Contrôle de documents

En tant que responsable de conception, il est essentiel de mettre en œuvre un contrôle de document efficace pour s'assurer que les conceptions et les plans de votre équipe sont appropriés et intégrés de manière transparente tout au long du cycle de vie du projet.

S'assurer que votre équipe et d'autres parties prenantes disposent des versions correctes et à jour de ces documents est crucial pour éviter des erreurs et des retards coûteux.

Les fonctionnalités clés de Dalux, telles que le contrôle de version, l'accès facile pour les architectes, les ingénieurs et les entrepreneurs, et la capacité de suivre les modifications de conception, fournissent une base solide pour une collaboration efficace.

Contrôle de versions et suivi

Lorsque vous téléchargez des fichiers sur Dalux, il est important de sélectionner un dossier permanent et de garder le nom de fichier cohérent.
Cette approche garantit que le document est stocké à un seul endroit, à partir duquel vous pouvez utiliser les fonctionnalités de Dalux pour l'affecter à des phases spécifiques (jeux de version), lancer des révisions (dossiers de révision) ou le publier pour la construction.

Cela garantit que tous les membres de l'équipe travaillent avec la version actuelle et approuvée du document - en fonction de leur rôle dans le projet.

Dalux Box suit automatiquement les versions/révions des documents et maintient un historique complet des modifications. Seule la dernière version approuvée est affichée et immédiatement accessible, tandis que les versions précédentes sont masquées en bas mais peuvent toujours être téléchargées pour référence future.

Contrôle des autorisations d'accès et basé sur les rôles

Seuls les utilisateurs autorisés devraient être en mesure de télécharger, libérer et approuver des documents dans certains dossiers.

Dalux Box offre des fonctionnalités de contrôle d'accès qui permettent aux administrateurs de définir des autorisations pour des groupes d'utilisateurs spécifiques sur les dossiers.

Dans ce cas, l'architecte pourra consulter les documents dans tous les dossiers, mais ne pourra télécharger que dans son propre dossier.

Seul le personnel désigné, tel que les chefs de projet, les responsables de conception ou les coordinateurs BIM, devrait être autorisé à publier des documents.

Dans ce cas, les documents doivent passer par un flux de travail structuré avant d'être libérés pour une utilisation sur site, garantissant qu'ils respectent les normes de qualité et les exigences réglementaires.

Dalux Box prend en charge des flux de travail personnalisables qui permettent un processus de révision et d'approbation contrôlé. Les documents peuvent être acheminés vers des membres spécifiques de l'équipe ou des départements pour approbation, avec des notifications automatisées pour garantir que les tâches sont terminées à temps.

Lisez cet article pour savoir comment utiliser les flux de fichiers : Comment utiliser les flux de fichiers.

Dalux enregistre les approbations et les décisions, fournissant une trace d'audit pour des raisons de conformité et d'assurance qualité.

Administration du contrôle de document

En tant qu'administrateur Dalux ou responsable de la planification de projet, vous pouvez configurer Dalux Box en lisant les articles suivants.

Structure de dossier

Lisez cet article sur la façon de créer des structures de dossiers et de donner un accès spécifique aux groupes d'utilisateurs : Structure de dossiers et autorisations de dossiers

Assurez-vous que la structure de dossier peut être utilisée à travers les différentes étapes du projet, afin que les fichiers puissent rester dans le même dossier ; ne les créez pas par étape, phase ou processus.

Utilisez toujours un système de classification ou de numérotation. Cela facilite la navigation, quelle que soit la langue.

Zones de fichier

Activez au moins deux zones de fichiers pour donner à l'équipe de conception une zone de coordination avant de rendre les fichiers disponibles aux constructeurs.

Lisez cet article sur la façon de les créer : Zones de fichier

Circuits de validation

Créez des circuits de validation entre l'équipe de conception et l'équipe de construction, et assurez-vous que le responsable de construction est en charge lors de la publication de la documentation. 

Lisez cet article sur la façon de les créer : Comment configurer les flux de fichiers