Dans cet article, nous allons expliquer comment activer les questions et réponses pour votre appel d'offre et comment répondre aux questions posées par les soumissionnaires.
En utilisant la fonctionnalité questions et réponses, vous pouvez facilement gérer les questions des soumissionnaires pour votre appel d'offre avec plusieurs options sur la manière de fournir des réponses.
Activer et configurer les questions et réponses
Autorisations utilisateur
L'activation des questions et réponses se fait individuellement pour chaque appel d'offre et doit être effectuée par un utilisateur du groupe d'utilisateurs 'Responsables de l'appel d'offre'.
Pour activer les questions et réponses, cochez la case 'Activer les questions et réponses' dans la fenêtre de création de l'appel d'offre (si l'appel d'offre a déjà été créé, vous pouvez le sélectionner et cliquer sur Modifier):
Astuces et conseils
Les soumissionnaires ne pourront pas poser de questions tant que l'appel d'offre n'a pas commencé.
Questions publiques
Les questions sont privées par défaut, ce qui signifie que seul le responsable de l'appel d'offre peut les voir.
Cochez la case 'Questions publiques' pour permettre à tous les soumissionnaires et observateurs de voir les questions.
Notez que seul le contenu de la question est visible ; l'identité du soumissionnaire qui a posé la question reste anonyme.
Date limite des questions
Une date d'échéance pour les questions peut être définie afin d'indiquer une date limite pour les questions pouvant recevoir des réponses. Vous pouvez activer ou désactiver l'autorisation pour les soumissionnaires d'envoyer des questions après l'échéance.
Gérer les questions
Répondre aux questions peut se faire de plusieurs façons.
Peu importe la façon dont les questions sont répondues, la réponse sera visible par chaque soumissionnaire invité à l'appel d'offre.
Nouvelle réponse générale
Pour faire une réponse générale à une question, allez à Questions et réponses
Nouvelle réponse générale.
Remplissez ensuite un titre et un contenu pour la réponse :
Les réponses générales sont toujours publiées immédiatement après leur envoi et ne peuvent pas être définies comme privées.
Répondre aux questions
Si vous souhaitez répondre directement à une question spécifique, vous pouvez choisir de publier une question avant d’y répondre. Publier une question la rend visible à tous les soumissionnaires du projet, cependant, les informations du soumissionnaire resteront masquées.
Important
Le contenu de la question sera toujours publié, ainsi si un soumissionnaire a inclus ses informations dans la question, celles-ci seront publiées avec la question.
Pour publier une question, sélectionnez-la et cliquez sur Publier la question ou ouvrez la question en double-cliquant dessus ou en la sélectionnant et en cliquant sur
Afficher.
Lorsque la question a été publiée, vous pouvez y répondre.
Cela ouvrira une fenêtre où vous pourrez répondre directement. Remplissez la réponse et cliquez sur 'Envoyer':
La réponse sera affichée comme une réponse directe dans l'affichage de liste pour les questions, en étant marquée par un 'Re:' comme préfixe du titre et un retrait pour l'entrée :
En savoir plus
Si vous voulez en savoir plus sur la création d'un Tender, lisez cet article : Comment créer un Tender.