Comment utiliser le module Budget

Le module Budget dans FM vous permet de suivre les dépenses sur les ordres et les maintenances planifiées, ainsi que les factures, budgets, comptes et les dépenses prévues futures via le Plan sur 30 ans.

Module Budget

Les éléments suivants constituent le module Budget :

• Budget Suivi : Ceci affiche tous les budgets actifs avec les fonds alloués et l'état actuel de l'économie.
• Plan sur 30 ans : Ceci affiche toutes les demandes d'intervention et les coûts prévus pour les 30 prochaines années. Le coût simulé des actifs est également affiché ici.
• Projets : Cela affiche tous les projets actifs. Les projets peuvent être liés aux plans de projet pour suivre l'économie, et à une remise d'un projet de Dalux pour importer l'emplacement (BIM) et les données d'actifs. 
  

Suivi budgétaire

Cette zone affiche tous les budgets actifs et l'économie associée.

Toutes les entrées de la zone Budget : Cela répertorie les postes budgétaires de tous les budgets actifs. Ci-dessous se trouvent les filtres standard des budgets actifs. Ces filtres standard ne peuvent pas être retirés, renommés ou supprimés. 

Interventions non inscrites au budget : ordres de travail créés mais non affectés à un compte ou à un plan de projet doté d'un budget. 

Lorsque vous sélectionnez un poste budgétaire dans la fenêtre principale, la barre d'outils vous permet de :

• Afficher les demandes d'intervention liées : Afficher la liste de tous les ordres de travail liés à un compte alimenté par ce poste budgétaire.
• Afficher la série de demandes d'intervention liées : afficher la liste de tous les ordres de travail récurrents associés à un compte alimenté par ce poste budgétaire.
• Plus : Exporter la vue actuelle vers un tableur.

Colonne Budget

Cette colonne totalise le montant du budget pour chaque poste ajouté à ce budget, quel que soit le compte et le plan du projet.

• Colonne chargée : Si les factures sont activées pour l'instance FM, cette colonne totalise les 'Approuvé et payé' des demandes d'intervention. Si les factures sont inactives, cette colonne ne suit aucune information. 
• Colonne prédisposée : Si les factures sont activées pour l'instance FM, cette colonne totalise le montant facturé prévu pour les demandes d'intervention. Si les factures sont inactives, cette colonne totalise le montant prévu pour les demandes d'intervention.
• Colonne résiduelle : Si les factures sont activées pour l'instance FM, cette colonne totalise la différence entre les colonnes 'Budget' et 'Chargé' + 'Prédisposé'. Si les factures sont inactives, cette colonne totalise la différence entre les colonnes 'Budget' et 'Prédisposé'.

Plan sur 30 ans

Le plan sur 30 ans affiche toutes les demandes d'intervention et leurs coûts prévus pour les 30 prochaines années. Le coût simulé des actifs est également affiché ici.

Plan sur 30 ans : répertorie tous les ordres de travail ainsi que les coûts prévisionnels associés. Chaque colonne suit l'économie basée sur les dates limites des demandes d'intervention ou le coût simulé des équipements.

Vous trouverez ci-dessous le filtre standard Propriété. Le filtre standard ne peut pas être retiré, renommé ou supprimé.

Dans la fenêtre principale, vous pouvez :

• Créer : Cliquez ici pour créer une nouvelle demande d'intervention ou une maintenance planifiée.

Lorsque vous sélectionnez une demande d'intervention ou une maintenance planifiée, vous pouvez :

• Afficher l'intervention : Cela ouvrira une nouvelle fenêtre et affichera la demande d'intervention mise en évidence
• Modifier la date limite : Cela ouvrira une fenêtre où vous pourrez modifier la date limite et saisir une note. 
• Sélectionner un compte et un plan de projet : cette option ouvre une fenêtre affichant le compte et le plan de projet actuels. Vous pouvez modifier les valeurs ici.
• Plus : Vous pouvez supprimer l'ordre de travail sélectionné dans la section « Plus » et exporter les colonnes actuelles vers un tableur. Il est supprimé définitivement et ne peut pas être récupéré.

Projets

C'est ici que les différents projets et leurs informations peuvent être créés. Un lien vers les plans du projet permet de suivre l'évolution économique, et un lien vers un projet Handover permet de transférer les données BIM vers votre instance FM.

• Créer : Cliquez ici pour créer un nouveau projet
• Show : Cliquez ici pour ouvrir le projet et modifier le contenu
• More : Vous pouvez supprimer le projet mis en évidence sous Plus. Il est définitivement supprimé et ne peut pas être récupéré.

Créer des projets

Pour créer un nouveau projet, allez dans :

BudgetProjectsCréer

ou

Réglages Projets 'Projets'Créer

• Nom : Cela identifie le projet dans la vue de liste et la vue cartographique.
• État : Cela peut être actif ou inactif. Cela est utilisé pour le tri et ne modifie aucune fonctionnalité.
• Description : Il s'agit d'une brève description du projet et est utilisée pour identifier le but du projet.

Détails

• Somme : Cela indique le coût et est affiché dans la vue cartographique. Cela n'affecte pas les plans du projet liés.
• Phase : Cela indique la phase du projet. Les valeurs sont affichées sous forme de carrés verts dans la liste et la vue cartographique. Voir ci-dessous comment les créer.

Chef de projet

• Nom : Champ texte qui identifie le chef de projet et est utilisé pour le filtrage et le tri.
• E-mail : Champ texte identifiant l'e-mail du chef de projet, visible uniquement dans la fenêtre du projet.
• Numéro de téléphone : Champ texte identifiant le numéro de téléphone du chef de projet, visible uniquement dans la fenêtre du projet.
• Titre : Champ texte identifiant le titre du chef de projet, visible uniquement dans la fenêtre du projet.

Portée du projet

Ceci est une liste des bâtiments liés à ce projet. Créer un nouveau bâtiment ou en choisir un existant.

• : Cliquez ici pour en sélectionner un parmi les bâtiments existants
• Créer un nouveau bâtiment : Si vous avez l'autorisation de modifier la masse du bâtiment, vous pouvez créer un nouveau bâtiment ici.

Modifier le projet

Pour modifier un projet :

BudgetProjectsSélectionner un projet Show

ou

Réglages Projets “Projets” Sélectionner un projet Afficher

Plans de projets

• Ajouter : Ajouter un nouveau plan de projet au projet. Cela n'affecte pas la somme
• Supprimer : Sélectionnez un plan de projet dans la liste et retirez-le du projet

Dans le coin inférieur droit, vous pouvez joindre des documents à ce projet. S'il y a des documents sur un plan de projet, ils sont répertoriés ci-dessous la section des documents :

Créer et modifier des phases

Pour créer et modifier des phases :

Réglages Projets“Phase”

Survolez une phase avec la souris pour révéler les outils :

• : Modifier le nom
• : Supprimer la phase ; si vous supprimez une phase qui est déjà utilisée, vous devez en sélectionner une autre pour prendre sa place.
• Ajouter une phase : Ajouter une nouvelle phase

Faites glisser et déposez les phases pour changer la séquence.

Lien vers Handover

Si l'instance est configurée par Dalux, vous pouvez lier vers un projet Dalux Build et importer le modèle BIM avec localisation et équipements depuis le module Handover.

Budget Projets Sélectionner un projet AfficherLien vers Dalux Handover

Contactez votre responsable régional du succès client chez Dalux pour en savoir plus sur cette fonctionnalité.

Facture

Les factures permettent de suivre le montant de la facture, l'état, la date d'échéance et les documents joints. Ils peuvent être liés à des demandes d'intervention ou à un contrat de service pour suivre l'économie. 

Les filtres par défaut des Factures apparaissent toujours en haut et ne peuvent pas être modifiés :

• All invoices : Toutes les factures que vous avez l'autorisation de voir.
• My unpaid : Factures non payées dont vous êtes responsable.
• Team's unpaid : Factures non payées où l'un de votre équipe est responsable.
• Team's paid : Factures approuvées et payées lorsque vous êtes responsable.
• Team's rejected : Factures rejetées lorsque l'un de votre équipe est responsable.
• Données incorrectes : Toutes les factures auxquelles vous avez l'autorisation d'accéder et qui contiennent des données incorrectes.

Points de couleur

À gauche de chaque facture, le point coloré indique si cette facture a été ou sera payée à temps.

Si la date d'échéance d'une facture est après la date actuelle, elle est rouge.

Si elle est approuvée et payée avant la date d'échéance, elle est verte.

S'il n'y a pas de point coloré, alors il n'y a pas de date d'échéance, ou la date d'échéance est dans le futur.

Barre d'outils

La barre d'outils contient les outils suivants lorsqu'une facture est sélectionnée.

• Créer : Créez une nouvelle facture. Voir ci-dessous.
• Afficher la facture : Ouvre la fenêtre de facture, à partir de là vous pouvez modifier les données.
• Plus :
  • Supprimer : Supprimer les factures sélectionnées. Les données sont définitivement supprimées et ne peuvent pas être récupérées.
  • Exporter : Exporter les factures actuelles avec les données des colonnes visibles.

Créer une facture

Maintenance Factures Créer Facture

Joindre : Une facture peut être jointe à un contrat de service ou à un bon de travail ; elle apparaît alors dans la rubrique « Relations ».

Voir ci-dessous dans 'Afficher la facture' pour les détails.

État

• Reçu : La facture a été reçue et n'est pas payée. 
• Rejeté : La facture reçue mais ne sera pas payée.
• Article reçu : Les matériaux reçus pour le travail, mais ne sont pas payés.
• Approuver et payer : Le montant net est payé en totalité et affecte la colonne chargée d'un budget s'il a été ajouté à un compte.

Données principales

• Numéro de la facture : Champ obligatoire utilisé pour identifier la facture.
• Date de la facture : Saisissez la date à laquelle la facture a été reçue.
• Date d'échéance : Date de paiement de la facture. Cela affectera les points colorés décrits ci-dessus.
• Montant net : Saisissez le montant de la facture, cela affectera la colonne chargée lorsque la facture est payée et que l'économie est clôturée.

Aperçu

Ceci affiche la première page du premier document ajouté à la facture ; vous devez créer la facture avant de pouvoir ajouter des documents à une facture.

Voir ci-dessous sous 'Afficher la facture' pour les détails.

Afficher la facture (Modifier)

Maintenance Factures Sélectionner une facture Afficher la facture

État et Données principales peuvent être modifiés comme décrit sous Créer. Voir ci-dessus.

Documents

Modifier le document : Cliquez ici pour ajouter ou retirer des documents attachés à cette facture.

Relation

Demande d'intervention (voir l'image ci-dessus)

Si une facture est attachée à une demande d'intervention, elle sera affichée ici. Vous ne pouvez pas modifier les données directement ici à partir de la facture.  Cliquez Afficher la facture pour ouvrir la facture jointe. 

Contrat de service

Si une facture est attachée à un contrat de service, elle sera affichée ici. Vous ne pouvez pas modifier les données directement ici à partir de la facture. 

Cliquez le Afficher le prestataire pour ouvrir les fenêtres du prestataire.

Cliquez sur 'Afficher le contrat de service' pour ouvrir le contrat de service.