Tässä artikkelissa käsittelemme, kuinka voit määrittää 'Tiedostojen hyväksynnät'-toiminnon Dalux-projektiisi. Tiedostojen hyväksynnät ovat tiiviisti yhteydessä Tiedostoalueet-ominaisuuteen, joka on oltava aktivoitu projektissa ennen kuin tiedostojen hyväksynnät voidaan määrittää.
Tiedostoalueet perustuvat ISO 19650 -standardiin ja niitä käytetään tiedostojen oikeuksien hallintaan projektin osallistujille.
Tiedostoalueita on 3:
Tiedostot
Jaetut tiedostot
Julkaistut tiedostot
Tiedostoja voidaan pitää työn alla olevien tiedostojen sijoituspaikkana, kun taas jaettuja tiedostoja voidaan pitää arviointivalmiiden tiedostojen sijoituspaikkana. Julkaistut tiedostot-alue on tiedostoille, jotka ovat valmiita julkaistavaksi projektin osallistujille.
Tiedostojen hyväksynnät ovat prosesseja ja työnkulkuja, jotka määrittävät, miten tiedostot siirtyvät eri vaiheiden välillä tiedoston jakamisen ja kolmen eri tiedostoalueen välillä. Tiedostojen hyväksyntäprosessiin kuuluu hyväksynnän käynnistäjien määritteleminen (mikä kansio on hyväksynnän käynnistäjä), vastuuhenkilöiden valinta ja hyväksyntöjen työnkulku. Käyttämällä tiedostojen hyväksyntää voit määritellä, miten tiedostot hyväksytään ja julkaistaan manuaalisesti ja automaattisesti niiden vastaaviin kansioihin.
Käyttäjäoikeudet
Sinun täytyy olla projektin ylläpitäjä tai Box ylläpitäjä suorittaaksesi tämän toimenpiteen.
Aktivoi tiedostoalueet ja tiedostojen hyväksynnät
Ensimmäisenä sinun täytyy aktivoida 'tiedostoalueet' ominaisuus. Tehdäksesi näin siirry kohtaan Asetukset
Box
'Tiedostoalueet':
Toiseksi, sinun tulee aktivoida tiedostojen hyväksynnät-ominaisuus. Tehdäksesi näin, pysy Asetuksissa ja napsauta 'Tiedostojen hyväksynnät' ja sitten 'Aktivoi':
Aseta hyväksynnät
Jos haluat ottaa tiedostojen hyväksynnät käyttöön, siirry kohtaan Asetukset
Box
'Tiedostojen hyväksynnät':
Tämä avaa uuden ikkunan, jossa voit luoda ja muokata hyväksynnän työnkulkuja.
Tässä uudessa ikkunassa klikkaa Lisää luodaksesi hyväksynnän työnkulun. Tässä voit valita luodaksesi työnkulun joko:
- Hyväksynnät jaettuihin tiedostoihin tai
- Valtuutus julkaistuihin tiedostoihin:
Tämä avaa uuden ikkunan, jossa voit määrittää työnkulun. Täällä voit luoda hyväksynnän määrittämällä työnkulun, päättämällä miten tai kuka aloittaa hyväksynnän ja kuka vastaa hylätyistä tiedostoista:
-
hyväksynnän ehto: mikä on laukaiseva tekijä tiedostovirran aloittamiselle
- Voit valita kansion, statuksen, tai molemman välillä, jossa tiedoston tulee sijaita valitussa kansiossa ja/tai olla valitussa statuksessa päästäkseen tiedostovirtaan
- hyväksynnän aloittajat: käyttäjät, jotka voivat määrittää tiedostoja hyväksyttäväksi/valtuutettavaksi, aloittaen näin hyväksynnän
- Vastuullinen hylätyistä tiedostoista: käyttäjät, jotka käsittelevät hylättyjä tiedostoja
- Lisää käyttäjä(t) hyväksyäksesi jaetut tiedostot: Tämä henkilö tai henkilöt voivat hyväksyä tiedoston
Työnkulun aloitus
Tiedoston hyväksyntä voidaan käynnistää kahdella tavalla. Se voidaan aloittaa joko hyväksynnän aloittajan toimesta tai käyttämällä hyväksyntäpolussa määritettyjä Hyväksynnän laukaisijoita.
- Hyväksynnän aloittaja: Tiedosto menee hyväksynnän työnkulkuun, kun hyväksynnän aloittaja manuaalisesti lähettää tiedoston hyväksyttäväksi/valtuutettavaksi. Työnkulun aloittaja voi lähettää tiedoston mistä tahansa kansiosta, johon on pääsy, mutta voi lähettää sen vain määritettyihin hyväksynnän työnkulkuihin.
- Työnkulun laukaisija: Tiedosto menee hyväksynnän työnkulkuun, jos tiedosto ladataan valittuun kansioon ja/tai sille annetaan valittu status. Jos vain kansio on valittu, mikä tahansa uusi tiedosto kansiossa lähetetään hyväksynnän/valtuutuksen työnkulkuun. Jos vain status on valittu, kaikki tiedostot, joilla on status kaikissa kansioissa, lähetetään hyväksynnän työnkulkuun. Jos molemmat on valittu, tiedoston on täytettävä kaikki kriteerit, jotta se lähetetään hyväksynnän työnkulkuun.
Esimerkki
Tässä esimerkissä, hyväksynnän työnkulku alkaa, kun tiedosto ladataan piirustusten ja mallien kansioihin ja sille annetaan 'Sopii julkaisuun' status:
Työnkulku
Työnkulkua luotaessa perustetaan hyväksynnän vaiheet tiedostojen kululle.
Jotta tiedosto voidaan hyväksyä, sen on läpäistävä kaikki työnkulun vaiheet. Viimeinen vaihe, nimeltään 'Julkaise', on oletusarvoisesti asetettu manuaaliseen hyväksyntään, mutta voit tarvittaessa muuttaa sen automaattiseen hyväksyntään.
Manuaalinen vaihe edellyttää, että ainakin yksi käyttäjäryhmä lisätään, ennen kuin tiedostojen hyväksynnät voidaan aktivoida.
Vaiheiden lisäämiseksi työnkulkuun, napsauta Lisää vaihe:
Vaiheen lisätessäsi voit valita kolmesta tyypistä:
- Hyväksynnän vaihe yhdelle roolille: Yhden henkilön (rooli/käyttäjä) on hyväksyttävä tiedosto.
- Hyväksynnän vaihe useille rooleille: Useiden henkilöiden (roolit/käyttäjät) on hyväksyttävä tiedosto
- Haaroituksen vaihe: Haarautuu kahteen polkuun, joista käyttäjä päättää, minkä polun tiedoston on kuljettava, kuten kuka tarvitsee hyväksyä tiedosto
Voit lisätä niin monta vaihetta ja käyttäjää kuin haluat työnkulkuun.
Määräajat
Voit asettaa työpäivien määrän hyväksynnän tai valtuutuksen työnkulun vaiheille.
Huomautus
Määritettyjen päivien määrä on työpäiviä. Vain maanantaista perjantaihin lasketaan työpäiviksi Daluxissa. Päivää, jolloin tiedostojen hyväksynnät alkavat, ei lasketa mukaan määräaikaan.
Esimerkiksi, jos hyväksynnän työnkulku käynnistyy torstaina ja sille asetetaan 3 päivän määräaika, se päättyy tiistaina, ei lauantaina.
Määräaika asetetaan automaattisesti kello 23:59 paikallista aikaa projektin mukaisesti ja ottaa huomioon myös vapaapäivät, jos tätä ominaisuutta käytetään projektissa.
Kun määräaika on asetettu, hyväksyjä/valtuuttaja näkee tämän määräajan hyväksymis-/valtuutusprosessissa.
Tekniset tiedot
Jos osallistuja lisätään työnkulun viimeiseen vaiheeseen, voit myös asettaa määräajan sille.
Tämä näkyy sähköposti-ilmoituksessa, kooontinäuytössä ja myös hyväksymisten/valtuutusten luettelonäkymässä:
Päivää ennen määräaikaa, vastuussa olevat käyttäjät hyväksyntä-/valtuutusvaiheessa saavat ilmoituksen. Hyväksynnän/valtuutuksen luonut henkilö saa myös ilmoituksen, kun määräaika on ylittynyt.
Tekniset tiedot
Tiedoston hyväksyntä ei automaattisesti hyväksy tiedostoa, jos määräaika on ylittynyt.
Status
Jos haluat käyttää statuksia tiedostojen hyväksynnöissä, ne on ensin asetettava. Oppiaksesi tekemään sen, voit lukea artikkelimme, joka käsittelee niiden määrittämistä: Statusmetadata tiedostoille.
Jos projektissa on otettu käyttöön status-ominaisuus, sinun täytyy asettaa tiedoston hyväksynnälle status hyväksynnän jälkeen.
Kun yksi tai useampi status on luotu, voit käyttää niitä hyväksynnöissäsi. Niitä voidaan käyttää työnkulun laukaisijoina, kuten yllä on kuvattu, ja status voidaan myös muuttaa tiedostovirran seurauksena.
Muuttaaksesi tiedoston statusta tiedostovirrassa, deaktivoi ensin työnkulku, jotta voit muokata sitä ja aseta 'Jaetun tiedoston status hyväksyttäessä/Julkaistun tiedoston status julkaistaessa' haluamaksesi statukseksi:
Kun tiedosto hyväksytään työnkulun avulla, status muuttuu automaattisesti osana prosessia.
Työnkulun aktivointi
Kun olet saanut työnkulun mukauttamisen valmiiksi, sinun on aktivoitava työnkulku, jotta voit käyttää sitä projektissa. Tee tämä napsauttamalla 'Aktivoi' työnkulun muokkausikkunan oikeassa yläkulmassa:
Kaksoiskappale hyväksynnän työnkulun mallipohjista
Voit luoda kaksoiskappaleen työnkulun malleista. Kun olet luomassa työnkulkua, joka on lähes identtinen jo olemassa olevan kanssa, tämä ominaisuus säästää sinulta paljon klikkauksia.
Kopioitu Työnkulun pohja kopioi kaikki asetukset olemassa olevasta työnkulusta, mutta oletuksena se on deaktivoitu. Jos haluat kopioida työnkulun, mene kohtaan:
Asetukset
Box
'Tiedostojen hyväksynnät'
Valitse kopioitava tiedostojen hyväksyntämallipohja
Kaksoiskappale:
Opi käyttämään tiedostojen hyväksyntöjä
Lue lisää siitä, miten käyttäjät hyväksyvät tiedostot käyttäen työnkuluja, lue tämä artikkeli: Miten käyttää tiedostojen hyväksynnät.
Perusta kommunikointikanavat kommentteja varten
Kun tiedosto on hyväksynnässä, nykyisellä käyttäjällä (joka on hyväksyjä) on mahdollisuus tehdä kommentteja. Nämä kommentit voidaan luoda tiedoston hyväksyessä tai hylätessä. Esimerkiksi kommentin voi jättää henkilölle, joka vastaa hylättyjen tiedostojen käsittelystä. Kommentin luodessa käyttäjä voi valita saatavilla olevista kommunikointikanavista ja kommenttityypeistä.
Yleisin käyttötapaus on luoda viestintäkanava virran aloittajan tai hylättyjen tiedostojen vastuullisen ja hyväksynnän vaiheen käyttäjien välille. Näin vaiheeseen kuuluvat käyttäjät voivat luoda kommentteja, jotka perustelevat hylkäyksen syyt.
Lue lisää kommenteista, kommunikointikanavista ja niiden määrittämisestä, tutustu tähän artikkeliin: Miten määrität Kommentit.