Comment créer de nouvelles soumissions

Cet article présentera la marche à suivre pour créer une nouvelle soumission.

Une soumission contient différentes métadonnées qui aident à obtenir une traçabilité des livrables, telles que :

• Date limite de soumission
• Soumissionnaire (Groupe d'utilisateurs qui doit livrer les fichiers)
• Description
• Dossier cible (où les fichiers seront téléchargés dans Dalux Box)
• Espaces réservés (une liste de fichiers définie à l'avance, qui doivent être livrés avant de pouvoir soumettre)

Les soumissions permettent de gérer et suivre la livraison / soumission de fichiers planifiée sur les projets. La fonctionnalité de soumission vous permet de créer un flux de révision sur mesure et de documenter le processus de révision dans Dalux.

Comprendre le processus de soumission

Rôles dans les soumissions

Un processus de soumission dans Dalux a les rôles suivants :

• Gestionnaire de soumission
• Soumissionnaire
• Responsable de révision (facultatif)
• Réviseur (facultatif)
• Approbateur

Gestionnaires de soumission

Les gestionnaires de soumission sont responsables de la création de nouvelles soumissions. Il est également possible de permettre la création de nouvelles soumissions dans différents paquets, au niveau d'un groupe d'utilisateurs. Les soumissions sont toujours créées en tant que brouillons, et il incombe aux gestionnaires de soumission de commencer la soumission avec l'action 'Envoyer au soumissionnaire'.

Soumissionnaire

Les soumissionnaires sont définis pour chaque soumission et sont les groupes d'utilisateurs spécifiques qui peuvent soumettre des fichiers. Lorsque le soumissionnaire a téléchargé ses fichiers, il est responsable de marquer les fichiers comme soumis pour commencer la prochaine étape du processus.

Responsables de révision

Il est possible de définir un rôle de responsable de révision, comme étape facultative avant le processus de révision. Le responsable de révision sera responsable de vérifier les fichiers soumis avant d'envoyer la soumission pour 'Révision'. Si nécessaire, un responsable de révision a la possibilité d'ajouter des groupes supplémentaires au processus de révision avant d'envoyer les fichiers pour révision. Les responsables de révision peuvent également renvoyer la soumission à l'étape précédente.

Réviseur

Différents groupes peuvent être définis en tant que réviseurs et sont responsables de la révision et des commentaires sur les fichiers soumis avant la date limite fixée. Lorsqu'un groupe a terminé la révision, il peut définir le statut sur 'Signalé prêt'. Si la date limite est dépassée et est définie comme obligatoire, le statut de révision est automatiquement modifié en 'Terminé'.

Approbateur

L'approbateur est la dernière étape du processus de soumission et est responsable d'approuver ou de rejeter la soumission dans son ensemble.

État de la soumission

Un processus de soumission peut avoir les étapes suivantes :

• Brouillon
• En attente
• Soumis
• En cours de révision (Si une étape de révision a été ajoutée au flux de soumission)
• En attente d'approbation
• Signalé prêt

Brouillon

Les nouvelles soumissions sont créées dans un état de brouillon. Toutes les métadonnées sur la soumission peuvent être modifiées et la soumission ne sera pas encore visible pour les soumissionnaires, les responsables de révision ou les approbateurs. Aucune notification n'est envoyée. Les fichiers ne peuvent pas être téléchargés sur les soumissions dans l'état de brouillon.

En attente

Lorsque le processus de soumission commence, le statut est changé en attente. La soumission attend maintenant que le soumissionnaire télécharge des fichiers. Une notification par e-mail sera envoyée et la soumission est visible pour le soumissionnaire dans le dossier 'Mes soumissions'. La soumission n'est pas encore visible pour le responsable de révision ou les réviseurs. Les fichiers peuvent être téléchargés sur la soumission.

Soumis

Après que les fichiers aient été téléchargés, le soumissionnaire peut soumettre les fichiers et le statut changera. Si un responsable de révision a été ajouté au flux, il recevra une notification.

En cours de révision

Les fichiers soumis entreront dans le statut de révision si une étape de révision est dans le flux de soumission. Si un responsable de révision est également utilisé, il devra envoyer les fichiers pour révision. Les utilisateurs dans le(s) groupe(s) de révision reçoivent une notification.

Lorsque la soumission est dans le statut de révision, elle sera déplacée vers les dossiers Révisions dans Box.

Terminé

Lorsqu'une soumission est approuvée, elle sera marquée comme terminée et archivée dans Dalux.

Comment créer une nouvelle soumission

Pour commencer un flux de soumission, une nouvelle soumission doit être créée. Pour ce faire, allez à
Box  Soumissions Toutes les soumissions  Nouveau.

Notez que vous pouvez également créer de nouvelles soumissions à partir des différents Paquets. Cette méthode définit automatiquement le paquet pour la nouvelle soumission.

Lors de la création d'une nouvelle soumission, une nouvelle fenêtre apparaîtra, où la soumission peut être configurée.

• Nom - Nom de la soumission affiché dans les affichages de liste
• Package - À quel lot de soumission la soumission est liée
• Flux - Quel flux de révision doit être utilisé pour la soumission
• Soumissionnaire - Quel groupe d'utilisateurs soumet les fichiers
• Spéc. section - Une façon de catégoriser la soumission
• Spéc. sous-section - Si nécessaire, vous pouvez catégoriser davantage la soumission
• Date limite - Une date limite pour la soumission de fichiers
• Dossiers cibles - Dans quel(s) dossier(s) les fichiers soumis peuvent être chargés
• Description - Texte d'aide pour ajouter du contexte à la soumission

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur 'Enregistrer'. Si vous réalisez plusieurs soumissions, vous pouvez cocher 'Créer un autre' et une nouvelle fenêtre apparaîtra après avoir cliqué sur 'Enregistrer'. Les nouvelles soumissions sont toujours créées en tant que brouillons.

Une soumission est divisée en plusieurs zones. En tant que brouillon, il est possible de modifier toutes les métadonnées de la soumission.

1. Le bouton de changement de statut est situé en haut de l'écran. Note : Étant donné que la soumission est dans l'état de brouillon et que tout peut être modifié, il est également possible d'Envoyer au soumissionnaire sans créer de caractères de remplissage, malgré le fait que cela soit défini comme une exigence lors de la création d'une nouvelle soumission. Assurez-vous que la soumission est prête avant de l'envoyer au soumissionnaire.
2. Le statut de la soumission peut être vu ici.
3. Le flux peut être vu en haut de la soumission. Dans les états de brouillon et d'attente, il est possible de modifier les groupes associés à chaque étape, en cliquant dessus et en sélectionnant un groupe d'utilisateurs différent.
4. Les fichiers de remplissage sont créés et affichés ici - voir ci-dessous comment les fichiers de remplissage sont créés.
5. Les informations globales pour la soumission peuvent être vues ici. Ces valeurs peuvent être modifiées lorsqu'elles sont en brouillon ou en attente, en cliquant sur l'-icône.
6. Des pièces jointes peuvent être ajoutées à la soumission. Seuls les fichiers de Dalux Box peuvent être joints.
7. L'historique complet de la soumission est affiché ici et est mis à jour automatiquement.

Comment configurer des fichiers de remplissage

Si nécessaire, vous pouvez spécifier quels fichiers doivent être téléchargés sur la soumission. Cette étape est facultative.

Les espaces réservés peuvent être ajoutés manuellement ou copiés et collés à partir d'une feuille de calcul à 2 colonnes.

Pour ajouter un fichier de remplissage, cliquez Ajouter.

Le fichier téléchargé peut avoir n'importe quel nom, mais il doit correspondre au nom de fichier de remplacement en vue de remplir le caractère de remplissage et soumettre les fichiers.

Le soumissionnaire a la possibilité de télécharger des fichiers avec des noms de fichiers différents directement dans le caractère de remplissage, mais Dalux renommera le fichier pour qu'il corresponde au caractère de remplissage.

Tous les fichiers téléchargés en dehors des espaces réservés seront ajoutés en tant qu' 'Autres fichiers' à la soumission.

Lorsque la Soumission a été configurée comme désirée, le processus peut être démarré en cliquant sur Envoyer au Soumissionnaire. Cela change le statut en 'En attente' et notifie les utilisateurs dans le rôle de soumissionnaire.