Tâches de maintenance récurrentes

Présentation

En tant que facility manager, vous devez gérer de nombreuses tâches récurrentes, des contrôles hebdomadaires aux inspections annuelles, afin que les installations du bâtiment restent conformes aux exigences de garantie, de maintenance et aux exigences réglementaires. 

Grâce aux maintenances planifiées de Dalux FM, vous pouvez planifier, affecter et suivre toutes les activités de maintenance programmées depuis un seul endroit, afin que les tâches importantes soient terminées à temps et que rien ne soit oublié. 

Le défi

La maintenance régulière ne se résume pas à une seule tâche. Elle combine des contrôles internes, des tests réalisés par des prestataires et des inspections périodiques effectuées par des tiers, chacun ayant sa propre fréquence et sa propre personne affectée. Sans aperçu clair, il est facile de perdre de vue les opérations à effectuer et leurs dates, avec le risque de manquer des échéances ou de ne pas respecter les garanties ou les exigences réglementaires.

La solution apportée par Dalux FM

Avec Dalux FM, vous pouvez configurer les demandes d'intervention comme des événements récurrents sur vos installations, qu'ils soient hebdomadaires, mensuels ou programmés selon toute autre fréquence requise par chaque tâche. 

Une fois activée, Dalux FM génère automatiquement chaque demande d'intervention et envoie une notification à la personne affectée.

Le résultat

Avec Dalux FM, vous bénéficiez des éléments suivants :

• Un aperçu structuré : consultez en un coup d'œil le statut de chaque tâche récurrente afin que rien ne soit oublié
• Des affichages adaptés à votre façon de travailler : un affichage Calendrier pour anticiper la planification et un affichage quotidien pour la coordination sur site
• Une conformité assurée : respectez les exigences de garantie et les exigences réglementaires sans avoir à suivre manuellement les échéances.

Automatiser les tâches de maintenance récurrentes

La configuration d'une maintenance planifiée est simple : il suffit de sélectionner l'équipement, de définir la fréquence et de l'affecter à la bonne personne.

Par exemple, un système d'alarme incendie peut nécessiter différentes tâches récurrentes affectées à différentes personnes :

• un contrôle opérationnel mensuel effectué par l'équipe FM
• une inspection électrique semestrielle réalisée par un prestataire certifié
• une inspection réglementaire annuelle terminée par un tiers agréé ou une autorité publique

Dalux FM ne crée pas immédiatement toutes les futures demandes d'intervention. Au lieu de cela, chaque demande d'intervention est générée automatiquement à son échéance, selon le calendrier récurrent défini. 

La personne affectée est ensuite avertie par e-mail, ce qui garantit que les tâches sont créées et affectées au bon moment, sans administration manuelle inutile.

Au lieu de suivre les tâches récurrentes dans des feuilles de calcul ou de mémoire, Dalux FM propose un affichage Calendrier pour anticiper la planification ainsi qu'un aperçu, avec un code couleur, de chaque maintenance planifiée, affichant son statut en un coup d'œil.

Les facility managers peuvent utiliser l'aperçu pour planifier les ressources et surveiller le statut des tâches dans l'ensemble du portefeuille. Les points avec code couleur fournissent rapidement un statut visuel, le rouge signalant les activités de maintenance en retard qui nécessitent une attention immédiate.

Les équipes opérationnelles utilisent l'affichage quotidien pour voir précisément ce qui arrive à échéance cette semaine ou ce mois-ci. Elles peuvent également ajuster directement les calendriers par glisser-déposer des demandes d'intervention lorsque les priorités changent sur site.

Un aperçu clair avec code couleur

Avec Dalux FM, la maintenance récurrente est gérée au moyen d'un processus structuré et fiable :

• Un aperçu structuré : vous disposez toujours d'un affichage clair du statut des tâches afin que rien ne soit oublié.
• Des affichages adaptés à votre façon de travailler : l'affichage Calendrier vous aide à anticiper la planification, tandis que l'affichage quotidien facilite la coordination au jour le jour.
• Une conformité assurée : les exigences de garantie et les exigences réglementaires sont traitées à temps, sans suivi manuel des échéances.

Cela réduit le suivi manuel, améliore la coordination entre les équipes et contribue à garantir qu'aucune tâche de maintenance importante ne soit oubliée.