Comment configurer le module Budget

Cet article décrit comment activer et configurer le module Budget de Dalux FM.

Le module Budget de Dalux FM vous permet de suivre les dépenses sur les Demandes d'intervention et les Demandes d'intervention récurrentes, tout en assurant le suivi des Factures, des Budgets, des Comptes et des coûts prévus futurs via le Plan sur 30 ans.

Activer le module Budget

Pour activer Budget, allez à :

Réglages Opérations et maintenance Économie'Activer'

Activer les factures et la gestion de l'inventaire

Une fois le module Budget activé, l'administrateur Dalux FM et un rôle disposant des permissions d'administrateur pour le Budget peuvent activer les factures et la gestion de l'inventaire. Cela se fait en allant à :

Réglages Opérations et maintenance Économie 'Factures' et 'Gestion de l'inventaire''Activer'

Rôles des utilisateurs Budget

Les permissions pour le module Budget peuvent être contrôlées via les rôles des utilisateurs. Pour une meilleure compréhension des rôles des utilisateurs et des autorisations, et comment configurer les rôles des utilisateurs, vous pouvez lire cet article : Rôles des utilisateurs et régions.

Les permissions du rôle utilisateur Budget sont :

• Accès au Budget : Les utilisateurs peuvent voir le module Budget et tous les budgets avec les Demandes d'intervention associées, le Plan sur 30 ans et tous les projets.
• Administrateur du module : Les utilisateurs peuvent créer et supprimer des budgets, des comptes et des plans de projets dans les Réglages. Ils peuvent aussi activer et désactiver les fonctionnalités de factures et de gestion de l'inventaire. 
• Accès aux projets : Les utilisateurs peuvent voir et modifier les projets dans le budget. 
• Modifier les projets : Les utilisateurs peuvent créer/supprimer des projets et des phases dans les Réglages et créer/supprimer/modifier des projets sous le Budget.

Rôles des utilisateurs pour les factures

Les permissions pour la fonctionnalité de factures peuvent être contrôlées via les rôles des utilisateurs dans les ordres de travail.

• Accès au module Maintenance : Les rôles d'utilisateurs qui devraient être capables de créer des factures doivent disposer de l'accès à ce module.
• Modifier la facture: Cela permettra à ce rôle d'utilisateur de créer, modifier et supprimer les factures.
• Approuver la limite: Il s'agit de fixer une limite sur le 'Montant net' d'une facture que ce rôle d'utilisateur peut approuver et payer.

Comptes

Les comptes servent de pont entre les budgets et les demandes d'intervention et les factures. Il s'agit d'une fonctionnalité à long terme, généralement utilisée pour suivre l'économie sur plusieurs années.

Créer des données : Cliquez ici pour importer les données du compte via une feuille de calcul.

Obtenir un modèle: Cliquez ici pour télécharger le modèle d'importation des données. Assurez-vous de ne pas ajouter ou supprimer des colonnes, car cela fera échouer l'import.

L'utilisation d'un compte est obligatoire pour toutes les demandes d'intervention: Cochez cette case si toutes les demandes d'intervention doivent avoir un compte avant qu'elles puissent être créées avec des coûts prévus.

Créer: Créer un nouveau compte manuellement. Voir ci-dessous.

Modifier: Sélectionnez un compte et cliquez ici pour modifier le contenu.

Supprimer: Sélectionnez un compte et cliquez pour le supprimer. Cette action est permanente et ne peut pas être annulée.

Comment créer des comptes

Pour créer un compte, allez à :

Réglages Opérations et maintenance Économie“Comptabilité”Créer

Nom : Cela identifie le compte lorsqu'il est sélectionné à partir d'une demande d'intervention ou d'une facture.

Données principales

• Numéro de compte: Il est visible lors de la sélection du compte sur mobile et est utilisé pour le tri et le reporting.
• Peut être utilisé pour les factures: Cela indique si ce compte peut être choisi lors de la création d'une facture.
• Peut être utilisé pour le budget: Cela indique si ce compte peut être lié à un budget.
• Description: Une brève description du compte pour aider à identifier son objectif.

Région

• Tous les bâtiments et sites: Si cette option est sélectionnée, il n'y a aucune restriction sur l'endroit où utiliser ce compte.
• Bâtiments et sites spécifiques: Si cette option est sélectionnée, vous pouvez restreindre le compte à des régions, bâtiments et sites spécifiques afin que seules des demandes d'intervention provenant de ces emplacements puissent être liées à ce compte.

Emplacement

Cela affiche la hiérarchie des comptes et leurs emplacements respectifs. L'intégralité de la hiérarchie est affichée lors de la sélection du compte sur une demande d'intervention ou une facture.

Si un compte contient un autre compte, il est converti en dossier et ne peut pas être sélectionné; il ne peut être utilisé que dans le cadre de la structure de dossiers.

Cliquez sur le compte ou le dossier pour le repositionner.

Budget

Les budgets doivent être créés dans le module Budget. Ils constituent la structure principale sous 'Suivi budgétaire' et ne suivent l'économie que dans les dates de début et de fin définies. 

Ajouter : Créer un nouveau budget manuellement. Voir ci-dessous.

Modifier: Sélectionnez un budget et cliquez ici pour modifier le contenu et ajouter des postes. Voir ci-dessous.

Supprimer: Sélectionnez un budget et cliquez pour le supprimer. Cette action est permanente et ne peut pas être annulée.

Dupliquer: Sélectionnez un budget et cliquez ici pour en faire une copie.

Comment créer un budget

Pour créer un budget, allez à :

Réglages Opérations et maintenance Économie'Budget'Ajouter.

• Nom : Cela identifie le budget et est visible dans 'Suivi budgétaire'.
• État : Il peut être actif ou inactif. Seuls les budgets actifs peuvent être sélectionnés dans les comptes et sont visibles dans le module Budget.
• Date de début et de fin : Ce budget ne peut suivre que les demandes d'intervention et les factures comprises entre les dates de début et de fin.

Comment modifier un budget

Pour modifier un budget, allez à :

Réglages Opérations et maintenance Économie'Budget'Modifier.

Pour le nom, l'état, la date de début et la date de fin, reportez-vous à la section ci-dessus sous 'Comment créer un budget'.

Postes

Ajouter: Créer un nouveau poste de budget. Voir ci-dessous.

Modifier: Sélectionnez un poste du budget et cliquez ici pour modifier le contenu. 

Supprimer: Sélectionnez un poste du budget et cliquez pour le supprimer. Cette action est permanente et ne peut pas être annulée.

Comment ajouter des postes au budget

Les postes servent à affecter des fonds aux comptes et aux plans de projets. Pour ajouter un poste de budget, allez à :

Réglages Opérations et maintenance Économie'Budget'>Modifier Ajouter.

Nom : Le nom est utilisé pour identifier le poste sous le budget et pour le tri.

Données principales

• Compte : Sélectionnez le compte qui est lié à ce budget. 
• Plan du projet : Sélectionnez le plan du projet qui est lié à ce budget.
• Montant du budget : Saisissez le montant alloué au budget et/ou au plan du projet. La valeur de la devise est liée à l'instance FM et ne peut être modifiée que par Dalux. Contactez le support si c'est le cas.
• Description : Une brève description du poste pour aider à identifier son objectif.

Région

• Tous les bâtiments et sites : Si cette option est sélectionnée, il n'y a aucune restriction sur l'endroit où utiliser ce poste.
• Bâtiments et sites spécifiques : Si cette option est sélectionnée, vous pouvez restreindre le poste à des régions, bâtiments et sites afin que seules les demandes d'intervention provenant de ces emplacements puissent utiliser ce poste.

Plans de projets

Les plans de projets servent à séparer les dépenses pour un projet spécifique ou une rénovation ponctuelle des comptes habituels. 

Créer des données : Cliquez ici pour importer les données du plan du projet via une feuille de calcul.

Obtenir un modèle: Cliquez ici pour télécharger le modèle d'importation des données. Assurez-vous de ne pas ajouter ou supprimer des colonnes, ce qui fera échouer l'import.

Utiliser le plan du projet pour les factures et le budget : Cochez cette case pour rendre ce plan de projet disponible pour la facturation et le budget.

Le choix d'un plan de projet est obligatoire pour toutes les tâches/factures : Cochez ces cases si toutes les tâches et les factures doivent avoir un plan de projet avant qu'elles puissent être créées avec des coûts prévus.

Créer: Créer un nouveau plan de projet manuellement. Voir ci-dessous.

Modifier: Sélectionnez le plan de projet et cliquez ici pour modifier le contenu.

Supprimer: Sélectionnez un plan de projet et cliquez pour le supprimer. Cette action est permanente et ne peut pas être annulée.

Créer un plan du projet

Pour créer un plan de projet, allez à

Réglages Opérations et maintenance Économie'Plan du projet'Créer. 

Données principales

• Nom : Cela identifie le plan du projet lorsqu'il est sélectionné à partir d'un budget poste.
• ID du plan de projet : Utilisé pour filtrer et trier.
• Description : Cela décrit brièvement le plan de projet pour aider à identifier son objectif.
• Peut être utilisé pour les factures : Cela indique si ce plan de projet peut être choisi lors de la création d'une facture.
• Peut être utilisé pour le budget : Cela indique si ce plan de projet peut être lié à un budget.

Région

• Tous les bâtiments et sites : Si cette option est sélectionnée, il n'y a aucune restriction sur l'endroit où utiliser ce plan de projet.
• Bâtiments et sites spécifiques : Si cette option est sélectionnée, vous pouvez restreindre le plan de projet à des régions, bâtiments et sites spécifiques afin que seules les demandes d'intervention provenant de ces emplacements puissent être liées à ce plan de projet.

Emplacement

Cela affiche la hiérarchie des plans de projets et leurs emplacements respectifs. L'intégralité de la hiérarchie est affichée lors de la sélection du plan de projet sur une demande d'intervention ou une facture.

Si un plan de projet contient un autre plan de projet, il est converti en dossier et ne peut pas être sélectionné. Il ne peut être utilisé que dans le cadre de la structure de dossiers.

Cliquez sur le plan de projet ou le dossier pour le repositionner.

Factures

Lorsque les factures sont activées, une nouvelle fonctionnalité est ajoutée aux demandes d'intervention et aux demandes d'intervention récurrentes qui permet aux utilisateurs de lier des comptes et des plans de projets.

Les factures peuvent également être ajoutées pour suivre le montant facturé de manière plus détaillée.

Lorsque l'économie est fermée, le montant de la facture est suivi via la colonne 'facturé' sous 'Suivi budgétaire'.

Lisez cet article pour apprendre comment créer des factures : Comment utiliser le module Budget

Gestion de l'inventaire

La gestion de l'inventaire vous permet de suivre vos articles et vos magasins sous les actifs.

Lisez cet article pour apprendre comment gérer les articles et les magasins : Comment configurer la gestion de l'inventaire.