Comment faire un rapport sur les fichiers dans les Soumissions

Cet article expliquera les fonctionnalités de révision des soumissions. Tous les réviseurs peuvent réviser en parallèle et créer des marges publiques et des commentaires sur les fichiers soumis. Ajouter une révision au flux de soumission est facultatif.

Comment ajouter des commentaires et des remarques

Les responsables de révision et les approbateurs ont la possibilité d'ajouter des commentaires dans les étapes 'Envoyer à la révision' et 'Approuver'.

Les commentaires fonctionnent de la même manière que dans toute autre fonctionnalité Box et peuvent être utilisés pour communiquer au-delà du processus de soumission.

Pour ce faire, accédez à

BoxSoumissionsSélectionnez votre soumissionOuvrir un fichierNouveau commentaire

Les révisions actives se trouvent dans Box Rapports Mes rapports.

Ouvrez une révision en double-cliquant dessus ou en la sélectionnant dans la liste et en cliquant Voir.

Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes d'utilisateurs ajoutés à l'étape de révision, il sera invité à choisir quel rôle de révision il a.

Une révision est organisée de la manière suivante :

1. Le bouton de changement de statut est situé en haut de l'écran. Cliquer sur Terminer la révision mettra fin à la révision pour l'ensemble du groupe de révision.
2. Le statut de la soumission peut être vu ici.
3. Le flux peut être vu en haut de la soumission. La case surlignée (dans ce cas 'Révision' montre l'étape actuelle de la soumission.
4. Les fichiers qui sont en cours de révision peuvent être vus ici. Cliquez sur un fichier pour l'ouvrir et accéder aux remarques et aux fonctions de marges publiques.
5. Les informations globales pour la soumission peuvent être vues ici.
6. Les pièces jointes ajoutées à la soumission peuvent être trouvées ici.
7. L'historique complet de la soumission est affiché ici et est mis à jour automatiquement.

En cliquant sur un fichier, il s'ouvrira, et à partir de là, il est possible d'ajouter et de voir les remarques et les commentaires pour le fichier.

Les remarques dans les soumissions n'ont pas de modèle qui peut être ajusté et ne sont assignées à personne.

Ils sont censés être des marges simples où les réviseurs peuvent laisser leurs opinions sur les fichiers. Les réviseurs peuvent supprimer leurs remarques (avant de terminer leur révision) mais ne peuvent pas supprimer les remarques des autres réviseurs.

De nouvelles remarques peuvent être ajoutées en cliquant sur Nouvelle remarque.

Vous devez créer au moins une marge en utilisant les outils de la barre d'outils en bas de la vue.

Lorsqu'une marge publique a été ajoutée, un titre et une description pour la remarque peuvent être rédigés.

Toutes les remarques peuvent être vues comme des marges publiques sur le fichier, ou dans une vue en liste dans le panneau latéral.

Cela peut être activé et désactivé en cliquant sur Afficher les remarques et en sélectionnant une option.

Vous pouvez également choisir de ne voir que les remarques de votre groupe en activant 'Afficher uniquement les remarques du groupe' dans le panneau latéral.

Vous pouvez ouvrir une remarque en cliquant sur la marge publique ou depuis la vue en liste dans le panneau latéral. Il est alors possible d'écrire un message sur la remarque. Chaque groupe d'utilisateurs dans la révision peut ajouter des messages aux remarques des autres.

Toute la correspondance est enregistrée dans la soumission lorsque la révision est terminée.

Comment compléter une révision

Lorsque un groupe de révision a terminé d'ajouter des remarques à la soumission, il peut marquer la révision comme complétée en cliquant sur Terminer la révision. Si des réponses de révision ont été configurées, elles peuvent être sélectionnées dans la fenêtre contextuelle, et il est possible d'ajouter un message.

Comment supprimer ou modifier les remarques

Il est possible de modifier ou de supprimer une remarque pendant le processus de révision pour votre groupe de révision actuel. Notez que vous ne pouvez pas modifier les marges publiques pour les remarques, seulement le titre et le message.

La modification d'une remarque peut être effectuée en ouvrant une remarque et en cliquant sur l'icône à côté du titre ou de la description.

Pour supprimer une remarque, survolez-la dans la vue en liste et cliquez sur . Vous serez invité à confirmer si vous souhaitez supprimer la remarque.

Comment approuver ou rejeter une soumission

Lorsque toutes les révisions sont marquées comme complètes ou qu'une date limite est dépassée, les utilisateurs dans le rôle d'approbateur peuvent évaluer la soumission et l'approuver ou la rejeter.

L'approbateur verra un aperçu des activités de la révision. Ils peuvent rapidement accéder aux remarques de chaque groupe de révision et voir les réponses de révision utilisées.

Un aperçu pour chaque groupe est affiché, et les remarques peuvent être ouvertes en cliquant sur l'icône .

Lors de la consultation des remarques faites pendant la révision, vous pouvez les affecter directement au soumissionnaire.
Il est également possible de les affecter manuellement si quelqu'un d'autre que le soumissionnaire doit être responsable.

Vous pouvez approuver/autoriser des fichiers individuels, mais rejeter la soumission dans son ensemble. Pour cela, le flux de révision doit avoir configuré la 'Distribution' des fichiers approuvés (Comment configurer les soumissions).

Ouvrez un fichier dans votre Soumission et cliquez sur Approuver les fichiers partagés ou Autoriser les fichiers publiés, respectivement. Les fichiers que vous approuvez individuellement de cette manière suivent la distribution configurée de la soumission, même si vous rejetez le reste de la soumission.

Lorsque la soumission a été évaluée, elle peut être approuvée ou rejetée avec Approuver ou Rejeter la soumission.

Les soumissions terminées et approuvées seront marquées avec le statut 'Terminé' et peuvent être triées et filtrées dans les dossiers Toutes les soumissions ou Toutes les révisions.

Ils seront également placés dans le dossier Rapports Archivé.

Si une soumission est rejetée, une nouvelle date limite doit être fixée, et il est possible d'écrire un message. La soumission retournera au statut 'En attente' et de nouveaux fichiers peuvent être ajoutés à la soumission. Le rejet est enregistré dans l'historique de la soumission.