En tant que responsable de conception, il est important de garantir que tous les documents, plans et modèles sont organisés selon les manuels de projet et facilement accessibles à toutes les personnes impliquées dans le projet.
Bien que l'utilisation de codes de nom de fichier puisse raccourcir les noms de fichiers, ceux-ci peuvent ne pas être clairs pour tous les membres de l'équipe.
Pour remédier à cela, Dalux peut vous aider en rendant les métadonnées obligatoires et automatiquement remplies en fonction du code de nom de fichier, ce qui aidera à la fois les équipes de design et de construction, améliorant la clarté et la communication tout au long du projet.
Recherche et filtrage
Les fichiers sont organisés de manière à ce que toutes les personnes impliquées dans le projet puissent rapidement et efficacement trouver les informations dont elles ont besoin. Ce niveau d'organisation réduit le temps passé à rechercher des documents, minimise les erreurs causées par l'utilisation de fichiers obsolètes ou incorrects, et améliore la collaboration entre les équipes.
Les utilisateurs peuvent rapidement rechercher (1) et filtrer (2) les fichiers qu'ils recherchent.
De plus, les métadonnées peuvent automatiquement initier les processus d'approbation de conception et surveiller les données sur toutes les versions de fichier, vous donnant une visibilité complète sur quand et quelles modifications ont été mises en œuvre.
En savoir plus
Pour une explication plus détaillée sur la recherche et le filtrage, vous pouvez trouver des informations supplémentaires ici : Recherche et filtres dans Box.
Les métadonnées obligatoires
Pour chaque dossier, l'administrateur du projet peut rendre l'ajout d'informations obligatoire lors de l'ajout de fichiers. Cela aide à garantir que les informations requises sont fournies.
Lorsqu'un fichier est téléchargé dans un dossier avec des métadonnées obligatoires, chaque champ est marqué d'une étoile orange ; s'il n'est pas rempli, le fichier ne peut pas être téléchargé.
Remplir les métadonnées à partir du nom de fichier
Les métadonnées peuvent être automatiquement remplies à partir du nom de fichier, facilitant ainsi le téléchargement de fichiers.
Si le fichier suit la convention de nommage, le nom de fichier remplira automatiquement les métadonnées ; sinon, un avertissement s'affiche et les métadonnées doivent être remplies manuellement.
Le modèle de nommage de fichier peut même être rendu obligatoire, rendant impossible le téléchargement de fichiers qui ne suivent pas la convention de nommage.
Administration des métadonnées
Les enregistrements de métadonnées personnalisées ajoutent des informations supplémentaires sur les fichiers téléchargés. Bien que Dalux suive automatiquement les informations, nous recommandons d'ajouter des informations telles que le contenu et l'auteur.
Évaluez quelles informations sont importantes à documenter et aidez à trouver les bons fichiers pendant les phases de conception, de construction et de maintenance du projet.
Le type d'informations dépend de votre projet, mais certaines données courantes incluent :
- Origine : Documenter qui a créé le fichier, car cela peut différer de qui l'a téléchargé
-
Titre : Utilisé pour identifier le fichier dans
Position, et doit décrire le fichier en texte simple
-
(Sous-)Discipline : Utilisé pour structurer les plans, s'ils sont ajoutés à
- Type de fichier/plan : Catégorisez vos fichiers (évaluations, permis, etc.) et plans (Vue, Section, Plan de plafond, etc.)
- Niveau : Spécifiez le niveau d'un plan
Vous pouvez consulter ce guide sur la façon de configurer les métadonnées dans Dalux : Configurer les métadonnées.
Modèle de nom de fichier
Utilisez vos métadonnées personnalisées comme base pour créer un modèle de nom de fichier pour votre projet. Quelques recommandations générales lors de la mise en place des standards de nommage des fichiers incluent :
- Utilisez un séparateur cohérent, qui n'est pas utilisé dans les valeurs de métadonnées
- Gardez les métadonnées courtes et évitez les caractères spéciaux
- Ne mentionnez pas le statut du document dans le nom de fichier, il est suivi séparément dans les métadonnées des fichiers
- Évitez les données qui sont automatiquement documentées par Dalux, comme la date de téléchargement ou la version
Lisez cet article pour voir comment vous pouvez le configurer : Modèles de dénomination de fichier
Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon de configurer Dalux selon les meilleures pratiques, lisez ces articles :
Groupes d'utilisateurs - bonne pratique