Työpaketit ja työnkulut

Tässä artikkelissa selitetään, kuinka työpaketteja ja työnkulkuja käytetään Daluxissa tiedonkulun hallinnassa.

Työpaketteja ja työnkulkuja käytetään yhdessä käyttäjäryhmien kanssa. Ne ovat Dalux projektin perusta, koska ne yhdistävät kommunikaation hallinnan ja rajoittavat oikeuksia ja näkymiä Dalux projekteissa.

Työpaketteja ja työnkulkuja käytetään seuraavien asioiden jakeluun:

• Tehtävät ja hyväksynnät
• Lomakkeet ja välivaihelomakkeet
• Itselleluovutukset ja tarkastussuunnitelmat
• Turvallisuusongelmat

Video

Kuinka luoda uusi työpaketti

Työpaketit ja työnkulut luodaan ja muokataan kohdasta:

Asetukset Field Työpaketit.

Uuden työpaketin voi luoda napsauttamalla Lisää työpaketti.

Uutta työpakettia luodessa vaaditaan työpaketin nimi. On myös mahdollista määrittää, mihin ammattialaan ja yritykseen työpaketti liittyy.

Huomautus: Jos projektissa ei ole työpaketteja eikä projektistandardia käytetä, on ensin luotava uusi tyhjä työpaketti.

Jos projektissa tai yritysprofiilissa on jo työpaketteja, sinulla on seuraavat vaihtoehdot:

Toisesta projektista tuominen mahdollistaa kaikkien tai valittujen työpakettien ja työnkulkujen kopioimisen eri projekteilta.

Luominen projektistandardeista on mahdollista vain, jos sinulla on yritysprofiili ja projektistandardit määritettynä. Voit lukea lisää täältä: Yritysprofiili: Projektistandardit.

Suosittelemme luomaan ensin mallipohjana käytettävän työpaketin, joka voidaan kopioida esimerkiksi jokaiselle aliurakoitsijalle projektissa.

Huomaa, että itselleluovutuksen ja tarkastussuunnitelman työnkulkuja ei kopioida, koska ne luodaan vain, kun suunnitelma lisätään.

Työnkulun rakenne Daluxissa

Työnkulkuja luotaessa jokainen vaihe määritellään 'roolilla'. Työnkulun 'Laatija' rooli on aina olemassa, mutta 'Vastaanottaja' rooli on valinnainen. Daluxissa työnkulku luokitellaan näin:

1. Työnkulkujen roolit voi nimetä haluamallaan tavalla ja 'Roolin nimi' näkyy tässä. Roolin nimi näkyy myös silloin, kun valitaan vastuullinen tehtäviin.
2. Roolissa olevat käyttäjäryhmät ja käyttäjät näkyvät tässä, ja lisää käyttäjiä voidaan lisätä napsauttamalla Lisää käyttäjiä
3. -kuvake osoittaa, että käyttäjä on vastuullinen kyseisessä roolissa. Vastuullisen käyttäjän nimi näytetään työnkulun yhteydessä, kun valitaan vastuullinen tehtäviin. Jokaisella roolilla voi olla useita käyttäjäryhmiä ja käyttäjiä, mutta vain yksi vastuullinen käyttäjä.
4. -kuvaketta käytetään uuden roolin luomiseen työnkulun seuraavaan vaiheeseen.
5. Osoittaa, että työnkulussa on haara. Tämä tarkoittaa, että tehtävä voidaan välittää kuhunkin rooliin.
6. Napsauttamalla -kuvaketta voit muokata käyttöoikeuksia käyttäjäryhmälle (näytä/muokkaa tai vain näytä oikeudet), muokata käyttäjäryhmää tai poistaa käyttäjäryhmän roolista.

Kuinka lisätä työnkulkuja

Työnkulut lisätään työpaketteihin asettamalla hiiri työpaketin nimen päälle. Napsauta sitten -kuvaketta Lisää työnkulku.

Tämä video näyttää sinulle kuinka:

Kun olet luonut työnkulkuja, voit laajentaa Työpaketit käyttääksesi esiasetettuja suodattimia. Nämä suodattimet auttavat sinua pitämään yleiskatsauksen, jos projektissasi on paljon työnkulkuja. Lisäksi voit käyttää Lisää suodatin saadaksesi vielä yksityiskohtaisempia suodatinvaihtoehtoja.

Kuinka lisätä käyttäjiä työnkulun rooleihin

Käyttäjiä ja käyttäjäryhmiä voidaan liittää työnkulun rooleihin. On erittäin suositeltavaa lisätä käyttäjäryhmiä yksittäisten käyttäjien sijaan.

Kun lisäät käyttäjäryhmiä yksittäisten käyttäjien sijaan, työpakettien ja työnkulujen hallinnointi on helpompaa, koska käyttäjien lisääminen tai poistaminen käyttäjäryhmistä yksinkertaistaa henkilöstömuutosten hallintaa.

Se helpottaa myös käyttöoikeuksien hallintaa ja nopeuttaa useiden henkilöiden lisäämistä samoihin rooleihin.

Käyttäjien lisääminen voidaan tehdä joko:

• Klikkaamalla roolia, johon ei ole lisätty käyttäjiä
• Klikkaamalla Lisää käyttäjiä

Kumpikin vaihtoehto avaa ikkunan, jossa yksi tai useampi käyttäjäryhmä/käyttäjä voidaan lisätä rooliin. Valitse haluamasi käyttäjäryhmät/käyttäjät listalta ja klikkaa 'Lisää' lisätäksesi heidät rooliin.

Käyttäjäryhmät/käyttäjät on listataan aakkosjärjestyksessä, ja ensimmäisenä järjestyksessä oleva asetetaan oletuksena roolin vastuulliseksi - joten muista tarkistaa ja muuttaa oikea henkilö roolin vastuulliseksi.

Kuinka muokata tai poistaa työnkulku

Työnkulun voi muokata tai poistaa viemällä hiiri työnkulun nimen päälle ja sitten klikkaamalla -kuvaketta.

Kun muokkaat tehtävän työnkulkuja, voit muuttaa sen nimeä, sekä tehtävää tai lomaketta joka siihen on liitetty.

Et voi poistaa työnkulkuja, jos nykyisiä tehtäviä tai lomakkeita on niihin liitetty. Nämä on ensin vastuutettava johonkin toiseen työnkulkuun.

Eri työnkulkujen ymmärtäminen

Tässä osiossa kuvataan erilaisia työnkulkuvaihtoehtoja, joita voit käyttää Daluxissa. Työnkulkuja voidaan lisätä työpaketteihin klikkaamalla -kuvaketta ja valitsemalla Lisää työnkulku.

Daluxissa on saatavilla erilaisia työnkulkuja:

• Hyväksynnän työnkulku (Yksisuuntainen työnkulku)
• Tehtävän työnkulku (Kaksisuuntainen työnkulku)
• Turvallisuustyönkulku (Turvallisuus -toiminnallisuudelle)
• Välivaihe lomakkeet
   

Hyväksynnän työnkulut

Hyväksyntöjä käytetään tyypillisesti työnkuluissa, joissa pyyntö voidaan hyväksyä vain viimeisen vastaanottajan toimesta. Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun työnkulku sisältää useita hyväksynnän vaiheita, tai kun tarvitaan peräkkäistä selvitysprosessia. Voit lukea lisää hyväksynnöistä tästä artikkelista: Hyväksynnät.

Hyväksyntä voi liikkua taaksepäin työnkulun prosessissa, mutta vain, jos vuorossa oleva hyväksyjä palauttaa sen.

Voit sisällyttää useita hyväksynnän työnkulkuja yhteen työpakettiin. Jokainen hyväksynnän työnkulku voi kuitenkin käyttää vain yhtä hyväksynnän työnkulkua kerrallaan.

Hyväksynnän työnkulut on esitetty kuvakkeella, jossa yksi nuoli osoittaa oikealle .

Kun luot uuden hyväksynnän työnkulun, sinun täytyy antaa sille nimi ja valita käytettävä hyväksyntämalli.

Tehtävän työnkulut

Tehtävän työnkulku sisältää kaksisuuntaisen kommunikaation. Tehtävät voivat liikkua vapaasti laatijan ja vastaanottajan roolien välillä. Uusi tehtävä välitetään seuraavalle roolille työnkulussa ja se liikkuu edestakaisin riippuen statuksen muutoksista. Voit lukea tehtävien statuksista tästä artikkelista: Tehtävän Status.

Tehtävät hyväksytään ja suljetaan työnkulun laatijan roolissa (vasemmanpuoleisin rooli). Tehtävien ei tarvitse saavuttaa oikeanpuoleisimpia rooleja ennen kuin ne voidaan sulkea.

Voit lisätä useita tehtävien työnkulkuja samaan työpakettiin. Tehtävien työnkulut eivät vaadi tehtäväpohjia, mutta samaan työnkulkuun voi tarvittaessa lisätä useita tehtäväpohjia.

Tehtävien työnkulut on esitetty kaksisuuntaisen nuolen kuvakkeella .

Kun luot uuden tehtävän työnkulun, voit valita, mihin (jos mihinkään) tehtävä- ja lomaketyyppeihin haluat sen liittää. Tämä määrittää, ovatko tehtävät ja lomakkeet saatavilla työnkulussa.

Voit lukea lisää lomakkeiden yhdistämisestä työpaketteihin tästä artikkelista: Lomakkeiden yhdistäminen työpaketteihin.

Turvallisuustyönkulku

Turvallisuustyönkulun voi lisätä työpaketteihin, jos Turvallisuus -toiminnallisuus on aktivoitu. Se toimii samankaltaisesti kuin tehtävien työnkulut, mutta sisältää vain 'Turvallisuusongelma' tehtäväpohjan. Voit lukea lisää Turvallisuus-toiminnallisuudesta tästä artikkelista: Miten määrittää Turvallisuus.

’Turvallisuusjohtajat’ ryhmä lisätään automaattisesti laatijaroolille. Muita käyttäjäryhmiä voidaan myös lisätä.

Voit lisätä useita turvallisuustyönkulkuja työpakettiin.

Turvallisuustyönkulut on esitetty -kuvakkeella.

Välivaihe lomake

Välivaihe lomakkeet on sisällytettävä työpaketteihin, joissa jokainen välivaihe on voitava välittää käyttäjäryhmälle tai yksittäiselle käyttäjälle. Asia on käsitelty yksityiskohtaisesti HelpCenter-artikkelissamme välivaihe lomakkeista, jonka voit lukea täältä: Välivaihe lomakkeet.

Välivaihe lomakkeet on esitetty työpaketeissa -kuvakkeella.

Itselleluovutuksen työnkulut

Itselleluovutuksen työnkulut koostuvat vain yhdestä roolista. Käyttäjät ja käyttäjäryhmät tässä roolissa voivat luoda uusia rekisteröintejä itselleluovutukselle.

Jokainen itselleluovutuksen työnkulku on linkitetty tarkalleen yhteen itselleluovutukseen. Lue lisää siitä, miten asettaa itselleluovutussuunnitelmia: Miten asettaa Itselleluovutussuunnitelmia

Voit luoda tyhjän itselleluovutus-työnkulun, jos haluat linkittää itselleluovutuksen myöhemmin.

Kun kopioit työpaketteja, itselleluovutus-työnkulut kopioidaan ilman linkitettyä itselleluovutusta.

Tarkastussuunnitelman työnkulut

Tarkastussuunnitelman työnkulut voivat sisältää yhden tai useamman roolin, jos haluat lähettää tehtäviä, kun tarkastus ei täytä vaatimuksia. Luojaroolin käyttäjäryhmät voivat luoda uusia rekisteröintejä tarkastussuunnitelmiin. Jos tehtävä syntyy yhdestä näistä tarkastuksista, tässä roolissa olevat käyttäjät voivat lähettää tehtäviä vastaavien roolien käyttöön.

Vastaavien roolien käyttäjäryhmät voivat vain nähdä tarkastuksista lähetetyt tehtävät, eivät tarkastussuunnitelman rekisteröintejä. Voit lisätä lisää vastaavia rooleja työnkulkuun, jos tarpeen.

Jokainen tarkastussuunnitelman työnkulku on linkitetty tarkalleen yhteen tarkastussuunnitelmaan. Lue lisää siitä, miten asettaa tarkastussuunnitelmia: Miten asettaa Tarkastussuunnitelmia

Voit luoda tyhjän tarkastussuunnitelma-työnkulun, jos haluat linkittää tarkastussuunnitelman myöhemmin.

Kun kopioit työpaketteja, tarkastussuunnitelma-työnkulut kopioidaan ilman linkitettyä tarkastussuunnitelmaa.

Esimerkkejä kommunikaation kulusta Daluxissa

Tässä osiossa on muutamia esimerkkejä siitä, miten työnkuluilla hallitaan kommunikaation kulkua Daluxissa.

Voit myös lukea tämän artikkelin siitä, miten tehtävän status muuttuu, kun sitä lähetetään eri roolien välillä työnkulussa: Tehtävän Status.

Virheet / Puutteet

Tässä esimerkissä tehtäväpohja '(DEF) Defect' (suom. Virhe) liitetään työnkulkuun.

Työnjohdon käyttäjäryhmä (Construction Management) on 'Laatija' roolissa tässä työnkulussa. Aliurakoitsijana toimivat kirvesmiehet (Carpenter) on 'Vastaanottaja' roolissa. Tämä on yksinkertaisin tehtävän työnkulun tyyppi Daluxissa.

Tiedonkulku tässä työnkulussa on seuraavanlainen:

• Työnjohto tunnistaa virheen tai ongelman ja määrää, että se liittyy kirvesmiehen työhön.
• Työnjohto luo uuden tehtävän 'Virhe' tehtäväpohjalla ja asettaa vastuulliseksi kirvesmiehet.
• Kirvesmiehet vastaanottaavat tehtävän ja alkavat korjata virhettä. Kun tehtävä on valmis, kirvesmies raportoi tehtävän valmiiksi.
• Työnjohto vastaanottaa tehtävän uudelleen ja tarkistaa, onko virhe korjattu.
• Jos työ hyväksytään, tehtävä voidaan hyväksyä ja merkitä valmiiksi. Jos sitä ei hyväksytä, se voidaan siirtää uudelleen kirvesmiehelle.

Tietopyyntö

Tässä esimerkissä tehtävätyyppi '(RFI) Request for information' (suom. Tietopyyntö) liitetään työnkulkuun.

Sähköasentajien (Electrician) käyttäjäryhmä on 'Laatija' roolissa tässä työnkulussa. Työnjohto (Construction Management) ottaa alustavan 'Vastaanottaja' roolin ja sen jälkeen työnkulku jakautuu kahteen haaraan, toinen menee arkkitehdille (Architect) ja toinen insinöörille (Engineer).

Tiedonkulku tässä työnkulussa on seuraavanlainen:

1. Sähköasentajalla on tietopyyntö - hän luo uuden tehtävän Daluxiin käyttäen tietopyynnön RFI-tehtäväpohjaa. Koska seuraavassa työnkulun vaiheessa on vain yksi rooli (työnjohto), tämä ryhmä valitaan automaattisesti ja se saa tietopyynnön saapuneet kansioon.
2. Työnjohto vastaanottaa tietopyynnön. He voivat joko itse vastata siihen ja palauttaa vastauksen sähköasentajalle, tai tässä tapauksessa, välittää sen joko arkkitehdille tai insinöörille.
3. Tässä esimerkissä työnjohto välittää tietopyynnön insinöörille.
4. Insinööri vastaanottaa ja vastaa tietopyyntöön, ja palauttaa tietopyynnön työnjohtoon.
5. Jos työnjohto on tyytyväinen insinöörin vastaukseen, tietopyyntö voidaan palauttaa sähköasentajalle.
6. Jos sähköasentaja on tyytyväinen vastaukseen, hän voi sulkea tietopyynnön. Jos ei, tietopyyntö voidaan lähettää takaisin työnjohtoon.
7. Kun tietopyyntö on valmis, se voidaan hyväksyä ja sulkea ja se arkistoidaan Daluxiin.