Johdanto
Tarjouskilpailun järjestäminen sähköpostitse aiheuttaa usein hallinnollista lisätyötä, keskenään poikkeavia tarjouksia eikä selkeää kirjausta siitä, että kaikki tarjoajat työskentelivät samojen tietojen perusteella. Hankintapäällikkönä voit käyttää Dalux Tenderiä tarjouskilpailun vaatimusten, kysymysten ja vastausten sekä määräaikojen hallintaan yhdellä dokumentoidulla alustalla ja korvata hajallaan olevat sähköpostiketjut yhdellä jäsennellyllä prosessilla.
Haaste
Tender-tarjouskilpailut järjestetään edelleen usein sähköpostitse, mikä aiheuttaa hankintapäällikölle hallinnollista lisätyötä. Vaikka Tender- ja lakivaatimukset olisi standardoitu, sähköposti ei valvo niiden noudattamista. Tarjoukset saapuvat keskenään poikkeavina ja niitä on vaikea vertailla.
Ilman yhteistä järjestelmää kysymys voi jäädä vastaamatta tai se saatetaan unohtaa kaikille tarjoajille lähetettävästä vastausasiakirjasta. Tarjoajat saattavat silloin työskennellä eri tietojen pohjalta. Ilman valvontaa epävirallinen määräajan muutos voi tavoittaa osan tarjoajista mutta ei muita.
Ilman tarjouskilpailuprosessin selkeää dokumentointia on vaikea osoittaa tarjoajalle tai rakennuksen omistajalle, että kaikki tarjoajat työskentelivät samojen tietojen ja yhdenvertaisten ehtojen perusteella.
Näin Dalux Tender ratkaisee ongelman
Dalux Tenderin avulla voit järjestää Tender-prosessin yhdellä alustalla sähköpostin sijaan. Kaikki tarjoajat työskentelevät samojen vaatimusten ja asiakirjojen pohjalta, jotka on jäsennelty ja saatavilla yhdessä paikassa. Tarjoajat näkevät vain omat tarjouksensa ja viestintänsä.
Kysymykset ja vastaukset käsitellään alustalla, ja voit jakaa olennaiset kysymykset kaikkien tarjoajien kanssa. Määräajat ja vaatimukset pysyvät kaikkien tarjoajien nähtävillä, ja Dalux Tender ilmoittaa tarjoajille aina, kun jokin muuttuu. Dalux Tender dokumentoi prosessin sen aikana ja antaa sinulle myöhemmin todisteen siitä, että kaikki tarjoajat työskentelivät samojen lähtötietojen perusteella.
Tulos
Dalux Tender tarjoaa:
- Kaikki vastaanottamasi tarjoukset täyttävät tarjouksen vaatimukset ja noudattavat samaa muotoa
- Kaikki tarjoajat saavat samat päivitetyt tiedot ja määräajat
- Dalux Tender kirjaa ja dokumentoi koko prosessin alusta loppuun
Hyödynnä digitaalisia Tender-tarjouskilpailuja
Tarjouskilpailusta vastaavana henkilönä, joka hoitaa päivittäistä prosessia, asetat vaatimukset, vastaat tarjoajien kysymyksiin ja hallitset tarjouksia Dalux Tenderissä sen sijaan, että hallitsisit kaiken sähköpostiketjujen ja hajallaan olevien asiakirjojen kautta.
Voit määrittää tarjouksen vaatimukset pakollisiksi kentiksi, jolloin tarjoaja ei voi lähettää tarjousta täyttämättä niitä. Käytä tekstikenttien, listojen, numero- ja asiakirjakenttien yhdistelmää vaatimustesi kattamiseen. Voit esimerkiksi lisätä vaatimuksen eurooppalaisesta yhteisestä hankinta-asiakirjasta (ESPD) eurooppalaista julkista Tender-tarjouskilpailua varten.
Jokainen tarjoaja toimii samojen vaatimusten, vaihtoehtojen ja rajoitusten puitteissa tarjousta lähettäessään. Tämä auttaa tarjoajia lähettämään kaiken vaaditun ja auttaa sinua arvioimaan tarjoukset jälkikäteen, sillä jokainen lähetys noudattaa samaa rakennetta.
Tender-tiedostot voidaan synkronoida Tender-ryhmästä suoraan Tenderiin, mukaan lukien uudet tiedostoversiot, joten tarjoajat työskentelevät aina ajantasaisen dokumentaation perusteella. Sinun ei tarvitse lähettää päivitettyjä tiedostoja tai seurata, kuka sai minkäkin version. Tarjoajat voivat saada automaattisen päivittäisen yhteenvedon, jossa luetellaan kaikki tiedostomuutokset.
Tarjoajien kysymykset ja vastauksesi pysyvät samalla alustalla sen sijaan, että ne olisivat hajallaan sähköposteissa. Voit julkaista kaikkia tarjoajia koskevat kysymykset nimettömästi ja pitää tarjoajan henkilöllisyyden piilossa. Jos useat tarjoajat kysyvät samaa asiaa, voit julkaista yhden yleisen vastauksen sen sijaan, että vastaisit jokaiselle erikseen.
Dalux Tender ilmoittaa tarjoajille automaattisesti, jos muutat Tenderin määräaikaa. Sinun ei tarvitse lähettää seurantaviestiä sähköpostitse varmistaaksesi, että kaikki saivat päivityksen. Kaikki tarjoajat saavat myös automaattisen sähköpostin 24 tuntia ennen määräaikaa.
Dalux Tender sisältää sisäänrakennetun viestijärjestelmän, joten voit lähettää yksisuuntaisia viestejä yhdelle, useille tai kaikille tarjoajille. Jokainen viesti kirjataan Dalux Tenderiin. Voit käyttää tätä kaikkien tarjoajien viralliseen päivittämiseen Tenderiin tehdystä muutoksesta.
Kun Tenderin määräaika umpeutuu, Dalux Tender lukitsee lähetetyt tarjoukset. Voit sen jälkeen käydä jokaisen tarjouksen läpi ja ladata kaikki tarjoajien liittämät asiakirjat. Jälkikäteen tarkasteltavanasi on täsmälleen sama asiakirjakokonaisuus, jonka jokainen tarjoaja lähetti, järjestettynä määrittämiesi vaatimusten mukaan, eikä eri sähköpostiketjuista koottujen liitteiden sekamelska.
Hajallaan olevista sähköposteista jäsenneltyihin prosesseihin
Dalux Tender muuttaa sähköpostipohjaisen Tender-prosessin yhdeksi jäsennellyksi alustaksi, joka dokumentoi vaatimukset, kysymykset ja tarjoukset alusta loppuun.
Dalux Tender tarjoaa:
- Vaatimukset täyttävät tarjoukset: Pakolliset kentät, mukaan lukien ESPD silloin, kun laki sitä edellyttää, on täytettävä kokonaan ennen tarjouksen lähettämistä
- Yhdenvertaiset tiedot ja määräajat: Jokainen tarjoaja työskentelee samojen tiedostojen ja vaatimusten pohjalta, ja Dalux Tender ilmoittaa automaattisesti kaikille tarjoajille, jos määräaika muuttuu
- Dokumentoitu prosessi: Dalux Tender kirjaa jokaisen vaatimuksen, kysymyksen ja määräajan, joten sinulla on yksi tietue, johon voit viitata, jos tarjoaja tai rakennuksen omistaja kysyy, miten päätös tehtiin
Lue lisää
Jos haluat oppia lisää Dalux Tenderin käytöstä, lue nämä artikkelit: