorisations

Vous pouvez créer des permissions personnalisées pour Équipements & Produits, Documents et Dessins.

Vous pouvez accorder aux prestataires l'autorisation de consulter ou de modifier le contenu ; vous devez donner l'autorisation de consultation avant la modification.

L'accès peut être accordé à tous les articles, à aucun ou seulement à certains.

Par défaut, les prestataires n'ont accès à aucun contenu.

Pour définir un contenu spécifique, cochez 'Personnalisé' puis cliquez sur l'-icône. 

Une nouvelle fenêtre s'ouvrira et vous sélectionnerez un ou plusieurs articles.  Vous pouvez utiliser la colonne de classification pour filtrer le contenu.

Une fois que vous avez sélectionné vos équipements, cliquez sur 'Confirmer'

Accès aux dessins

Cela donne au prestataire un accès aux dessins ajoutés aux bâtiments. Si vous utilisez des modèles BIM, le prestataire aura également accès à tout modèle téléchargé dans le bâtiment.

Les dessins peuvent être ajoutés manuellement ou importés dans Dalux FM.

Utilisateurs

Dans la zone 'Utilisateurs', vous pouvez ajouter des utilisateurs à l'entreprise. Lorsqu'un utilisateur est ajouté ici, il peut accéder au portail des prestataires.

Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur Ajouter et saisissez une adresse e-mail.

Lors de l'ajout d'utilisateurs, vous pouvez ajouter leur poste et déterminer si l'utilisateur doit être administrateur de l'entreprise.

Un administrateur d'entreprise peut modifier les réglages contrôlés par l'entreprise comme le routage des demandes d'intervention et le répartiteur, et voir et modifier toutes les demandes d'intervention pour tous les employés.

Si vous ajoutez un utilisateur qui n'a pas encore de compte Dalux, vous devez également saisir un nom.

Vous pouvez ajouter un numéro de téléphone, un poste et définir leurs droits d'administration.

Une fois terminé, cliquez sur 'Créer' pour ajouter l'utilisateur à l'entreprise.