Comment configurer les soumissions

Cet article traite de la façon de configurer les soumissions pour votre projet.

Les soumissions sont utilisées pour gérer et suivre les livraisons/fichiers planifiés sur les projets. La fonctionnalité de soumission vous permet d'adapter un flux de révision et de documenter le processus de révision dans Dalux.

Comment configurer les soumissions

Activer les soumissions

Pour activer les soumissions, allez à

Réglages Box Ajouter des fonctionnalités  'Soumissions' Activer.

Une nouvelle carte de fonctionnalité apparaîtra dans le menu des réglages, où la fonctionnalité de soumission peut être configurée.

Comment configurer des paquets

Le but des paquets est de structurer le grand nombre de soumissions qui seront créées dans le projet. Les paquets sont nécessaires pour les soumissions.

Un paquet typique pourrait être par exemple des architectes/ingénieurs, qui livrent des fichiers tels que des dessins et des spécifications, ou des sous-traitants qui livrent des fichiers comme des spécifications techniques/produits.

Pour créer et gérer des paquets, allez à Réglages Box Soumissions : 'Paquets'

Un paquet est requis pour une soumission et est sélectionné lors de la création d'une nouvelle soumission.

Comment définir les autorisations pour les paquets

Les paquets sont liés aux autorisations de groupe d'utilisateurs. L'autorisation est définie pour des groupes d'utilisateurs spécifiques.

Pour définir les autorisations, allez à

Réglages  Utilisateurs Ouvrir un groupe d'utilisateurs personnalisé Autorisations (Ajouter) Lots de soumission.

Vous pouvez attribuer aux groupes d'utilisateurs les autorisations suivantes au niveau du paquet :

• Lire - Afficher, imprimer et exporter toutes les soumissions dans le paquet.
• Créer - Créer des soumissions, définir des soumissionnaires et envoyer aux soumissionnaires.
• Gérer - Supprimer des soumissions et définir des groupes d'utilisateurs pour le 'Responsable de révision', 'Réviseur' et 'Approbateur'. Ils peuvent également forcer à terminer tous les rapports.

Vous pouvez voir plus d'informations sur le niveau d'autorisation en cliquant sur l'-icône.

Cela vous permet de donner à des groupes spécifiques des autorisations différentes pour les différents paquets - par exemple, des architectes étant autorisés à créer leurs livraisons mais ayant seulement un accès de visualisation dans d'autres.

L'autorisation de lecture permet également de donner à certains groupes d'utilisateurs un rôle d'observateur pour les soumissions dans certains paquets.

Comment configurer des sections de spécifications

Les spécifications ne sont pas requises pour les soumissions mais peuvent être utilisées comme références pour les éléments de soumission dans une section spécifique des spécifications du bâtiment du projet. Telles que des spécifications spécifiques au commerce, des conditions existantes, la suppression d'incendie, et ainsi de suite.

Ces références peuvent aider le soumissionnaire à consulter les spécifications qu'il doit prendre en compte lors de la livraison de ses fichiers.

Pour créer et gérer des 'Sections de spécifications', allez à

Réglages Box Soumissions : 'Sections de spécifications'.

Vous pouvez également copier et coller plusieurs lignes dans la spécification. dans la fenêtre des sections, comme lors de la création de paquets (voir ci-dessus).

Spéc. sections peuvent être choisies lors de la création d'une nouvelle soumission.

Comment configurer des flux de révision

Les flux de révision contrôlent comment les soumissions avancent dans le processus de soumission. Chaque paquet peut avoir plusieurs flux de révision, et vous pouvez attribuer plusieurs paquets au même flux de révision.

Pour créer et gérer vos flux de révision, allez à :

Réglages Box Soumissions : 'Flux de révision'.

Une nouvelle fenêtre s'ouvrira, où vous pourrez voir tous vos flux de révision et quels flux sont associés à quel paquet. Vous pouvez Ajouter de nouveaux, Modifier des existants, ou Supprimer des flux de révision existants.

Pour créer un nouveau flux de révision, cliquez Ajouter.

Les champs suivants sont requis :

• Un nom pour le flux de révision.
• Quels paquet(s) le flux de révision est associé.
• Un approbateur est responsable de l'approbation finale (ou du rejet) - un seul groupe d'utilisateurs peut être ajouté en tant qu'approbateur.
• Une échéance, que vous pouvez définir comme informative. S'il est obligatoire, les soumissions qui n'ont pas été complétées seront marquées comme 'approuvées'.

Il est possible d'élargir le flux de révision en ajoutant les éléments suivants :

• Un responsable de révision peut commencer la révision réelle ou retourner la soumission au soumissionnaire. Si nécessaire, un responsable de révision peut également ajouter plus de groupes à la révision, avant d'envoyer les fichiers pour révision.
• Définir un ou plusieurs réviseurs qui peuvent créer des remarques sur les soumissions et donner une réponse globale aux révisions. Les réviseurs ne peuvent pas rejeter une soumission - cela ne peut être fait que par l'approbateur.

Lorsque vous avez terminé de créer le flux de révision, cliquez sur 'Enregistrer'.

Distribution automatique des fichiers de soumission

Lors de la configuration d'un flux de révision, vous pouvez également configurer la distribution des fichiers approuvés. Cela se fait dans la zone de distribution en bas du flux de révision.

Des flux de révision de soumissions personnalisés peuvent déclencher un flux de fichiers ou distribuer des fichiers approuvés à différentes zones de fichiers. Cela vous permet d'automatiser ce qui arrive avec les fichiers lorsqu'une soumission est approuvée, soit en l'envoyant directement aux fichiers partagés/publiés, soit en démarrant une approbation/authentification.

Avec cette fonctionnalité, il est important d'utiliser uniquement les déclencheurs de flux normaux ou un déclencheur de flux de soumission.

Vous pouvez également choisir de distribuer des fichiers à des listes de distribution, en cliquant sur Ajouter à la liste de distribution dans la zone de distribution.

Comment configurer des réponses de révision

Vous pouvez personnaliser une liste de réponses de révision, pour faciliter aux utilisateurs de répondre aux révisions avec la même réponse formatée et codée par couleur.

Pour configurer des réponses de révision, allez à : 

Réglages Box Soumissions : 'Réponses de révision'.

Cela ouvre une nouvelle fenêtre pour créer et gérer les réponses de révision.

Pour créer une nouvelle réponse de révision, cliquez sur Ajouter. Les réponses peuvent être saisies dans la zone de texte.

L'ordre des réponses peut être modifié en faisant glisser et déposer les réponses dans l'ordre souhaité.

Si nécessaire, vous pouvez coder par couleur la réponse en cliquant sur le bloc coloré. Vous pouvez choisir parmi une liste prédéfinie de couleurs ou ajouter vos couleurs en utilisant soit des codes HEX soit des codes RGB.

Comment restaurer une soumission supprimée

Les soumissions supprimées peuvent être vues et restaurées depuis Réglages 'Soumissions supprimées'.