Comment utiliser le Portail des prestataires en tant que prestataire sur ordinateur de bureau

Cet article vous montrera comment travailler avec les demandes d'intervention dans le Portail des prestataires.

Cet article est destiné aux entreprises qui utilisent le Portail des prestataires pour exécuter et communiquer sur les demandes d'intervention reçues par les utilisateurs dans Dalux FM.

Vue d'ensemble du Portail des prestataires

Selon la configuration et les autorisations, le Portail des prestataires peut sembler légèrement différent.

Pour cet exemple, la perspective est celle d'un administrateur d'entreprise et d'un répartiteur.

Le prestataire a reçu un accès supplémentaire à Positions et Équipements.

Lorsque vous vous connectez au Portail des prestataires vous verrez votre boîte de réception.

Dans la barre d'outils à droite, vous pouvez naviguer entre les différents modules tels que Positions et Équipements. Vous pouvez également accéder à Réglages si vous êtes administrateur d'entreprise.

Dans la barre latérale, vous verrez Demandes d'intervention, Plan de maintenance, et Formulaires.

Maintenance contient toutes les boîtes de réception et les archives pour les Demandes d'intervention. Ici, vous pouvez trouver les demandes d'intervention en cours et les demandes d'intervention closes (soit approuvées, soit rejetées).

Plan de maintenance contient un aperçu des Demandes d'intervention récurrentes qu'un client a attribuées au prestataire. Les demandes d'intervention récurrentes sont affichées avec l'intervalle indiquant quand les demandes doivent être terminées. Les demandes d'intervention sont générées automatiquement et ajoutées à la boîte de réception dans Demandes d'intervention.

Formulaires contiennent tout formulaire qui a été rempli. Un formulaire ne peut être rempli que dans le cadre d'une Demande d'intervention.

Équipements donnent un aperçu des actifs. Si le prestataire dispose également des droits de modification pour les Équipements, c'est à partir de ce menu que les Équipements peuvent être modifiés ou créés.

Réglages permettent à l'administrateur de l'entreprise de modifier la distribution des Demandes d'intervention et de définir les exigences en matière de répartiteur et d'approbation. L'administrateur de l'entreprise peut aussi ajouter, modifier ou désactiver des utilisateurs dans l'entreprise.

Approche recommandée pour gérer les demandes d'intervention

Le flux de travail ci-dessous est une ligne directrice générale. Le processus exact peut varier selon votre configuration, veuillez donc considérer ceci comme une bonne pratique plutôt que comme une exigence stricte. Chaque étape est expliquée plus en détail dans les chapitres suivants.

1. Approuver :
   Si vous pouvez accepter la demande d'intervention et disposez de toutes les informations nécessaires, approuvez-la et confirmez la date à laquelle le travail sera exécuté. 
2. Rejeter :
   Si vous ne pouvez pas accepter la demande d'intervention, ou si des informations clés manquent, rejetez-la et fournissez une explication claire du motif. 
3. Terminé :
   Une fois le travail effectué, marquez la demande d'intervention comme terminée. Ajoutez une brève description du travail effectué et joignez toute documentation pertinente en pièce jointe. 
4. Rejeté, renvoyé :
   Si la demande d'intervention ne répond pas aux attentes du client, celui-ci peut la rejeter. Dans ce cas, elle sera renvoyée pour action corrective.

Utilisez Approuver, Rejeter et Terminé pour communiquer avec votre client. Chaque action déplace la demande d'intervention vers la boîte de réception correspondante, indiquant que le client a une action à effectuer.
 

Accepter ou refuser une demande d'intervention

Vous pouvez ajouter une remarque, une pièce jointe, une date d'exécution et un coût prévu lors de l'acceptation du travail. Pour ouvrir la demande d'intervention, double-cliquez dessus ou sélectionnez-la et cliquez sur Afficher l'intervention.

Lorsque une Demande d'intervention est ouverte, les options de réponse s'affichent en haut. À partir d'ici, vous pouvez :

• Rejeter - Rejeter la commande. Vous pouvez ajouter une remarque et une pièce jointe lors du rejet de la Demande d'intervention.
• Approuver - Accepter la commande. Vous pouvez ajouter une note, une pièce jointe, une date d'exécution et un coût prévu lors de l'acceptation du travail. 
  La date d'exécution doit être antérieure à la date limite définie par le client, et le prix prévu peut devoir être approuvé par le client, selon les réglages.
• Terminé - Si le travail a été terminé. Lors de la finalisation d'une demande d'intervention, vous pouvez ajouter une remarque et des pièces jointes. Vous pouvez également indiquer le temps passé sur le travail et la date à laquelle il a été terminé.
• Plus -  Cela vous donnera des options supplémentaires, telles que l'ajout d'informations, l'impression, la création d'un ticket ou l'ajout de documents (visible uniquement si aucun n'a été ajouté).

Lorsque vous faites défiler la Demande d'intervention vers le bas, vous pouvez voir toutes les informations sur la commande.

Dans la zone Responsable, vous pouvez :

• Attribuer l'employé responsable
• Afficher la personne de contact pour la commande
• Voir à quel contrat de service la demande d'intervention appartient (le cas échéant)
• Voir quelle personne de votre entreprise est affectée à la demande d'intervention et la réaffecter si nécessaire

Dans cet exemple, nous allons accepter la demande d'intervention, nous cliquons sur Accepter.

Une nouvelle fenêtre apparaîtra, où vous pourrez ajouter une remarque, et définir aussi la date d'exécution et le coût prévu. Après avoir rempli les informations, cliquez sur « Approuver ».

Lorsque une Demande d'intervention est approuvée, le client recevra une notification par Email. La demande d'intervention passera du dossier Nouveau, non approuvé à celui Approuvé dans le portail des prestataires.

Affecter la demande d'intervention à un collègue

Une commande peut ensuite être affectée à un utilisateur spécifique au sein de votre entreprise si nécessaire. Cela se fait en sélectionnant la commande et en cliquant sur Affecter, puis en sélectionnant l'employé.

Comment terminer une commande

Lorsqu'une commande approuvée a été terminée, elle sera marquée comme telle, informant le client que le travail est terminé.

Pour terminer une commande, ouvrez la demande d'intervention et cliquez sur Terminé. Vous pouvez ajouter un message au client, ajouter des pièces jointes, et ajouter des enregistrements de temps. Cliquez sur 'Enregistrer' lorsque vous avez terminé.

Selon la configuration, la commande se situe désormais dans l'un de ces états :

• Terminé - Si la commande est terminée et clôturée par le prestataire
• Terminé, en attente du répartiteur - Si la commande a été terminée par un employé qui n'est pas le répartiteur
• Terminé, en attente de l'approbation du client - Si la commande a été terminée, mais que le client doit effectuer l'approbation finale

Lorsqu'une commande a été terminée et approuvée, elle sera déplacée vers le dossier Terminé.

Pour les administrateurs d'entreprise

Cette section expliquera les fonctionnalités supplémentaires auxquelles un administrateur d'entreprise a accès. Ces paramètres se trouvent en cliquant Réglages dans le menu latéral.

Paramètres du portail des prestataires

L'administrateur de l'entreprise peut contrôler si toutes les demandes d'intervention doivent être visibles par tous les employés ou si les demandes d'intervention doivent être dirigées vers un répartiteur.

Si l'option répartiteur est sélectionnée, un administrateur d'entreprise peut être ajouté en tant que répartiteur pour l'entreprise.

 Vous pouvez également contrôler si le répartiteur doit approuver le travail avant qu'il puisse être retourné au client.

Ajouter et gérer les utilisateurs

Les administrateurs de l'entreprise peuvent ajouter d'autres utilisateurs de l'entreprise au Portail des prestataires. Lorsque vous vous connectez au Portail des prestataires, cliquez sur Réglages. Cela ouvrira la fenêtre 'Modifier l’entreprise'.

Dans la section des "Utilisateurs", cliquez sur Ajouter. Vous saisissez ensuite leur e-mail et leur nom. Optionnellement, vous pouvez ajouter un numéro de téléphone et un poste.

Vous pouvez également définir si l'employé doit être administrateur.

Vous pouvez modifier les informations en sélectionnant un employé et en cliquant sur Modifier.

Si vous avez besoin de supprimer un employé, sélectionnez-le dans la liste et cliquez surDésactiver.