Standardiser l’exécution des appels d’offres

Présentation

Organiser un appel d’offres par e-mail crée souvent une surcharge administrative, des offres incohérentes et aucun registre clair indiquant que tous les soumissionnaires ont travaillé à partir des mêmes informations. En tant que responsable des achats, vous pouvez utiliser Dalux Tender pour gérer les exigences du Tender, les questions et les réponses ainsi que les échéances au sein d’une plateforme documentée unique, en remplaçant les fils d’e-mails dispersés par un processus unique et structuré.

Le défi

Les appels d’offres sont souvent encore gérés par e-mail, ce qui crée une surcharge administrative pour le responsable des achats. Même lorsque les exigences du Tender et les exigences légales sont standardisées, les e-mails ne permettent pas de les faire respecter. Les offres reçues sont incohérentes et difficiles à comparer.

Sans système partagé, une question peut rester sans réponse ou être oubliée dans le document de réponse envoyé à tous les soumissionnaires. Les soumissionnaires peuvent alors travailler à partir d’informations différentes. Sans mécanisme de contrôle, une modification informelle de l’échéance peut parvenir à certains soumissionnaires et pas à d’autres.

Sans documentation claire du processus de Tender, il devient difficile de prouver à un soumissionnaire ou au propriétaire du bâtiment que tous les soumissionnaires ont travaillé à partir des mêmes informations et dans les mêmes conditions.

Comment Dalux Tender résout le problème

Avec Dalux Tender, vous pouvez gérer le processus de Tender sur une seule plateforme plutôt que par e-mail. Tous les soumissionnaires travaillent à partir du même ensemble d’exigences et de documents, structuré et disponible au même endroit.  Les soumissionnaires ne voient que leurs propres offres et communications.

Les questions et les réponses sont traitées sur la plateforme, et vous pouvez partager les questions pertinentes avec tous les soumissionnaires. Les échéances et les exigences restent visibles pour chaque soumissionnaire, et Dalux Tender avertit les soumissionnaires dès qu’un élément change. Dalux Tender documente le processus au fur et à mesure, vous fournissant ensuite la preuve que chaque soumissionnaire a travaillé à partir de la même base.

Le résultat

Avec Dalux Tender, vous bénéficiez des éléments suivants :

• Toutes les offres que vous recevez respectent les exigences de l’appel d’offre et suivent le même format
• Tous les soumissionnaires reçoivent les mêmes informations et échéances mises à jour
• Dalux Tender consigne et documente l’intégralité du processus, du début à la fin

Profitez des appels d’offres numériques

En tant que responsable du Tender chargé de gérer le processus quotidien, vous définissez les exigences, répondez aux questions des soumissionnaires et gérez les offres dans Dalux Tender, au lieu de gérer tout cela au moyen de fils d’e-mails et de documents dispersés.

Vous pouvez définir les exigences de l’appel d’offre comme des champs obligatoires, afin qu’un soumissionnaire ne puisse pas soumettre une offre sans les remplir. Utilisez une combinaison de champs de texte, de liste, de nombre et de document pour couvrir vos exigences. Par exemple, vous pouvez ajouter une exigence concernant un document unique de marché européen (DUME) pour un appel d’offres public européen.

Chaque soumissionnaire travaille dans le respect des mêmes exigences, options et limitations lors de la soumission d’une offre. Cela aide les soumissionnaires à soumettre tous les éléments requis et vous aide ensuite à évaluer les offres, puisque chaque soumission suit la même structure.

Les fichiers du Tender peuvent être synchronisés depuis le groupe de Tender directement dans votre Tender, y compris les nouvelles versions de fichiers, afin que les soumissionnaires travaillent toujours à partir de la documentation à jour. Vous n’avez pas besoin d’envoyer les fichiers mis à jour ni de suivre qui a reçu quelle version. Les soumissionnaires peuvent recevoir automatiquement un résumé quotidien listant toutes les modifications apportées aux fichiers.

Les questions des soumissionnaires et vos réponses restent sur la même plateforme, au lieu d’être dispersées dans les e-mails. Vous pouvez publier anonymement les questions pertinentes pour tous les soumissionnaires, en gardant leur identité cachée. Si plusieurs soumissionnaires posent la même question, vous pouvez publier une réponse générale au lieu de répondre individuellement à chacun.

Dalux Tender avertit automatiquement les soumissionnaires si vous modifiez l’échéance du Tender. Vous n’avez pas besoin d’envoyer un e-mail de suivi pour confirmer que tout le monde a reçu la mise à jour. Tous les soumissionnaires reçoivent également un e-mail automatique 24 heures avant l’échéance.

Dalux Tender comprend un système de messagerie intégré, qui vous permet d’envoyer des messages unidirectionnels à un, plusieurs ou tous les soumissionnaires. Chaque message est consigné dans Dalux Tender. Vous pouvez l’utiliser pour informer officiellement tous les soumissionnaires d’une modification du Tender.

Lorsque l’échéance du Tender est dépassée, Dalux Tender verrouille les offres soumises. Vous pouvez ensuite examiner chaque offre et télécharger tous les documents joints envoyés par les soumissionnaires. Vous examinez ensuite exactement l’ensemble des documents soumis par chaque soumissionnaire, organisé selon les exigences que vous avez définies, et non un mélange de pièces jointes récupérées dans différents fils d’e-mails.

Des e-mails dispersés aux processus structurés

Dalux Tender transforme un processus de Tender basé sur les e-mails en une plateforme unique et structurée qui documente les exigences, les questions et les offres du début à la fin.

Avec Dalux Tender, vous bénéficiez des éléments suivants :

• Des offres qui respectent vos exigences : les champs obligatoires, y compris le DUME lorsque la loi l’exige, doivent être entièrement remplis avant qu’une offre puisse être soumise
• Les mêmes informations et échéances pour tous : chaque soumissionnaire travaille à partir des mêmes fichiers et exigences, et Dalux Tender avertit automatiquement chaque soumissionnaire si une échéance est modifiée
• Un processus documenté : Dalux Tender enregistre chaque exigence, question et échéance, vous fournissant un registre unique à consulter si un soumissionnaire ou un propriétaire de bâtiment demande comment une décision a été prise