Cet article expliquera comment utiliser les attributions de lots de travail avec les formulaires pour accélérer le processus de connexion des formulaires aux lots ou aux flux de travail.
L'attribution des lots garantit que les lots ou les flux de travail corrects disposent des formulaires souhaités.
Une note sur les formulaires non associés
Les formulaires non associés à des lots ou flux de travail spécifiques seront considérés comme des 'formulaires publics'. Cela signifie que les formulaires seront visibles pour chaque participant au projet qui occupe le rôle de 'Créateur' dans n'importe quel lot du projet.
Cela signifie que tous ces utilisateurs dans tous les lots et flux de travail pourront créer de nouveaux 'formulaires publics' et modifier/consulter les 'formulaires publics' créés par d'autres utilisateurs.
Il est donc recommandé d'utiliser des attributions de lots avec des formulaires afin de contrôler qui peut les voir et les créer dans le projet.
Seuls les administrateurs de projet/Administrateurs Field peuvent supprimer des 'formulaires publics'. Les utilisateurs uniquement dans les flux de travail de point d'arrêt ou de validation n'ont pas accès aux 'formulaires publics'.
Comment gérer et créer des attributions de lots de travail
Droits d'utilisateur
La configuration de l'attribution des lots doit être réalisée par un administrateur Field ou un administrateur de projet.
Vous pouvez créer des attributions de lots individuelles et gérer les attributions existantes dans les réglages du projet.
Pour commencer, allez à : Réglages
Field
'Attribution des lots de travail'.
Depuis cette fenêtre, toutes les attributions de lots de travail peuvent être trouvées. Si aucune attribution de formulaires n'a encore été créée, la fenêtre sera vide.
De nouvelles attributions peuvent être créées en cliquant sur Ajouter. Lorsque vous faites cela, vous serez invité à sélectionner un type de formulaire et le lot auquel l'associer. Après avoir sélectionné un lot, il est également possible de sélectionner un flux de travail spécifique. Une fois terminé, cliquez sur 'Ajouter'.
L'attribution apparaîtra dans la zone Tous et dans le dossier approprié.
En sélectionnant une attribution dans la liste, elle peut être modifiée en cliquant sur Modifier. Lors de la modification, vous pouvez changer le lot et le flux de travail.
Si nécessaire, l'attribution peut également être supprimée en cliquant sur Supprimer.
Comment associer un formulaire à plusieurs lots ou flux de travail
Si vous souhaitez lier un formulaire à plusieurs lots ou flux de travail, vous pouvez le faire à l'aide du modèle de formulaire.
Pour commencer, allez à :
Réglages
Field
'Modèles de formulaires'
Sélectionnez un formulaire
Modifier.
Avec le formulaire ouvert, cliquez sur 'Réglages'. Sous le lot, cliquez sur 'Sélectionner'. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre, où vous pouvez sélectionner les lots ou flux de travail auxquels le formulaire doit être associé. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur 'OK' pour enregistrer votre travail.
N'oubliez pas d'enregistrer également le modèle de formulaire.
Les attributions seront alors également visibles dans la fenêtre 'Attribution de lot de travail'.
Comment associer plusieurs formulaires à un flux de travail
Si vous souhaitez associer plusieurs formulaires à un seul flux de travail, cela peut être fait à partir des réglages du lot/de flux de travail. Il est uniquement possible d'associer des formulaires à des lots, en suivant l'une des méthodes listées ci-dessus.
Pour commencer, allez à Réglages
Field
Lots.
Trouvez le lot et le flux de travail auquel vous souhaitez associer des formulaires. Survolez le flux de travail avec la souris et cliquez sur l'icône . Puis cliquez sur 'Modifier le flux de travail'.
Cela ouvrira une nouvelle fenêtre, où vous pourrez sélectionner un ou plusieurs formulaires à associer au flux de travail.
Cliquez sur 'OK' pour enregistrer votre travail. Les associations de lots de travail peuvent également être vues dans le menu d'attribution de lot de travail.
En savoir plus
Si vous souhaitez en savoir plus sur la configuration des formulaires, vous pouvez lire cet article : Comment configurer les formulaires.