Les modèles de rappel de tâches dans Dalux peuvent créer une page de garde personnalisée pour les rappels de tâches. Plusieurs modèles de rappel de tâches peuvent être créés et utilisés. Cela signifie que des modèles peuvent être créés pour différents types de rappels ou étapes dans le projet. Les modèles de rappel de tâches sont créés à partir de balises de caractères de remplissage pour diverses données générées automatiquement à partir du projet et de champs de texte libre.
Comment configurer un modèle de rappel de tâche
Autorisations
La configuration des modèles de rappel de tâches doit être effectuée par un administrateur de projet ou de Field. Les modèles de rappel de tâches peuvent être activés dans :
Réglages
Ajouter des fonctionnalités
'Modèles de rappel de tâches'
Activer.
Pour commencer à créer ou à modifier des modèles de rappel de tâches, allez à
Réglages
Field
'Modèles de rappel de tâches' dans la carte de fonctionnalités des tâches :
Cela ouvre une nouvelle fenêtre où les modèles de rappel de tâches peuvent être créés et gérés. Pour créer un nouveau modèle de rappel de tâches dans le projet, cliquez Ajouter. Les nouveaux modèles peuvent être créés ou importés depuis le profil de l'entreprise. Pour commencer avec un nouveau modèle, cliquez sur 'Créer nouveau'.
Sujet, type de rapport et espaces réservés
Un modèle de rappel de tâches doit avoir un 'Sujet'. C'est le nom du modèle qui apparaîtra lors de la sélection d'un modèle à utiliser pour les rappels de tâche. Le sujet est également utilisé pour le nom du fichier du rapport.
Il existe trois types de rapports pour les modèles de rappel de tâches :
- Rapport de tâche - Inclut chaque tâche comme un rapport de tâche séparé (Max. 10 tâches par rapport)
- Rapport d'état - Inclut les tâches dans un aperçu de rapport d'état (Max. 50 tâches par rapport)
- Pas de rapport - N'inclut que la page de garde générée à partir des modèles de rappel de tâches
Dans tous les cas, les tâches sélectionnées pour un rappel apparaîtront dans l'email envoyé au destinataire. Lors de l'utilisation des modèles de rappel de tâches, vous ne pouvez envoyer qu'à un destinataire à la fois.
Les espaces réservés bleus à droite de la fenêtre peuvent être ajoutés au modèle en cliquant dessus.
Ci-dessous se trouve un tableau expliquant les différents espaces réservés. Toutes les données des espaces réservés sont récupérées depuis Dalux.
| Nom de l'espace réservé | Étiquette utilisée dans Dalux | Explication |
| Numéro | {NO} | Affiche le préfixe et le numéro des tâches sélectionnées sur une seule ligne, chaque numéro de tâche étant séparé par une virgule. |
| Titres | {TITLES} | Affiche les titres des tâches sur une seule ligne, chaque titre étant séparé par une virgule. |
| Tableau des dates limites | {TASK_TABLE} |
Crée un tableau de tâches contenant des colonnes pour le « Type » de tâche, le « N° », le « Sujet » et la « Pièce ». Le tableau inclut également les informations sur les dates limites et la date d'envoi du dernier rappel. |
| Nom de projet | {PROJECT_NAME} | Inscrit le nom du projet. |
| Logo du projet | {PROJECT_LOGO} | Ajoute une petite vignette du logo du projet. |
| Photo du projet | {PROJECT_PHOTO} | Ajoute une petite vignette de la photo du projet. |
| Logo de l'entreprise | {COMPANY_LOGO} | Ajoute une petite vignette du logo de l'entreprise (à partir du profil de l'entreprise). |
| Date d'envoi | {SENT_DATE} | Inscrit la date et l'heure d'envoi du rappel au format mois-jour-année-heure (par ex. September 12 2023, 11:00 AM). |
| Date d'envoi de rappel de tâche précédent | {PREV_REMINDER_SENT_DATE} | Inscrit la dernière date et heure d'envoi du rappel, au format mois-jour-année-heure (horloge de 12 heures) (par ex. September 12 2023, 11:00 AM). |
| Signature de l'expéditeur | {SENDER_SIGNATURE} | Inscrit le nom de la personne qui envoie le rappel. |
| Numéro de téléphone de l'expéditeur | {SENDER_PHONE} | Inscrit le numéro de téléphone de la personne qui envoie le rappel. |
| Titre du poste de l'expéditeur | {SENDER_WORK_TITLE} | Inscrit le titre de la personne qui envoie le rappel. |
| Nom de l'entreprise de l'expéditeur | {SENDER_COMPANY_NAME} | Inscrit le nom de l'entreprise de la personne qui envoie le rappel. |
| Adresse de l'entreprise de l'expéditeur | {SENDER_COMPANY_ADDRESS} | Inscrit l'adresse de l'entreprise de la personne qui envoie le rappel. |
| Nom du destinataire | {RECIPIENT_NAME} | Inscrit le nom de la personne recevant le rapport de rappel des tâches. |
| Numéro de téléphone du destinataire | {RECIPIENT_PHONE} | Inscrit le numéro de téléphone de la personne recevant le rapport de rappel des tâches. |
| Titre du poste du destinataire | {RECIPIENT_WORK_TITLE} | Inscrit le titre de la personne recevant le rapport de rappel des tâches. |
| Nom de l'entreprise du destinataire | {RECIPIENT_COMPANY_NAME} | Inscrit le nom de l'entreprise de la personne recevant le rapport de rappel des tâches. |
| Adresse de l'entreprise du destinataire | {RECIPIENT_COMPANY_ADDRESS} | Inscrit l'adresse de l'entreprise de la personne recevant le rappel. |
| Nom du contrat | {CONTRACT_NAME} | Inscrit le nom du contrat associé au lot auquel appartient la personne recevant le rappel de tâche (voir ci-dessous comment travailler avec les contrats). |
| Date de contrat | {CONTRACT_DATE} | Inscrit la date du contrat associé au lot auquel appartient la personne recevant le rappel de tâche (voir ci-dessous comment travailler avec les contrats). |
Création de contrats pour les modèles de rappel de tâches
Remarque
Les contrats doivent être activés dans le profil de l'entreprise, avant qu'ils ne puissent être utilisés sur les projets.
Cela peut se faire dans :
Standardisation
Bibliothèques
'Bibliothèque Field'
'Modèle de rappel de tâche'
Les contrats peuvent être activés sur les projets en allant dans
Réglages
Field
Ajouter des fonctionnalités
'Contrats'
Activer.
Une carte de fonctionnalités 'Contrats' apparaîtra ensuite dans les réglages. Pour ajouter ou modifier des contrats sur le projet, cliquez sur 'Contrats'. À partir de là, les contrats peuvent être ajoutés, modifiés ou supprimés.
Pour créer un nouveau contrat, cliquez Ajouter. Le contrat nécessite un nom et une date. Si nécessaire, un lot de travaux peut être associé.
Lors de la création de modèles de rappel de tâches, si vous utilisez les espaces réservés pour les contrats, le nom et la date du contrat ne seront affichés que sous deux conditions.
- Premièrement, un lot doit être lié à un contrat.
- Deuxièmement, le destinataire doit faire partie du même lot que le contrat lié.
Notez que chaque lot ne peut être associé qu'à un seul contrat, mais un contrat peut avoir plusieurs lots.
Exemple de modèle de rappel de tâche
Ci-dessous se trouve un exemple de modèle de rappel de tâche dans Dalux.
Comment utiliser les modèles de rappel de tâches
Pour utiliser le modèle de rappel de tâche afin d'avertir les utilisateurs de Dalux, allez à :
Field
Tâches
Toutes les tâches
Sélectionnez la tâche(s)
Plus
Rappeler.
Vous ne pouvez pas envoyer un rappel à plusieurs utilisateurs responsables différents en même temps.
Dans la fenêtre suivante, sélectionnez l'utilisateur à rappeler. Cochez ensuite 'Créer un rapport avec une page de garde personnalisée' et sélectionnez le modèle de rappel de tâche à utiliser.
Dalux enverra ensuite un email au destinataire avec une page de garde générée et les tâches jointes selon le modèle sélectionné. Une copie sera également envoyée à l'expéditeur.
Astuces et conseils
Si vous voulez tester l'apparence du rapport avant de l'envoyer, vous pouvez suivre le processus ci-dessus mais ne sélectionner que votre nom comme destinataire. Si vous n'êtes pas satisfait de l'apparence du rapport, le modèle peut être modifié.