Remonter une anomalie via Helpdesk

En tant que responsable d'exploitation, il peut être difficile de s'assurer que tous les occupants peuvent facilement signaler des demandes ou des problèmes et que les tickets sont résolus dans le délai convenu.

Avec Dalux FM HelpDesk, vous pouvez configurer une plateforme où les occupants peuvent soumettre des tickets via le portail web ou l'application mobile, et les tickets peuvent être acheminés aux destinataires appropriés en fonction du sujet - même directement à un prestataire externe si nécessaire.

Les responsables d'exploitation-maintenance peuvent suivre les statuts des interventions pour suivre les progrès à différentes étapes, telles que "nouveau", "en cours" ou "résolu".
Ils peuvent appliquer des filtres pour affiner les interventions en fonction de critères tels que la position, la priorité, l'affectation ou la date d'échéance. Des vues personnalisées peuvent être utilisées pour regrouper les interventions par services, urgence ou type afin de fournir une lecture adaptée de la donnée.
De plus, les performances peuvent être suivies pour identifier les goulets d'étranglement et s'assurer que les interventions sont complétées dans les délais convenus.

QR-Codes

Les employés, les locataires et les utilisateurs du bâtiment peuvent rapidement et facilement signaler des tickets en utilisant des emplacements GPS, des plans d'étage ou des QR-Codes via l'application HelpDesk de Dalux FM. Chaque pièce ou équipement peut être étiqueté avec un QR-Code, garantissant un signalement pratique et immédiat des problèmes, tout en fournissant des détails de localisation précis au destinataire.

Automatisation

Les tickets HelpDesk sont automatiquement dirigés vers le responsable d'intervention approprié en fonction de l'emplacement et du sujet. Le responsable d'exploitation-maintenance peut ensuite créer une intervention pour un traitement interne ou externe, complet avec toutes les informations pertinentes fournies par le rapporteur.

Ce processus garantit un service plus rapide et plus efficace en dirigeant les tickets vers la bonne personne dès le départ. De plus, Dalux FM peut affecter des tickets en fonction de types d'équipements spécifiques ou de catégories de pièces, améliorant encore l'efficacité du flux de travail.

Tableau de bord

Tandis que tout fonctionne en arrière-plan et que les tickets sont automatiquement dirigés vers la bonne personne, vous, en tant que responsable d'exploitation-maintenance, pouvez surveiller la situation avec plusieurs filtres et vues.

Administration du Helpdesk

En tant qu'administrateur, vous devez avoir la configuration de base créée, avant que les occupants ne puissent commencer à signaler sur les pièces et les équipements.

Bâtiments

Chaque bâtiment doit être complet avec des étages et des pièces, lisez ces articles sur comment importer des pièces dans votre bâtiment : Comment importer de nouveaux plans DWG dans FM ou Comment importer des modèles IFC dans FM

Équipements

Les équipements contiennent toutes les informations sur un composant de bâtiment particulier, cela peut être une porte ou une machine à café, etc. Si les occupants doivent signaler des équipements, ils doivent être créés et situés dans un bâtiment, un étage ou une pièce.

Lisez cet article pour en savoir plus sur la création d'équipements : Comment créer des équipements FM sur la vue web

Équipes et sujets Helpdesk

Maintenant que nous avons un emplacement pour que l'occupant puisse signaler des tickets, nous pouvons établir notre structure d'équipe, cela garantira que la bonne équipe ne reçoit que les tickets qui leur sont pertinents.

Lisez cet article pour en savoir plus sur la façon de créer des équipes : Comment paramétrer des équipes pour HelpDesk

Créez les sujets pour faciliter le signalement et assigner automatiquement les tickets aux équipes pertinentes.

Lisez cet article pour en savoir plus sur la façon de créer des sujets : Comment paramétrer les sujets dans HelpDesk

Une configuration simple pourrait ressembler à cela, où tous les tickets liés au nettoyage sont assignés à l'équipe d'intervention de nettoyage. Les tickets liés au chauffage, à la lumière, à l'eau et aux fenêtres sont assignés aux services internes, et si quelqu'un commande un service, le ticket est assigné à la réception.

Vous pouvez maintenant générer les QR-Codes pour les pièces et les équipements en suivant ces deux articles :

• Comment configurer et scanner des QR-Codes pour les pièces dans FM
• QR-Codes pour Équipements dans FM