Modèles de dénomination de fichier

Cet article traite des modèles de dénomination de fichier et de la manière dont ils peuvent être utilisés dans Dalux Box.

Les modèles de dénomination de fichier peuvent être utilisés pour obliger l'utilisation d'une certaine nomenclature de fichiers, pour tous les dossiers ou pour certains d'entre eux. Les modèles de dénomination de fichier utilisent des champs de métadonnées créés sur mesure. Ceux-ci se rempliront automatiquement si le nom de votre fichier suit le modèle de dénomination.

Vous pouvez utiliser plusieurs modèles de dénomination de fichier dans le même projet.

Avant de configurer des modèles de dénomination de fichier

Pour utiliser les modèles de dénomination de fichier, vous devez d'abord définir des champs de métadonnées personnalisés qui sont utilisés dans le modèle. Les métadonnées sont dépendantes de facteurs tels que la normalisation des noms de fichiers dans votre région ou domaine d'activité. Il est donc conseillé d'évaluer quels champs de métadonnées vous avez besoin pour vos modèles de dénomination de fichier.

Note : Les modèles de dénomination de fichier doivent répondre aux exigences du projet. Il pourrait être nécessaire de créer plusieurs modèles de dénomination de fichier différents pour différents types de documents. Comme créer trois modèles de dénomination de fichier séparés pour les plans, les documents et les modèles pour chacun de leurs dossiers respectifs.

Dans cet article, nous utilisons les champs de métadonnées suivants comme exemples :

• ID de projet (Tous les fichiers)
• Zone de connaissance (Tous les fichiers)
• Type de fichier (Plans et modèles)
• Type de contenu (Tous les fichiers)
• Type de feuille (Plans)
• Nom du document (Tous les fichiers)

Ces champs de métadonnées ont été créés sous forme de listes avec des valeurs prédéfinies selon le modèle de dénomination de fichier que nous souhaitons utiliser. La seule exception est "Nom du document" qui est un champ de texte, permettant des métadonnées en texte libre.

Comment créer un modèle de dénomination de fichier ?

Pour commencer à créer des modèles de dénomination de fichier, allez à Réglages 'Modèles de dénomination de fichier'.

Dans la fenêtre des modèles de dénomination de fichier, vous pouvez ajouter/modifier/supprimer des modèles de dénomination de fichier sur le projet. C'est également à partir d'ici que vous liez les modèles de dénomination de fichier aux divers dossiers auxquels ils doivent s'appliquer.

Pour créer un nouveau modèle de dénomination de fichier, cliquez sur Ajouter et nommez le modèle de dénomination de fichier. Cela ouvrira l'éditeur de modèle de dénomination de fichier. Cette fenêtre est divisée en deux sections :

• La section de gauche contient les types de métadonnées (Texte/Liste) et une option de séparateur.
• La section de droite contient le modèle de dénomination de fichier.

Le modèle est créé en faisant glisser des champs de gauche à droite.

Vous pouvez utiliser des champs de métadonnées de texte/liste personnalisés ou les champs Dalux 'Description du contenu' et 'Numéro' pour créer le modèle. Dans cet exemple, nous allons utiliser les champs de métadonnées personnalisés mentionnés ci-dessus.

Tout d'abord, faites glisser un champ de métadonnées de la gauche vers la droite et sélectionnez le champ de métadonnées à utiliser dans la fenêtre contextuelle. Vous devez ensuite ajouter un séparateur (dans ce cas, nous utilisons un tiret bas) et répéter le processus avec les autres champs de métadonnées. Notez qu'un champ sur deux doit être un séparateur.

Lorsque le modèle de dénomination de fichier a été créé, il est possible de le prévisualiser en cliquant sur 'Tester le modèle de dénomination' dans le menu du haut. Cela ouvrira un aperçu du modèle de dénomination de fichier, vous permettant de vous assurer qu'il fonctionne comme prévu.

Avant d'enregistrer le modèle de dénomination de fichier, vous pouvez également décider s'il doit y avoir des caractères interdits ou si le modèle de dénomination de fichier est obligatoire. Le modèle peut également être renommé.

Caractères interdits

Si vous avez des champs de texte dans votre modèle de dénomination de fichier, vous pouvez définir si certains caractères ne sont pas autorisés dans la partie correspondante du nom de fichier. Ceci se paramètre dans 'Modifier les caractères interdits'.

Note : NE séparez PAS les caractères avec un espace ou une virgule par exemple, car cela ajoutera l'espace/la virgule elle-même comme caractère interdit.

Dans cet exemple, nous utilisons le tiret bas comme séparateur, donc nous ajoutons "_" comme caractère interdit.

Cela empêche l'ajout de fichiers dans Dalux si la partie 'Nom du document' du nom de fichier contient un tiret bas (si le modèle de dénomination de fichier est défini comme obligatoire). Si le modèle n'est pas défini comme obligatoire, un avertissement s'affichera pendant le processus de téléchargement.

Dans cet exemple, le nom de fichier suivant serait accepté :

DLT001_K01_C07_F01_H1_Plans Étage 1

Alors que le nom de fichier suivant serait refusé :

DLT001_K01_C07_F01_H1_Plan du niveau 1

(En raison des tirets bas dans 'Nom du document').

La liste des caractères interdits apparaîtra également en bas à gauche de la fenêtre.

Modèles de dénomination de fichier requis

Les modèles de dénomination de fichier peuvent être définis comme obligatoires en bas de la fenêtre des modèles de dénomination de fichier.

Les fichiers devront ainsi être nommés selon le modèle de dénomination de fichier dans le dossier donné avant de pouvoir être ajoutés. Les fichiers ne peuvent pas être renommés dans Dalux lors du téléchargement.

Si le modèle de dénomination de fichier n'est pas défini comme obligatoire, vous recevrez un avertissement indiquant que les fichiers ne respectent pas le modèle. Si un nom de fichier ne respecte pas les modèles de dénomination de fichier, Dalux remplit automatiquement les métadonnées avec les valeurs correctes. Vous pouvez toujours remplir manuellement les champs qui n'ont pas pu être remplis automatiquement avant de téléverser votre fichier.

Sélection des dossiers pour les modèles de dénomination de fichier

Pour utiliser les modèles de dénomination de fichier créés, ils doivent être liés à des dossiers dans la structure de dossiers Box. Ceci se paramètre dans la fenêtre des modèles de dénomination de fichier dans Réglages Box.

Sélectionnez un modèle de dénomination de fichier dans la liste et cliquez sur Sélectionnez les dossiers. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre affichant la structure de dossier du projet. Vous pouvez ensuite sélectionner un ou plusieurs dossier(s) ou sous-dossier(s) au(x)quel(s) le modèle de dénomination de fichier doit s'appliquer. Une fois terminé, cliquez sur 'Enregistrer'.

Les dossiers sélectionnés s'afficheront dans l'aperçu de la liste, et le modèle de dénomination de fichier sera actif dans les dossiers sélectionnés.

Ajout de fichiers en utilisant des modèles de dénomination de fichier

Lors de l'ajout de fichiers conformes au modèle de dénomination de fichier dans des dossiers de Dalux Box, les champs de métadonnées seront automatiquement remplis. Il est possible de les modifier si nécessaire.

Tout fichier qui ne respecte pas le modèle de dénomination de fichier sera soit ignoré (si le modèle de dénomination de fichier est défini comme obligatoire), soit vous recevrez un avertissement indiquant que le nom de fichier ne suit pas les exigences de nomenclature.

Une fois les fichiers téléchargés, vous pouvez utiliser les colonnes et filtres pour les métadonnées importées du nom de fichier.