Comment commander des demandes d'intervention auprès d'un prestataire dans le Portail des prestataires

Cet article vous montrera comment commander des demandes d'intervention auprès d'un prestataire. Nous aborderons comment envoyer des demandes d'intervention aux prestataires et comment approuver ou rejeter le travail effectué par le prestataire.

Si vous souhaitez apprendre à configurer des entreprises pour le portail des prestataires, vous pouvez lire cet article : Configurer les entreprises pour le portail des prestataires.

Comment commander des demandes d'intervention auprès de prestataires

Il existe deux façons d'envoyer des demandes d'intervention aux prestataires. Vous pouvez affecter un prestataire à des demandes d'intervention existantes ou nouvelles, ou créer une nouvelle demande d'intervention lors de la consultation de l'entreprise.

Lors de la création ou de la modification d'une Demande d'intervention, faites défiler vers le bas jusqu'à la zone Responsable.

Sélectionnez un prestataire dans le menu déroulant ou utilisez l'icône pour ouvrir la liste complète des prestataires.

Lorsque vous sélectionnez un Prestataire, vous devez également définir une personne de contact. La personne de contact peut être quelqu'un sur place dans le bâtiment, qui peut aider le prestataire à accéder au site ou à se repérer.

La personne qui crée la Demande d'intervention est automatiquement assignée en tant que personne de contact, mais cela peut être changé en cliquant sur l'icône .

Vous pouvez sélectionner une personne de contact parmi :

• Équipe - Un utilisateur au sein de votre équipe
• Groupe d'équipe - Un utilisateur au sein des équipes de votre groupe
• Contacts - Un utilisateur parmi les contacts de l'instance.
• Personnalisé - Un contact personnalisé qui n'est pas dans l'instance.

Lorsque la demande d'intervention est créée, vous serez invité à commander la demande d'intervention ou non. Si vous cliquez sur 'Commander', la demande d'intervention est créée et la commande est envoyée au prestataire.

Si vous ne commandez pas la demande d'intervention, celle-ci sera marquée comme 'Nouveau, en attente de commande'.

Cela vous permet de parcourir la demande d'intervention avant de l'envoyer au prestataire.

Pour envoyer la Demande d'intervention, ouvrez-la à nouveau et cliquez sur Commander. Lorsque vous commandez une demande d'intervention, vous pouvez ajouter une note interne/externe facultative et des pièces jointes.

Le prestataire sera notifié par email lorsque la demande d'intervention sera commandée.

Comment commander directement depuis l'aperçu de l'entreprise dans le portail des prestataires

Vous pouvez également créer des commandes directement pour l’entreprise lorsque vous la consultez dans l’aperçu du portail des prestataires.

Vous pouvez trouver l’aperçu en accédant à :

Réglages Paramètres généraux Base de données : 'Entreprises'.

Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur Portail des prestataires et sélectionnez l’entreprise. Ouvrez-le en double-cliquant ou en cliquant sur Afficher l’entreprise.

Avec l’entreprise ouverte, vous pouvez cliquer sur Commander une demande d'intervention. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre de demande d'intervention, et le prestataire sera automatiquement affecté.

Après cela, le processus est le même que celui présenté ci-dessus.

Comment approuver ou rejeter le travail effectué par un prestataire

Si le prestataire a activé le paramètre 'Les interventions doivent être approuvées' dans le portail des prestataires pour l’entreprise, tout travail effectué par le prestataire doit être approuvé ou rejeté par le client (la personne ou l’équipe qui a émis la demande d'intervention).

Une commande marquée comme terminée par le prestataire peut être trouvée dans :

• Mes interventions - Si vous êtes le responsable direct de la commande
• Demandes d'intervention externes - Si vous n’êtes pas directement responsable, mais que vos autorisations d’utilisateur vous permettent de voir la commande

Dans les deux cas, la Demande d'intervention peut être ouverte en double-cliquant ou en utilisant Afficher la demande d'intervention.

Lorsque la demande d'intervention est ouverte, vous pouvez voir toutes les informations ajoutées et l'historique complet de la commande. En fonction de la configuration et du module actif, vous pouvez voir des informations telles que l'enregistrement du temps et l'économie.

Les options de réponse se trouvent en haut. Si vous êtes satisfait du travail du prestataire, cliquez sur Approuver, clôturer.

En fermant une demande d'intervention, vous pouvez ajouter des notes internes ou externes et joindre des pièces jointes. Si vous utilisez l'enregistrement du temps et l'économie, vous devrez peut-être renseigner des informations pour ces champs également avant que la commande puisse être clôturée. 

Cliquez sur 'Terminé' lorsque c’est fait et la commande sera clôturée.

Le prestataire peut trouver la Demande d'intervention terminée dans la boîte de réception Terminé et le client peut la trouver dans la boîte de réception Équipe terminée, clôturée.

Si une demande d'intervention est rouverte, elle devra passer par la même étape. Par exemple, être approuvé par le Prestataire.