Contrats de services

Intégrer les contrats de services dans votre instance FM vous permet de surveiller les contrats actuels et expirants avec des prestataires externes. Cette fonctionnalité lie les demandes d'intervention à chaque contrat, offrant une vue complète du travail effectué dans le cadre de l'accord.

De plus, les gestionnaires des installations sur site peuvent rapidement vérifier les contrats de services existants pour les équipements ou les bâtiments lors de la création de demandes d'intervention.

Comment créer un contrat de service

Créer un nouveau contrat de service en naviguant jusqu'à

Maintenance 'Contrats de services'.

Ici, vous obtenez également un aperçu complet de tous vos contrats de services.

Cliquez sur CréerContrat de service pour créer un nouveau contrat de service et remplir le formulaire.

Données principales

Nommer le contrat de service et ajouter les données suivantes :

• Numéro de contrat : Ajoutez votre numéro de contrat interne pour le contrat de service. Cela peut être utilisé pour retrouver facilement l'accord plus tard.
• Lots techniques : Ajouter les lots techniques auxquels le contrat de service est lié afin de retrouver des contrats spécifiques ultérieurement.
• Contenu de l'accord : Décrivez le type de travail couvert par le contrat de service pour que votre personnel de maintenance puisse facilement le trouver lors de la création de demandes d'intervention.
• Description : Insérez des informations supplémentaires pour votre équipe.

Détails du contrat

Les champs de cette section vous permettent de spécifier les détails qui vous aident, vous et votre équipe, à gérer et retrouver les contrats de services.

• Numéro de contrat : Saisissez un numéro afin que ce contrat soit facile à identifier plus tard.
• Prestataire : Choisissez le prestataire avec lequel vous avez le contrat. Lorsque votre équipe crée une nouvelle demande d'intervention et sélectionne le contrat, le prestataire est automatiquement défini.
• Responsable : Qui, dans l'organisation FM, est responsable de ce contrat de service.
• Contenu de l'accord : Les détails de l'accord.
• Description : Brève description de ce contrat.

Période du contrat

• Date de début : Utilisez ce champ pour définir la date de début du contrat de service.
• Date de fin : Définissez la date d'expiration du contrat afin de conserver une vue d'ensemble claire des contrats arrivant à échéance.
• Délai de notification : Spécifiez le nombre de jours avant la date d'expiration à laquelle une notification doit être envoyée. La notification est envoyée à la personne responsable et au destinataire supplémentaire.
• Destinataire supplémentaire : Attribuez un intervenant supplémentaire qui doit recevoir des notifications lorsque le contrat de service approche de sa fin.

Économie et lots techniques

• Prix net (annuel) : Ajouter un prix net annuel aide votre équipe à suivre les demandes d'intervention liées à un volume de service convenu.
• Lots techniques : Sélectionnez le lot technique pour ce contrat de service.

Emplacement

Définir les bâtiments et/ou équipements auxquels le contrat de service est lié aide vos gestionnaires d'installations à vérifier si un contrat est en place lors de la création d'une demande d'intervention sur site.

bâtiments vous permet de sélectionner les bâtiments sur la carte, ou vous pouvez cliquer sur Afficher dans la liste pour les sélectionner dans la liste.

Sites vous permet de lier le contrat de service à un site que vous pouvez sélectionner, de la même manière que pour les bâtiments.

Zones vous permet de choisir les zones depuis une vue Liste.

Équipements vous permet de choisir les équipements dans une vue de liste.

Lors de la numérisation d'un code QR ou de l'affichage de l'emplacement dans les positions, ils peuvent rapidement voir si un contrat de service est en place.

Documents

Après avoir créé le contrat de service, vous pouvez y ajouter des documents, tels que le contrat de service signé. Ainsi, votre équipe peut toujours accéder au contrat pour obtenir des informations spécifiques.

Cliquez sur DocumentsAjouterTéléverser le document, puis sélectionnez le fichier depuis votre ordinateur pour l'ajouter au contrat de service.

Vous trouverez les documents en bas du contrat de service et pourrez les ajouter ou les remplacer à tout moment en cliquant sur Modifier les documents. À partir d'ici, vous pouvez aussi

• afficher les propriétés du fichier, telles que les versions, le lot technique et d'autres métadonnées
• télécharger le fichier sur votre ordinateur, et
• l'envoyer aux utilisateurs sélectionnés.

Comment utiliser les contrats de services

Les contrats de services peuvent être sélectionnés dans les demandes d'intervention. Lors de cette opération, le prestataire est défini automatiquement conformément au contrat de service.

Les demandes d'intervention peuvent également être créées directement à partir des contrats de services en les ouvrant et en cliquant sur Créer une demande d'intervention. Le contrat de service et le prestataire sont alors également définis automatiquement.

Lors de la consultation d'un contrat de service, cliquez sur Historique des demandes d'intervention ou sur Demandes d'intervention à venir pour voir toutes les demandes d'intervention précédentes et planifiées qui y sont liées. Cela vous aide à surveiller et à planifier tous les travaux liés à ce contrat.