Comment créer un appel d'offres

L'appel d'offres gère tous les appels d'offres de votre projet et les offres entrantes. Cela se fait en créant des appels d'offres, établissant des exigences et invitant des soumissionnaires. Une section de questions-réponses et d'autres outils dans Tender sont utilisés pour gérer avec succès le processus d'appel d'offres.

Dans cet article, nous allons voir comment créer et configurer des appels d'offres et leurs exigences.

Comment créer un appel d'offre

Allez à TenderCliquez sur un groupe de Tender Ajouter Tender 'Créer un nouveau Tender'.

Les informations générales sont pré-remplies en fonction du modèle du groupe de Tender. Vérifiez et ajustez les détails si nécessaire avant d'enregistrer.

Nom : Le nom du Tender, visible par les soumissionnaires.

Client : Le nom du client, visible par les soumissionnaires.

État

• Brouillon : Le Tender est uniquement visible par l'organisation du Tender et ne peut pas être consulté par les soumissionnaires.
• En cours : Le Tender est actif et, selon les paramètres de préqualification et de début, il peut être visible et accessible aux soumissionnaires invités.

Personne de contact : Le nom, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail de la personne responsable des réponses aux questions relatives au contenu du Tender.

Description du Tender : Fournissez une brève description du Tender pour donner aux soumissionnaires une compréhension claire de la portée. Ceci est particulièrement utile pour les appels d'offres publics, car cela aide à garantir que seuls les soumissionnaires pertinents s'inscrivent.

Format du Tender : Le format du Tender est utilisé uniquement pour le filtrage et la recherche et n'affecte pas le contenu ou le comportement du Tender. Il est visible aux soumissionnaires et doit respecter toutes les exigences légales de votre région ou de votre pays.
Vous pouvez saisir vous-même un format de Tender ou vous pouvez choisir le format du Tender parmi :

• Appel d'offres privé
• Concours de conception
• Appel d'offres public avec présélection
• Appel d'offres public sans pré-qualification
• Appel d'offres en plusieurs étapes

Type de contrat : Le type de contrat est utilisé uniquement pour le filtrage et la recherche et n'affecte pas le contenu ou le comportement du Tender. Il est visible aux soumissionnaires et doit respecter toutes les exigences légales de votre région ou de votre pays.
Vous pouvez saisir vous-même un type de contrat ou vous pouvez choisir entre :

• Contrat principal
• Contrat général
• Contrat de sous-traitance

Voir les offres avant l'échéance : Cela permet au responsable du Tender de voir les offres soumises avant l'échéance et doit être activé avant que le statut du Tender ne soit changé en 'En cours'. Les soumissionnaires seront avertis si cette option est activée lorsqu'ils soumettent une offre.
Cette option n'est pas disponible pour la préqualification ou les appels d'offres publics (voir ci-dessous).

Préqualification/appel d'offres public : Si vous sélectionnez l'option « Préqualification/appel d'offres public », un lien partageable sera généré, permettant l'accès au Tender sans nécessiter d'invitation de la part du responsable du Tender.

Date de publication : Pour permettre un accès anticipé et limité au Tender, cochez la case « Date de publication » et sélectionnez une date ci-dessous. 
Cela permet aux parties préqualifiées ou au public de consulter les fichiers du Tender sans soumettre d'offre, donnant à tous les soumissionnaires potentiels la possibilité de consulter les documents avant le début du processus d'appel d'offres.

Délais et dates : Lorsque vous définissez le statut sur 'En cours', vous devez décider de la date de début du Tender et de l'échéance.

• Début du Tender : Cela définit quand les soumissionnaires peuvent commencer à interagir avec le Tender, comme télécharger les fichiers du Tender et soumettre des offres.
• Date limite du Tender : Cela définit la durée pendant laquelle les soumissionnaires peuvent déposer leurs offres et donc quand le Tender se termine. Les soumissionnaires peuvent modifier leurs offres jusqu'à la date limite du Tender, mais les offres seront verrouillées lorsque la date limite sera passée.

Fichiers : Cochez cette case si vous voulez que tous les fichiers soient synchronisés automatiquement avec ce Tender à partir des fichiers du groupe de Tender. Ceci s'applique à tous les fichiers actuels et à tout nouveau fichier ajouté ultérieurement, mais pas aux nouvelles versions des fichiers existants (voir les Versions de fichiers ci-dessous).

Utilisez cette fonctionnalité pour vous assurer que tous les fichiers téléchargés vers le groupe de Tender sont également disponibles dans ce Tender.

Versions de fichiers : Cochez cette case si vous souhaitez que toutes les nouvelles versions des fichiers déjà ajoutés à ce Tender soient mises à jour automatiquement lorsqu'elles sont mises à jour au niveau des fichiers du groupe de Tender.

Utilisez cette fonctionnalité pour garantir que toute nouvelle version de fichier téléchargée vers le groupe de Tender soit automatiquement mise à jour dans ce Tender.

Questions et réponses : En utilisant la fonctionnalité questions-réponses, vous pouvez facilement gérer les questions des soumissionnaires pour votre Tender avec plusieurs options sur la façon de fournir des réponses. 

Pour activer les questions et réponses, cochez la case 'Activer les questions et réponses' dans la fenêtre de création de l'appel d'offre (si l'appel d'offre a déjà été créé, vous pouvez le sélectionner et cliquer Modifier):

Les questions seront privées par défaut, mais peuvent être rendues publiques si nécessaire. Pour rendre les questions visibles à tous, cochez la case à côté de 'Questions publiques'. Les questions publiques sont visibles par tous les soumissionnaires et observateurs dans l'appel d'offre.

Vous pouvez activer ou désactiver l'autorisation pour les soumissionnaires d'envoyer des questions après l'échéance.

Exigences de l'appel d'offre 

Pour garantir que les soumissionnaires respectent vos exigences d'appel d'offre, vous pouvez définir des exigences spécifiques telles que du texte, une liste, un nombre, un document ou un Document Unique de Marché Européen (ESPD). 

Les exigences obligatoires doivent être remplies avant qu'une offre puisse être soumise, ce qui aide à faire respecter les normes et à réduire les erreurs.

Créer des exigences d'appels d'offres

Tous les appels d'offres seront créés avec une exigence sous la forme d'un document appelé 'Document'. 

Vous pouvez modifier cette exigence si nécessaire.  Un appel d'offres doit toujours avoir au moins une exigence configurée.

Pour créer vos exigences de l'appel d'offres, allez à

Exigences de l'appel d'offre Modifier ou Copier depuis l'entreprise:

Vous pouvez ensuite créer de nouvelles exigences d'appels d'offres ou les importer depuis le profil de votre entreprise.

Dans vos exigences d'appels d'offres, vous avez la possibilité d'inclure :

• Texte
• Liste
• Nombre entier ou décimal
• Document
• Document ESPD

Par défaut, elles sont facultatives, mais vous pouvez les définir comme obligatoires pour les soumissionnaires avant qu'ils ne puissent téléverser une offre.

Les nouveaux appels d'offres exigeront toujours un document appelé "Document". Vous pouvez modifier cela lors de la configuration, mais au moins un champ requis est nécessaire.

Gérer les fichiers du Tender

Les fichiers et dossiers sont gérés au niveau du groupe de Tender. Veuillez lire cet article pour plus de détails : Comment créer un groupe de Tender.

Depuis le Tender, vous pouvez voir quelles Versions ont été ajoutées, ou Supprimer un fichier entièrement. 

La suppression d'un fichier d'un Tender 'En cours' avertira tous les soumissionnaires du changement.

Soumissionnaires

Un soumissionnaire est une personne qui soumet une proposition pour remporter un contrat.

Ces rôles se trouvent dans TenderSélectionnez le TenderSoumissionnaires.

Les soumissionnaires sont organisés en groupes d'utilisateurs, généralement par entreprise. Un groupe de soumissionnaires peut inclure plusieurs utilisateurs, mais un seul utilisateur est affecté à la soumission de l'offre.

• Soumissionnaires : Soumissionnaires invités pour ce Tender qui peuvent actuellement télécharger, soumettre une offre et seront avertis des modifications.
• Soumissionnaires supprimés/désinscrits : Anciens soumissionnaires qui ont été supprimés par un responsable ou qui se sont désinscrits eux-mêmes. Ils ne seront pas avertis des modifications.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l'invitation de soumissionnaires, vous pouvez lire cet article : Inviter des soumissionnaires aux appels d'offres.

Dupliquer un appel d'offre

Pour gagner du temps, vous pouvez dupliquer un appel d'offre déjà créé. Cela peut également être utilisé pour obtenir une seconde offre d'un couple sélectionné de soumissionnaires, car vous pouvez choisir quels soumissionnaires doivent être copiés dans le nouvel appel d'offre.

Pour dupliquer un tender, allez à Groupe Ajouter un tender 'Créer une copie':

Dans cet exemple, 'Foundations' a été dupliqué pour obtenir une offre de deuxième tour de la part de deux soumissionnaires. Ainsi, seul le numéro de TVA, le montant total et la liste de prix des exigences de l'appel d'offre ont été copiés.