Comment créer un groupe d'appel d'offres

Dans cet article, nous expliquerons comment créer un groupe d'appel d'offres et le configurer correctement, afin que vos appels d'offres individuels soient structurés, traçables et faciles à gérer tout au long du cycle de vie de l'appel d'offres.

Le menu Accueil fournit une vue d'ensemble consolidée de tous les appels d'offres, offrant aux Administrateurs une visibilité complète sur tous les Groupes d'appels d'offres.

Sélectionnez un Tender et les outils suivants deviennent disponibles :

Afficher ouvre le Tender dans une fenêtre contextuelle, où vous pouvez examiner les détails du Tender.
Modifier ouvre le Tender en mode édition, ce qui vous permet d'apporter des modifications directement.

Groupes d'appel d'offres

Un groupe d'appel d'offres représente le niveau le plus élevé dans la structure de l'appel d'offres. Il sert de cadre central réunissant l'organisation de l'appel d'offres, la documentation partagée de l'appel d'offres et tous les appels d'offres individuels associés.

Au sein d'un groupe d'appel d'offres, les appels d'offres individuels sont organisés et gérés selon leur statut actuel, offrant un aperçu clair de l'avancement global.

1. Groupe d'appel d'offres
2. Organisation du groupe d'appel d'offres
3. Fichiers du groupe d'appel d'offres
4. Appels d'offres avec le statut "En cours"
5. Appels d'offres avec le statut "Brouillon"
6. Appels d'offres avec le statut "Terminé"
7. Modèle de groupe d'appel d'offres

Comment créer un groupe d'appel d'offres

Pour créer un nouveau groupe d'appels d'offres, accédez à TenderAccueil Créer un groupe d'appels d'offres.

Cela créera un nouveau groupe d'appels d'offres avec sa propre organisation et ses fichiers de groupe d'appels d'offres.

Modèle de groupe d'appel d'offres

Il s'agit du modèle par défaut pour tous les appels d'offres créés au sein de ce groupe d'appel d'offres. Ces réglages seront utilisés chaque fois que vous créerez un nouvel appel d'offres dans ce groupe, vous faisant gagner du temps en évitant de saisir les mêmes informations pour chaque nouvel appel d'offres.

Il se compose de deux éléments : 'Information pour les nouveaux appels d'offres' et 'Exigences de l'appel d'offre pour les nouveaux appels d'offres'.

Cliquez sur Modifier pour changer le contenu, ou sur Copier depuis l'entreprise pour utiliser les exigences de l'appel d'offres de votre profil d'entreprise.

Organisation

Bien que les administrateurs de l'appel d'offres puissent créer et gérer tous les appels d'offres du projet, certains rôles peuvent être définis spécifiquement pour un groupe d'appel d'offres. 

Ces rôles se trouvent dans TenderSélectionnez le groupe d'appel d'offresOrganisation

• Responsables de l'appel d'offres : Gèrent toutes les informations du groupe d'appel d'offres et de l'appel d'offres, créent des exigences, invitent des soumissionnaires, et plus encore
• Responsables du/des documents : Gérer les documents de l'appel d'offres, répondre aux questions, créer une réponse générale
• Observateurs de l'appel d'offre : Peuvent voir tout le contenu, ne peuvent pas créer ou modifier quoi que ce soit

Configurer les fichiers du groupe d'appel d'offres

Le dossier Fichiers du groupe d'appel d'offres est votre structure de dossiers pour ajouter des fichiers au groupe d'appel d'offres.
Pour ajouter des dossiers, cliquez sur à côté de Fichiers :

Vous pouvez ajouter de nouveaux dossiers ou les importer depuis le profil de votre entreprise. 

Les fichiers peuvent également être téléchargés sans structure de dossier.

Lors de l'ajout de fichiers à un appel d'offres, la structure de dossiers que vous avez configurée dans ce groupe d'appel d'offres sera copiée. Toutes les modifications ne peuvent être effectuées qu'au niveau du groupe d'appel d'offres, et non pour chaque appel d'offres individuellement.

Ajouter des fichiers au groupe d'appel d'offres

Pour ajouter des fichiers, sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez ajouter des fichiers et cliquez sur Ajouter. Ensuite, ajoutez les fichiers directement depuis votre ordinateur ou ajoutez des fichiers depuis Box :

Vous pouvez également ajouter des fichiers depuis Box en les trouvant dans Fichiers ou Jeux de versions, puis en les sélectionnant et en cliquant sur PlusAjouter àTender :

Lorsque vous ajoutez des fichiers depuis Dalux Box, la structure de dossiers sera conservée. Si le dossier correspondant n'existe pas déjà dans le groupe d'appels d'offres, il sera créé automatiquement.

Si vous ne voulez pas qu'un nouveau dossier soit créé, sélectionnez plutôt un dossier existant. Les fichiers seront alors placés directement dans ce dossier.

Vous pouvez télécharger ici une nouvelle version d'un fichier existant :

Ouvrir le fichierPlusGérerTéléverser une nouvelle version

Ajouter des fichiers aux appels d'offres

Une fois ajoutés aux fichiers du groupe d'appel d'offres, les fichiers doivent être ajoutés à chaque appel d'offres, sauf si les appels d'offres sont configurés pour les recevoir automatiquement lors de l'ajout.

Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez ajouter à un appel d'offres puis cliquez sur Ajouter aux appels d'offres. Puis sélectionnez tous les appels d'offres auxquels vous souhaitez lier les fichiers.

Si un appel d'offres est grisé, cette version de fichier est déjà liée et ne sera pas ajoutée à nouveau.

Dans le scénario ci-dessous, l'une des versions de fichier que vous avez sélectionnées a déjà été ajoutée à l'appel d'offres 'External walls and cladding'. 

Par conséquent, aucune des versions de fichier sélectionnées ne sera ajoutée à cet appel d'offres.

Toutes les versions sélectionnées ont déjà été ajoutées à l'appel d'offres 'Windows, doors, and external openings'. 

Comme la même version ne peut pas être ajoutée deux fois, aucune ne sera ajoutée.

Cochez la case pour ajouter toutes les nouvelles versions au Tender.

Utilisez la colonne Appels d'offres pour voir quelle version de fichier a été ajoutée à chaque appel d'offres.

Métadonnées de l'appel d'offres

Tous les fichiers de tous les appels d'offres, quel que soit le groupe d'appel d'offres, utilisent la même structure de métadonnées. 
Les métadonnées se composent des champs par défaut de Dalux Box, des champs spécifiques à l'appel d'offres et des champs personnalisés importés depuis Dalux Box.

Pour configurer les métadonnées, allez dans RéglagesTender'Métadonnées'

Métadonnées par défaut de Dalux Box

Ces métadonnées sont toujours disponibles et importées depuis Dalux Box. Elles ne peuvent pas être modifiées dans le module Tender et sont indiquées par une icône . 

La colonne 'Afficher pour' détermine qui peut voir le contenu. 
Les options prédéfinies ne peuvent pas être modifiées — vous devez les ouvrir pour voir qui peut les voir.
Le statut 'Non actif' peut être changé. Voir ci‑dessous les options disponibles.

Ajouter des métadonnées spécifiques à l'appel d'offres

Pour ajouter un nouveau champ de métadonnées, cliquez sur AjouterNouveau.

Le nom, le type, la largeur de colonne et les options se comportent comme pour les métadonnées de Dalux Box.

Option 'Afficher pour'

Les métadonnées 'Afficher pour' déterminent qui peut voir la colonne et le contenu. 

Non actif :
Seul l'administrateur de l'appel d'offres peut voir et modifier manuellement le contenu. Les métadonnées seront néanmoins mises à jour automatiquement si elles sont importées depuis Dalux Box.

Organisation de l'appel d'offres :
Tous les utilisateurs des groupes affectés peuvent voir le contenu. Les responsables de l'appel d'offres et les responsables du/des document(s) peuvent modifier manuellement le contenu.

Organisation de l'appel d'offres et soumissionnaire :
Tous les utilisateurs des groupes affectés peuvent voir le contenu. Les responsables de l'appel d'offres et les responsables du/des document(s) peuvent modifier manuellement le contenu.

Les modifications prennent effet immédiatement et aucune notification n'est envoyée.

Importer des métadonnées personnalisées depuis Dalux Box

Au lieu de créer tous les champs de métadonnées manuellement, vous pouvez les importer depuis Dalux Box. Cela lie également les champs, qui sont automatiquement renseignés et mis à jour lorsque de nouvelles versions de fichiers sont ajoutées depuis Dalux Box.

Pour importer depuis Dalux Box, cliquez sur AjouterÀ partir de Box.

Ces Field sont marqués dans la colonne « Box property ». 

Vous ne pouvez pas changer leurs noms, mais vous pouvez ajuster les paramètres de 'width', 'options' et 'Show for' de la colonne, comme décrit ci-dessus.

Les soumissionnaires pourront consulter les versions précédentes et comparer les documents, plans et modèles pour voir exactement ce qui a changé.

Lorsque vous ajoutez un plan aux fichiers du groupe Tender, veillez à définir une échelle dans les métadonnées du plan afin que les soumissionnaires puissent mesurer avec précision les distances et les aires. Si le fichier est ajouté depuis Dalux Box, les métadonnées prédéfinies seront automatiquement copiées.

Si vous ne définissez pas vous‑même l'échelle, vos soumissionnaires peuvent définir une échelle temporaire.

Historique du groupe Tender

Les groupes Tender ont un historique dans lequel l'activité spécifique au Tender est suivie. L'historique d'appel d'offres ne peut être consulté que par les responsables de l'appel d'offres des groupes Tender, afin de garantir que les utilisateurs non autorisés ne peuvent pas accéder aux informations des soumissionnaires et à d'autres données sensibles.

Pour accéder au registre d'appels d'offres, allez dans TenderOuvrez le groupe TenderPlus Historique du groupe Tender:

Cela ouvrira l'historique, où vous pourrez voir toute l'activité, appliquer des filtres pour trouver des informations spécifiques et exporter les résultats vers une feuille de calcul en cliquant sur 'Exporter'.

Comment créer un appel d'offres