Toimittajien hallinta

Johdanto

Kiinteistöpäällikölle hankintasopimuksen tekeminen merkitsee usein sitä, että hänen on vain toivottava toimittajan noudattavan sovittuja ehtoja käytännössä, eikä tilanteesta ole juurikaan näkyvyyttä ennen ongelmien ilmenemistä.

Dalux FM:n palvelusopimusten avulla voit asettaa kullekin toimittajalle vaste- ja valmistumistavoitteet sekä nähdä suorituskyvyn suoraan sen sijaan, että vain olettaisit sen.

Haaste

Laajan kokonaisuuden hallinta tarkoittaa työskentelyä monien toimittajien kanssa eri rakennuksissa, kohteissa ja suunnittelualoilla. Kun tilaat töitä paikallisilta toimittajilta, sinulla ei usein ole helppoa tapaa varmistaa, toimittiko toimittaja sovitussa vastaus- tai valmistumisajassa, kuten luvattiin.

Ilman tapaa seurata tätä poikkeamat jäävät huomaamatta, kunnes niistä tulee toistuva ongelma tai kiista. Jos sinulla on omat palvelutasosopimuksesi (SLA:t) vuokralaistesi kanssa, toimittajan määräajan laiminlyönti voi yhtä helposti johtaa vuokralaiselle annetun sitoumuksen laiminlyöntiin.

Näin Dalux FM ratkaisee ongelman

Dalux FM:n avulla voit lisätä palvelusopimukseen KPI-mittareita (keskeisiä suorituskykyindikaattoreita), kuten vastausajan ja valmistumisajan. Jokaisella KPI-mittarilla on oma SLA-kynnysarvonsa ja hyväksymisasteensa. Voit määrittää KPI-mittarin koskemaan kaikkia sopimuksen alaisia työtilauksia tai tiettyjä resursseja, rakennuksia tai alueita. Koontinäyttö näyttää sitten, miten toimittaja suoriutuu suhteessa näihin kynnysarvoihin valitsemallasi ajanjaksolla. 

Tulos

Dalux FM:n avulla saat:

• Selkeät KPI-mittarit: Seuraa vastaus- ja valmistumisaikaa suhteessa kynnysarvoon ja hyväksymisasteeseen, jotka olet määrittänyt toimittajakohtaisesti
• Selkeä yleiskatsaus ajanjaksoon: Näe toimittajan suoritustaso millä tahansa ajanjaksolla tai rajauksella ilman, että kokoat tietoja manuaalisesti
• Lähtökohta neuvotteluille: Ota toimittajan suoritustaso mukaan uusimis- tai uudelleenneuvotteluihin ja tue keskusteluja tietojen, ei vaikutelmien, avulla

Aseta vastaus- ja valmistumistavoitteet jokaiselle toimittajalle

Voit lisätä KPI-mittareita mihin tahansa palvelusopimukseen toimittajan suoritustason seurantaa varten, esimerkiksi vastausajan ja valmistumisajan seurantaan.

Vastausaika mittaa aikaa siitä, kun työtilaus välitetään toimittajalle, siihen, kun toimittaja hyväksyy pyynnön.

Valmistumisaika mittaa aikaa hyväksymisestä siihen, kun työtilaus on valmis ja suljettu.

Kunkin KPI-mittarin osalta määrität SLA-vaatimustenmukaisuuden kynnysarvon (vaaditun suoritustason), mittayksikön ja sopimuksen vaatimusten täyttämiseen tarvittavan hyväksymisasteen.  

Voit soveltaa KPI-mittaria kaikkiin sopimuksen kattamiin työtilauksiin tai rajata sen tiettyihin resursseihin, rakennuksiin tai alueisiin. Voit seurata suoritustasoa erikseen koko kokonaisuudessasi, esimerkiksi asettamalla tiukemmat vastausaikavaatimukset kriittisille palvelinhuoneen laitteille ja sallimalla pidemmät vastausajat alemman prioriteetin tehtäville, kuten ikkunoiden pesulle. 

Kun palvelusopimusten KPI-mittarit on asetettu, voit milloin tahansa avata sen koontinäytön ja nähdä, miten toimittaja suoriutuu ajanjakson ja rajauksen mukaan suodatettuna ilman, että sinun tarvitsee luoda vertailuja manuaalisesti laskentataulukoissa.

Koontinäyttö tarjoaa selkeän ja yhdenmukaisen perustan toimittajien tarkastuksille ja uusimisneuvotteluille. Muistiin, hajallaan oleviin sähköposteihin tai manuaalisiin seurantatoimiin luottamisen sijaan saat visuaalisen yleiskatsauksen suoritustasosta suhteessa määrittämiisi kynnysarvoihin. 

Käytä näitä tietoja lähtökohtana toimittajia koskevissa keskusteluissa, parannushankkeissa ja uusimisneuvotteluissa. Laskelmat on suunniteltu helpottamaan suoritustason seurantaa, mutta ne tulee aina varmistaa ja käydä läpi toimittajan kanssa ennen kuin niitä käytetään lopullisten päätösten perustana.

Oletetusta vaatimustenmukaisuudesta toimittajan koontinäyttöön

Dalux FM:n avulla toimittajan suoritustasoa on helpompi mitata, ymmärtää ja käsitellä.

• Selkeät KPI-mittarit: Saat yhdenmukaisen yleiskatsauksen siitä, miten toimittajat suoriutuvat määrittämiesi SLA-tavoitteiden suhteen.
• Selkeä yleiskatsaus ajanjaksoon: Saat näkymän koko kokonaisuutesi suoritustasoon millä tahansa ajanjaksolla tai rajauksella.
• Lähtökohta neuvotteluille: Nämä tiedot tukevat tietoon perustuvia toimittajakeskusteluja ja parempia päätöksiä palvelujen tarkastusten ja sopimusten uusimisten aikana.