Comment configurer le HelpDesk

Dans cet article, nous passerons en revue les paramètres de HelpDesk et comment ils affectent l'instance de HelpDesk. Les paramètres aideront les administrateurs de Dalux FM à personnaliser l'instance selon les besoins de leur organisation.

Vous trouvez les paramètres du HelpDesk pour configurer votre HelpDesk dans

RéglagesHelpDesk

Paramètres de connexion

Dans les 'Paramètres de connexion', vous gérez comment les utilisateurs devraient se connecter à votre HelpDesk et quelles informations ils doivent fournir lors de l'inscription d'un nouveau compte :

Informations de connexion requises

Si vous utilisez Régions d'utilisateur dans votre instance, activez 'ID HelpDesk'.

Les ID de HelpDesk sont attribués à différentes régions utilisateur qui identifient la région spécifique lors de l'accès au HelpDesk. Exiger ces ID pour se connecter permet un contrôle facile sur les bâtiments que les utilisateurs peuvent voir et pour lesquels ils peuvent créer des tickets.

Ils ne verront que les bâtiments associés à la région pour laquelle l'ID HelpDesk est saisi.

Lorsque ce paramètre est activé, les utilisateurs devront entrer l'ID de HelpDesk lors de la connexion.

Pour voir comment cela affecte la connexion de l'utilisateur, vous pouvez lire : Comment envoyer des Tickets à l'aide de l'application mobile HelpDesk.

Il est également possible de définir le nom et le numéro de téléphone comme informations requises. Ces champs sont toujours disponibles lors de la connexion, même lorsqu'ils ne sont pas requis.

Paramètres de vérification de connexion

Exiger l'authentification à deux facteurs 

Activez l'authentification à deux facteurs pour accroître la sécurité de votre instance. Cela enverra un code à 4 chiffres à l'utilisateur qu'il devra entrer avant de pouvoir se connecter (pour voir à quoi cela ressemble pour l'utilisateur, vous pouvez lire : Comment envoyer des Tickets à l'aide de l'application mobile HelpDesk.) Ce code est envoyé à l'adresse email de l'utilisateur.

Notez que les utilisateurs devront toujours saisir un code à 4 chiffres lorsqu'ils ouvrent leurs tickets précédents dans 'Mes tickets', que l'authentification à deux facteurs soit activée ou non.

Exiger le consentement RGPD

Si les utilisateurs doivent consentir aux documents RGPD lors de la connexion à votre instance HelpDesk, vous pouvez activer et lier les documents ici.

Si vous avez activé 'Exiger le consentement RGPD', vous pouvez ajouter une URL vers les documents dans 'URL vers les détails du consentement RGPD'.

Lors de la connexion, les utilisateurs devront accepter les termes et conditions, qui renvoient à l'URL que vous avez ajoutée :

Ajoutez une adresse dans 'Email de consentement' si les informations sur tout utilisateur donnant le consentement RGPD doivent être envoyées par email :

Paramètres de domaine

Valider le domaine email (exiger un domaine spécifique pour la connexion)

Si vous souhaitez permettre la création de tickets uniquement pour les utilisateurs de domaines email spécifiques, vous pouvez activer 'Valider le domaine email'.

Cela est particulièrement utile si vous avez placé des codes QR dans des lieux publics, mais souhaitez vous assurer que seul le personnel interne peut envoyer des tickets HelpDesk.

Cliquez sur Ajouter et saisissez un domaine pour l'ajouter à la liste des domaines valides. Vous pouvez ajouter plusieurs domaines pour différents noms de domaine de premier niveau ou d'autres situations.

Vous pouvez vérifier la validité de votre configuration en cliquant sur Tester la validation et en saisissant une adresse e-mail dans le champ prévu à cet effet.

Paramètres de HelpDesk

Les 'Paramètres du HelpDesk' vous permettent de configurer les paramètres généraux pour le HelpDesk sur votre instance.

• Afficher le plan d'étage : Permet aux utilisateurs de placer leurs tickets sur un plan d’étages au lieu de simplement un bâtiment.
• Afficher la date limite : Si activé, les utilisateurs qui consultent leurs tickets ouverts dans 'Mes tickets' peuvent voir la colonne 'Prévu' comme la date limite planifiée.
• Afficher l'historique : Les utilisateurs peuvent voir toutes les modifications apportées à leur ticket.
• Activer les assets : Les utilisateurs peuvent créer des tickets sur des assets spécifiques au lieu de plans d'étage ou de bâtiments.
• Scan QR : Les utilisateurs peuvent scanner des codes QR à partir de l'application HelpDesk pour placer automatiquement des tickets dans un endroit spécifique.
• Afficher le raccourci QR : Un raccourci pour le scan QR est disponible sur le menu principal du HelpDesk dans l'application.

Imprimer des QR-Codes pour les pièces

En cliquant sur 'Imprimer des codes QR pour les chambres', vous pouvez sélectionner une ou plusieurs chambres pour imprimer les codes QR.

Utilisez les options de filtre pour affiner les résultats avant de sélectionner les pièces.

Pour ce faire, sélectionnez une pièce (Shift+clic ou Ctrl+clic pour en sélectionner plusieurs), puis cliquez sur Générer des codes QR.

Les codes QR facilitent l'ajout d'informations de localisation pour leurs tickets par le reporter en scannant le code.

Reçu pour rapporteur

La fonctionnalité 'Reçu pour le rapporteur' vous permet de concevoir le reçu que les rapporteurs reçoivent lorsqu'ils créent un billet dans le portail HelpDesk ou depuis l'application HelpDesk. 

Vous avez des outils de formatage de texte de base pour personnaliser le reçu, comme gras, italique et souligné. Ajoutez des liens au reçu selon vos souhaits et cliquez sur 'Aperçu' pour voir comment le reçu apparaît à l'utilisateur.