Toistuvat huoltotehtävät

Johdanto

Kiinteistöpäällikön on hallittava monia toistuvia tehtäviä viikoittaisista tarkastuksista vuositarkastuksiin, jotta rakennuksen järjestelmät täyttävät takuun, huollon ja lakisääteiset vaatimukset. 

Dalux FM:n toistuvien työtilausten avulla voit suunnitella ja välittää kaikki aikataulutetut huoltotoimet sekä seurata niitä yhdessä paikassa, jotta tärkeät tehtävät valmistuvat ajallaan eikä mitään jää huomaamatta. 

Haaste

Säännöllinen huolto ei ole yksittäinen tehtävä. Se koostuu sisäisistä tarkastuksista, toimittajien tekemistä testeistä ja kolmansien osapuolten määräaikaistarkastuksista, joilla kullakin on oma aikavälinsä ja vastuullinen osapuolensa. Ilman selkeää yleiskatsausta on helppo kadottaa käsitys siitä, mitä on tehtävä ja milloin, jolloin määräajat voivat ylittyä tai takuun ja lakisääteisten vaatimusten noudattaminen voi vaarantua.

Miten Dalux FM ratkaisee haasteen

Dalux FM:n avulla voit määrittää järjestelmien työtilaukset toistuviksi tapahtumiksi viikoittain, kuukausittain tai kunkin tehtävän edellyttämällä aikavälillä. 

Aktivoinnin jälkeen Dalux FM luo jokaisen työtilauksen automaattisesti ja lähettää sähköposti-ilmoituksen vastuulliselle osapuolelle.

Lopputulos

Dalux FM tarjoaa seuraavat edut:

• Jäsennelty yleiskatsaus: Näet kaikkien toistuvien tehtävien statuksen yhdellä silmäyksellä, joten mitään ei jää huomaamatta
• Työskentelytapasi mukaiset näkymät: Kalenterinäkymä tulevan suunnitteluun ja päivittäisnäkymä työmaan koordinointiin
• Varmuus vaatimusten noudattamisesta: Hallitse takuun ja lakisääteisiä vaatimuksia ilman määräaikojen manuaalista seurantaa.

Automatisoi toistuvat huoltotehtävät

Toistuvan työtilauksen määrittäminen on helppoa: valitse resurssi, määritä aikaväli ja välitä työtilaus oikealle henkilölle.

Esimerkiksi palohälytysjärjestelmä voi edellyttää erilaisia toistuvia tehtäviä, jotka välitetään eri vastuullisille osapuolille:

• FM-tiimin kuukausittain tekemä toimintatarkastus
• sertifioidun toimittajan kuuden kuukauden välein tekemä sähkötarkastus
• hyväksytyn kolmannen osapuolen tai viranomaisen vuosittain valmiiksi tekemä lakisääteinen tarkastus

Dalux FM ei luo uusia tulevia työtilauksia heti. Sen sijaan järjestelmä luo jokaisen työtilauksen automaattisesti sen tullessa ajankohtaiseksi määritetyn toistuvan aikataulun perusteella. 

Tämän jälkeen vastuulliselle osapuolelle ilmoitetaan sähköpostitse. Näin tehtävät luodaan ja välitetään oikeaan aikaan ilman tarpeetonta manuaalista hallinnointia.

Sen sijaan, että seuraisit toistuvia tehtäviä laskentataulukoissa tai muistin varassa, Dalux FM tarjoaa kalenterinäkymän tulevan suunnitteluun sekä värikoodatun yleiskatsauksen kaikista toistuvista työtilauksista, joten näet niiden statuksen yhdellä silmäyksellä.

Kiinteistöpäälliköt voivat suunnitella resursseja ja seurata tehtävien statusta koko kiinteistösalkussa yleiskatsauksen avulla. Värikoodatut pisteet ilmaisevat statuksen nopeasti visuaalisessa muodossa. Punainen korostaa myöhässä olevia huoltotoimia, jotka vaativat välitöntä huomiota.

Operatiiviset tiimit näkevät päivittäisnäkymästä tarkasti, mitä tällä viikolla tai tässä kuussa on tehtävä. Tiimit voivat myös muuttaa aikatauluja suoraan vetämällä ja pudottamalla työtilauksia työmaan prioriteettien muuttuessa.

Selkeä, värikoodattu yleiskatsaus

Dalux FM:n avulla toistuvaa huoltoa hallitaan jäsennellyn ja luotettavan prosessin mukaisesti:

• Jäsennelty yleiskatsaus: Tehtävien status on aina selkeästi nähtävissä, joten mitään ei jää huomaamatta.
• Työskentelytapasi mukaiset näkymät: Kalenterinäkymä auttaa suunnittelemaan tulevaa, kun taas päivittäisnäkymä pitää päivittäisen koordinoinnin hallinnassa.
• Varmuus vaatimusten noudattamisesta: Takuun ja lakisääteiset vaatimukset hoidetaan ajallaan ilman määräaikojen manuaalista seurantaa.

Tämä vähentää manuaalista seurantaa, parantaa tiimien välistä koordinointia ja auttaa varmistamaan, etteivät tärkeät huoltotehtävät koskaan jää tekemättä.