Gestion de l'inventaire

La gestion de l'inventaire vous permet de créer et de suivre les articles et les magasins.

Les articles peuvent être utilisés lors du calcul du coût d'une demande d'intervention, et peuvent être prélevés dans un magasin spécifique, ce qui permet de suivre l'utilisation et de commander de nouveaux articles avant d'en manquer.

Activer la gestion de l'inventaire

Lisez cet article pour apprendre à activer la fonctionnalité de gestion des stocks : Comment configurer le module Budget.

Gestion de l'inventaire

Vous gérez votre inventaire avec l'utilisation de 'Articles' et 'Magasins'.

Articles

Les articles sont des équipements consommables utilisés pour calculer le coût d'une demande d'intervention et suivre la quantité dans votre inventaire. Ils peuvent être liés à des produits à des fins d'information et à des magasins pour suivre la quantité.

Le filtre standard Tous les articles ne peut pas être déplacé, supprimé ou renommé et apparaîtra toujours en haut.

Créer : Créer un nouvel article. Voir ci-dessous

Afficher l'article : Sélectionnez un article et cliquez ici pour afficher et modifier cet article. Voir ci-dessous

Ajouter un approvisionnement : Sélectionnez un article et cliquez ici pour ajouter l'article à ce magasin. Voir ci-dessous.

Plus

• • Supprimer: Supprimer l'article sélectionné. Les données sont supprimées définitivement et ne peuvent pas être récupérées.
  • Créer des données: Importer un fichier tableur avec des articles.
  • Obtenir un modèle: Télécharger un modèle pour l'importation ici.

Créer des articles

ÉquipementsArticlesTous les articlesCréer.

Données principales

• Actif : Sélectionnez Oui/Non. Seuls les articles actifs peuvent être utilisés dans les demandes d'intervention et ajoutés dans les magasins.
• Nom de l'article : Utilisé pour identifier l'article lors de l'ajout à une demande d'intervention ou dans un magasin.
• Unité : Sélectionnez le type d'unité pour cet article. 
• En stock : 
  • Oui : Cet article peut être ajouté à un magasin et ne peut être utilisé dans une demande d'intervention que s'il est en stock.
  • Non : Vous ne pouvez pas ajouter cet article au magasin, et il peut toujours être ajouté à une demande d'intervention s'il est actif.
• Description : Champ de texte utilisé pour identifier cet article. 

Économie

• Fournisseur : Sélectionnez un fournisseur dans votre catalogue de contacts de producteurs.
• Prix d'achat : La valeur sera utilisée pour le coût prévu lors de l'ajout à une demande d'intervention.
• Prix de vente : La valeur est à titre informatif seulement et n'est pas utilisée dans des calculs.
• Numéro de réorganisation : Numéro utilisé pour identifier l'article lors du réapprovisionnement.

Produit : Sélectionnez un produit dans votre catalogue et il remplira automatiquement les champs et l'image. Vous ne pouvez pas ajouter manuellement des informations ici.

Règles de stock

Vous devez créer l'article avant de pouvoir ajouter des règles de stock. Voir l'édition ci-dessous.

Modifier les articles : Modifier les articles.

ÉquipementsArticles Cliquez sur un filtreCliquez sur un articleAfficher l'article

Vous pouvez modifier tous les champs de données comme décrit dans 'Créer'. Voir ci-dessus pour les détails.

'Règles de stock' et 'Magasins' ne peuvent être ajoutés à un article que s'il a déjà été enregistré.

Règles de stock

• Ajouter: Ajouter une nouvelle règle pour cet élément. Voir ci-dessous.
• Modifier: Modifier une règle existante.
• Retirer: Supprimer la règle de stock sélectionnée. La suppression de la règle de stock est irréversible et ne peut pas être annulée.

Magasins

Cela affiche les magasins actuels qui stockent cet article et la quantité.

Passez la souris sur un local de stockage et cliquez sur pour afficher la liste des articles en stock pour cet emplacement.

Voir ci-dessous sous 'Afficher les articles dans le magasin' pour les détails.

Ajouter règles de stock

Vous pouvez créer une règle de stock par magasin pour chaque article, ce qui vous aidera à gérer le nombre d'articles. 

Seuls les articles en stock peuvent être utilisés pour calculer le coût d'une demande d'intervention à partir de ce magasin.

Si la quantité tombe en dessous du montant minimum, le magasin sera coloré en rouge dans l'affichage en liste. 

Voir 'Magasins' pour les détails.

ÉquipementsArticles Cliquez sur un filtreCliquez sur un magasinAfficher le magasin Ajouter

• Nom : Identifie cette règle sous l'article et le magasin.
• Nom de l'article : Sélectionner l'article pour lequel faire la règle. 
• Magasin : Sélectionner le magasin pour lequel faire la règle. 
• Emplacement : Champ texte pour aider à localiser l'article dans le magasin
• Minimum : Entrez la quantité minimale de cet article à avoir en stock pour ce magasin
• Maximum : Entrez la quantité maximale de cet article à avoir en stock pour ce magasin

Ajouter des articles au magasin

ÉquipementsArticles Cliquez sur un filtreCliquez sur un articleAjouter un approvisionnement

• Magasin : Sélectionner le magasin pour ajouter le montant à l'inventaire.
• Prix d'achat : Rempli automatiquement en fonction de la valeur par défaut de l'article.
• Prix de vente : Rempli automatiquement en fonction de la valeur par défaut de l'article.
• Montant : Entrez le montant à ajouter au magasin.

Magasins

Les magasins sont des emplacements où les articles peuvent être stockés, généralement dans un bâtiment ou une pièce spécifique.

À gauche de chaque magasin, les points colorés indiquent l'état des règles de stock qui lui sont appliquées.

Voir 'Ajouter des règles de stock' au-dessus.

Rouge: Les articles sont en dessous de la valeur minimale.

Gris: Aucune règle de stock n'est appliquée à ce magasin.

Vert: Les articles sont au‑dessus de la valeur minimale.

• Créer: Créer une nouvelle pièce. Voir ci-dessous.
• Afficher le magasin: Sélectionnez un magasin et cliquez pour ouvrir la fenêtre du magasin. Voir ci-dessous.
• Afficher les articles dans le magasin: Sélectionnez un magasin et cliquez ici pour ouvrir la fenêtre Stock pour "nom de la pièce". Voir ci-dessous.
• Ajouter un approvisionnement: Sélectionner une pièce et cliquer ici pour ajouter un article à cette pièce. Voir ci-dessous.
• Plus
  • Supprimer: Supprimer la pièce sélectionnée. Les données sont supprimées de façon permanente et ne peuvent pas être récupérées.
  • xporter la consommation de stock: Télécharger une feuille de calcul détaillant tous les articles ajoutés et utilisés à partir de la pièce sélectionnée.

Créer un magasin

ÉquipementsMagasinsCliquer sur un filtreCréer

Nom: Identifie ce magasin dans la vue Liste et lors de l'ajout/sélection d'articles sur les Demandes d'intervention.

Placement: Si le magasin est une partie d'un bâtiment existant, vous pouvez sélectionner Bâtiment/étage/pièce ici.

Données principales

Visibilité: Cela détermine si ce magasin doit être limité à une équipe spécifique ou accessible à tous.

Si une équipe est sélectionnée ici, cette équipe pourra le voir et être autorisée à utiliser les articles de ce magasin lors du calcul du coût d'une Demande d'intervention.

Veuillez noter que cela remplacera le rôle 'Administrateur des actifs', de sorte que la création de magasins que vous ne pouvez pas voir soit possible. 

• Cliquez pour sélectionner les équipes.

Responsable: La personne responsable de ce magasin sera affichée avec son nom et son numéro de téléphone.

• Cliquez pour sélectionner la personne.

Lors de la sélection d'une personne responsable, vous avez la possibilité de choisir : 

• Équipe : Sélectionnez une personne parmi les équipes sélectionnées sous 'Visibilité'.
• Groupe d'équipe : Sélectionnez une personne parmi les équipes qui appartiennent au même groupe d'équipes que l'équipe sélectionnée sous 'Visibilité'.
• Contacts : Sélectionnez ou créez une personne de contact qui n'a pas accès à l'instance FM. Pour créer des contacts, vous devez faire partie d'un rôle utilisateur avec 'Modifier la masse du bâtiment' dans Emplacements. 
• Personnalisé : Créer une personne de contact pour cette pièce uniquement, les données ne peuvent pas être réutilisées ailleurs.

Afficher une pièce du magasin (modifier)

ÉquipementsMagasinsCliquez sur un filtreCliquez sur un local de magasinAfficher le magasin

Les données dans une pièce de magasin existante peuvent être modifiées en utilisant les mêmes outils que dans 'Créer'. Voir ci-dessus pour plus de détails.

• Historique : Cela suit les modifications des données du magasin, mais pas le contenu des articles.

Règles de stock: 

Les règles de stock peuvent être créées une fois que le magasin a été créé. Voir les règles de stock sous 'Ajouter des règles de stock' pour les options.

Les modifications des règles de stock sont immédiates et ne peuvent pas être annulées.

Afficher les articles dans le magasin.

Chaque magasin peut être ouvert, et les articles peuvent être gérés.

ÉquipementsMagasinCliquer sur un filtreCliquer sur un magasinAfficher les articles dans le magasin

• Afficher l'article : Sélectionnez un article dans la liste et cliquez ici pour ouvrir la fenêtre 'Article'. Voir les options de création et de modification des articles.
• Réapprovisionnement du magasin : Sélectionnez un article dans la liste et cliquez ici pour ajouter une quantité à ce magasin. Voir ci-dessous.
• Commande d’approvisionnement : Sélectionnez un article dans la liste et cliquez ici pour commander une quantité pour ce magasin. Voir ci-dessous.
• Plus
  • Déplacer l’approvisionnement : Sélectionnez un article et déplacez une quantité vers un autre magasin
  • Historique de l'article : Sélectionnez un article et cliquez ici pour voir l'historique de la quantité de l'article pour ce magasin.
  • Définir le magasin comme inactif : Sélectionnez un article et marquez-le comme inactif afin qu'il ne puisse pas être ajouté à une demande d'intervention à partir de cet entrepôt. Si un stock est créé pour cet article, vous ne pouvez pas le rendre inactif.
  • Activer le magasin : Sélectionnez un article et marquez-le comme actif afin qu'il puisse être ajouté à une demande d'intervention à partir de ce magasin.
  • Exporter vers Excel : Exporter la liste des articles dans ce magasin avec les données des colonnes visibles.

Réapprovisionnement du magasin

ÉquipementsMagasinsCliquez sur un filtreCliquez sur un magasinAfficher les articles du magasinSélectionnez un articleRéapprovisionnement du magasin

Si un article a déjà été ajouté au magasin, vous pouvez le réapprovisionner. Si vous devez l'ajouter pour la première fois, voir :Ajouter des articles à un magasin

• Prix d'achat: Rempli par le produit. Toutes les modifications affecteront tous les articles dans tous les magasins.
• Prix de vente: Rempli par le produit. Toutes les modifications affecteront tous les articles dans tous les magasins.
• Quantité: Saisissez la quantité à ajouter pour augmenter l'inventaire.
• Commande reçue: Cochez ceci si le réapprovisionnement fait partie d'une commande; vous devez choisir la bonne commande dans la vue de la liste à droite. Voir ci-dessous le stock de commande.
• Quantité reçue: Active uniquement si « Commande reçue » est cochée. Indiquez le montant reçu dans le cadre d'une commande. 

Commande d’approvisionnement

ÉquipementsMagasinCliquez sur un filtreCliquez sur un magasinAfficher les articles du magasinSélectionnez un articleCommander le réapprovisionnement

• Magasins: Affiche la pièce actuellement sélectionnée. Non modifiable ici.
• Article: Affiche l'article sélectionné. Non modifiable ici.
• Prix d'achat: Affiche le prix d'achat par défaut de l'article.
• Prix de vente: Affiche le prix de vente par défaut de l'article.
• Quantité: Saisissez la quantité de la commande. Ceci est la valeur qui sera visible lorsque vous sélectionnez une commande. Voir ci-dessus.
• Remarque : Saisissez une remarque pour cette commande d'achat.

Historique de l'article

ÉquipementsMagasinsCliquez sur un filtreCliquez sur un magasinAfficher les articles dans le magasinSélectionnez un articlePlusHistorique de l'article

Cela vous donnera un aperçu des mouvements des articles vers et depuis ce magasin.

• Ajouté: Quantité d'articles ajoutés via les actions Ajouter, Réapprovisionnement ou Déplacement.
• Retiré: Quantité d'articles utilisées sur une Demande d'intervention ou déplacées vers un autre magasin.
• Commandé : Quantité commandée via 'Commande d’approvisionnement'.
• En stock: Quantité d'articles après Ajout ou Retrait.
• Numéro de demande d'intervention : Si utilisé par une Demande d'intervention, le numéro de la demande est affiché ici.
• Utilisateur : Nom de l'utilisateur qui a effectué l'action.
• Date : Date de l'action. 

Ajouter des articles à un magasin

ÉquipementsMagasinsCliquez sur un filtreCliquez sur un magasinAjouter un article en stock

• Article : Commencez à taper pour rechercher des articles. Seuls les articles actifs seront visibles.
• Prix d'achat: Automatiquement renseigné après la sélection d'un article.
• Prix de vente: Automatiquement renseigné après la sélection d'un article.
• Quantité: Saisissez la quantité que vous souhaitez ajouter à ce magasin.