Comment utiliser les flux de fichiers

Dans cet article, nous allons expliquer pourquoi vous devriez utiliser la fonctionnalité 'Flux de fichiers' et comment l'utiliser.

Les zones de fichiers sont une caractéristique sous-jacente des flux de fichiers, car ceux-ci sont utilisés pour approuver et autoriser les fichiers entre les 3 zones de fichiers :

Fichiers

Fichiers partagés

Fichiers publiés

Fichiers peut être considéré comme un lieu pour les fichiers en cours de validation, tandis que Fichiers Partagés peut être considéré comme un lieu pour les fichiers prêts à la révision. La zone des fichiers publiés est pour les fichiers qui sont prêts à être publiés aux participants du projet.

Les Flux de fichiers sont des processus et des flux de travail qui déterminent comment les fichiers se déplacent entre les différentes étapes du partage de fichiers et donc comment ils se déplacent entre ces 3 différentes zones de fichiers.

Validation des fichiers

Il existe deux manières pour un fichier d'être approuvé : Approbation directe ou via les flux de fichiers. Dans cet article, nous allons passer en revue l'utilisation des flux de fichiers. Si vous souhaitez apprendre comment approuver directement des fichiers en utilisant uniquement la fonctionnalité de zones de fichiers, lisez notre article sur zones de fichiers.

Comment démarrer les flux de fichiers

Lorsqu'un flux de fichiers a été démarré, il sera déplacé vers sa première étape où il doit être approuvé. Le fichier apparaîtra pour l'utilisateur qui est défini pour approuver l'étape dans le flux de fichiers, dans la section En attente de mon autorisation :

Le fichier ne sera validé/autorisé que s'il passe toutes les étapes. Si l'utilisateur de la première étape approuve, mais que l'utilisateur de l'étape suivante ne le fait pas, le fichier ne passera pas le flux de fichiers.

Démarrer le flux de fichiers

Lorsque le flux est actif, l’initiateur du flux (dans notre exemple, l’architecte) peut soumettre un fichier pour être approuvé/autorisé sous

Box Fichiers Sélectionner le(s) fichier(s) Plus Démarrer le flux d'autorisation Sélectionner le flux de validation.

Dans la nouvelle fenêtre, vous verrez un aperçu de ce qui arrivera à chaque fichier. Pour lancer le flux, cliquez sur 'Lancer le flux'.

Le fichier sera ensuite acheminé vers la section Validations pour les fichiers publiés En attente d’autres autorisations. Pour la personne qui doit approuver les fichiers, cela sera placé sous En attente de ma validation :

Comment approuver/autoriser les fichiers dans les flux de fichiers

L'utilisateur qui doit approuver/autoriser un fichier sera notifié par e-mail.

Ils peuvent aussi voir quand les fichiers nécessitent une approbation/autorisation grâce à un compteur qui apparaît sur le module Box dans la barre latérale, et les compteurs dans le menu latéral pour

• Validations pour les fichiers partagés
• En attente de mon approbation
• Autorisations pour les fichiers publiés

Ils peuvent ensuite choisir d'approuver ou de rejeter le fichier. Pour ce faire, accédez à

Approuver :

Validations pour les fichiers partagés En attente de ma validation Sélectionnez le fichier Approuver ou Rejeter :

Autoriser :

Autorisations pour les fichiers publiés En attente de ma validation Sélectionnez le fichier Approuver ou Rejeter:

Créer des commentaires dans un flux de fichiers

Lorsqu'un fichier est dans un circuit de validation, l'utilisateur actuel (qui est l'approbateur) peut créer des commentaires. Ces commentaires peuvent être créés lors de l'approbation ou du rejet d'un fichier. Par exemple, un commentaire peut être rédigé pour la personne chargée de gérer les fichiers rejetés. Lors de la création d'un commentaire, l'utilisateur peut choisir parmi les canaux de communication disponibles et les types de commentaire.

Pour créer un commentaire, accédez à :

En attente de ma validation Sélectionnez le fichier Afficher Nouveau commentaire.

Puis créez une annotation, remplissez le formulaire de commentaire à droite, et cliquez sur 'Créer':

Obtenir un aperçu des fichiers dans les flux et leur statut

Les administrateurs de projet et les responsables de la planification du projet peuvent trouver un tableau de bord du flux de fichiers sur l'écran d'accueil de Dalux Box.

Le tableau de bord peut vous donner un aperçu de l'avancement des flux de fichiers dans votre projet et aide à identifier les goulets d'étranglement potentiels. Le tableau de bord affiche les échéances en retard et à venir pour les flux de fichiers, ainsi que leur répartition entre les groupes d'utilisateurs.

Une fois les flux de fichiers mis en place, vous pouvez obtenir un aperçu du statut des fichiers dans les flux de fichiers à l'aide de la vue en liste. Cela se fait en utilisant les colonnes de la vue en liste qui peuvent vous montrer :

• Colonne 'Dernière version dans le flux d'approbation/autorisation';
  • Si la dernière version d'un fichier est dans un flux de fichier :

• Colonne 'Dernière version dans Partagé/Publié'
  • Si la dernière version d'un fichier se trouve dans les zones de fichiers partagés/publiés :

• Colonne 'Démarré' (Date) et colonne 'Initié par' (Utilisateur)
  • Quand un flux a été lancé et par qui ?

Rapports de flux de fichiers

Vous pouvez imprimer ou exporter un rapport PDF de flux de fichiers pour les fichiers approuvés ou autorisés. Le rapport PDF inclut une miniature du fichier, sa version, le dossier Box dans lequel il se trouve et l'historique de son flux de fichiers. Vous pouvez voir ce qui ou qui a déclenché le flux et qui a terminé chaque étape, ainsi que le moment où chaque étape a été terminée.

Vous pouvez imprimer le rapport du flux de fichiers depuis l'affichage de liste ou directement depuis le fichier.