Käytä Dalux viestiarkistoa arkistoidaksesi projektiin liittyvät sähköpostit automaattisesti yhteen tai useampaan arkistoon Dalux Boxissa. Jokaisella Daluxiin luodulla arkistolla on ainutlaatuinen sähköpostiosoite. Kun lähetät sähköposteja, jotka haluat arkistoida Daluxiin, Dalux viestiarkiston osoite voidaan lisätä CC- tai BCC-kenttiin. On myös mahdollista lähettää/välittää sähköpostit suoraan Dalux viestiarkiston osoitteeseen. Pääsy sähköpostiarkistoihin hallitaan käyttäjäryhmien kautta, ja vain projektin käyttäjät voivat lähettää sähköposteja viestiarkiston osoitteisiin.
Huomioithan, että jokaisen yksittäisen sähköpostin enimmäismäärä on tällä hetkellä rajoitettu 10 MB:iin.
Kuinka määrittää viestiarkistot
Käyttöoikeudet
Viestien aktivoinnin ja asetusten määrittämisen viestiarkistoihin on tehtävä projektin ylläpitäjän tai Box ylläpitäjän toimesta.
Aktivoidaksesi viestiarkistot, siirry Asetukset
Box
'Viestiarikisto'
'Aktivoi'.
Kun viestiarkistot on aktivoitu, Dalux Boxiin ilmestyy uusi välilehti nimeltä Mail archive. Luodaksesi ja hallitaksesi viestiarkistoja, siirry
Box
Viestiarkisto.
Täällä voit lisätä uusia saapuneiden laatikoita ja hallita olemassa olevia. Luo uusi saapuneiden laatikko napsauttamallaUusi.
Jokaiselle saapuneelle postilaatikolle on annettava nimi. Nimi ei vaikuta Daluxin generoimaan sähköpostinimeen. Kun postilaatikolle on annettu nimi, napsauta 'OK'. Saapunut postilaatikko luodaan ja sähköpostiosoite generoidaan.
Muuta postilaatikon nimeä valitsemalla se luettelonäkymästä ja napsauta Muokkaa. Poista postilaatikko valitsemalla se luettelonäkymästä ja napsauta
Poista. Sähköpostiosoitetta ei voi muuttaa.
Saapuneiden postilaatikon avaamiseksi napsauta joko laatikkoa luettelonäkymässä ja napsauta Näytä ylävalikossa tai kaksoisnapsauta postilaatikkoa. Kun saapuneet on avattu, sähköpostiosoite voidaan kopioida napsauttamalla
Kopioi sähköpostiosoite.
Kuinka käyttää viestiarkistoa
Sähköpostit, jotka on lähetetty Daluxin viestiarkiston sähköpostiosoitteisiin, lisätään automaattisesti arkistoihin. On myös mahdollista ladata sähköposteja manuaalisesti postilaatikkoon, jos tarvitaan. Daluxissa luotua postilaatikkokohtaista sähköpostia voidaan käyttää kuten mitä tahansa muutakin sähköpostia. Riippumatta siitä, lähetätkö sähköpostit suoraan sähköpostiosoitteeseen vai käytät CC/BCC:tä, sähköposti lähetetään Daluxin Saapuneet-kansioon ja arkistoidaan.
Lisätäksesi sähköpostit manuaalisesti Saapuneet-kansioon, avaa Saapuneet-kansio ja napsauta Lisää sähköposti ja etsi sitten sähköposti(t) tietokoneeltasi.
Voit myös vetää ja pudottaa yhden tai useamman sähköpostin suoraan postilaatikkoon tietokoneeltasi. Daluxiin ilmestyy ponnahdusikkuna, joka antaa sinulle yleiskatsauksen.
Napsauta 'Lataa', lisätäksesi sähköpostit Saapuneet-kansioon. Jokaista sähköpostia Daluxin viestiarkistossa saapuneessa voidaan tarkastella, ladata ja poistaa.
Vinkkejä
Käytä suodatukseen, lajitteluun ja hakuun metadataa, kuten lähettäjä, päivämäärä tai liitteet.
Kuinka hallita pääsyä viestiarkistoihin
Pääsy viestiarkistoihin hallitaan käyttäjäryhmätasolla. Tämä tarkoittaa, että tietyille käyttäjäryhmille on annettava pääsy viestiarkistoihin, jotta he voivat nähdä tai ladata sähköposteja.
Tätä varten siirry:
Asetukset
Käyttäjät
Valitse käyttäjäryhmä, joka tarvitsee pääsyn viestiarkisto(i)hin
Lisää
'Mail archive'.
Tämä avaa uuden ikkunan, jossa pääsyä eri viestiarkistoihin voidaan asettaa. Käyttäjät, joilla on pääsy viestiarkistoihin, voivat tarkastella ja ladata kaikki sähköpostit. Valitse, mihin arkistoihin käyttäjäryhmän käyttäjillä tulee olla pääsy, ja napsauta sitten 'Tallenna'.
Käyttäjäryhmän käyttäjät saavat nyt pääsyn viestiarkistoon/vihdoin viestiarkistoihin.
Vinkkejä ja niksejä
Projektin ylläpitäjät ja Box ylläpitäjät voivat poistaa, nimetä uudelleen ja luoda viestiarkistoja. Vain projektin ylläpitäjät voivat poistaa sähköposteja viestiarkistoista. Poistettuja viestiarkistoja tai sähköposteja ei voida palauttaa Daluxissa.