Käytä tätä Lomakea pikaisena oppaana ennen kuin kutsut tiimisi. Se kattaa tärkeimmät asennuskohdat, jotta mikään ei jää huomaamatta ennen käyttöönottoa.
1. Kansiorakenne ja asiakirjat
- Kansiorakenne luotu ja se vastaa projektin suunnittelualoja ja sopimuksia
- Kansiot, joiden etuliitteenä on numerointi- tai luokittelujärjestelmä
- Kansiohierarkia on rajattu kahteen tai kolmeen tasoon
- Tiedostojen ja asiakirjojen nimeämiskäytännöt on määritelty ja dokumentoitu
- Versiohistoriaa seurataan yhdessä pysyvässä sijainnissa kutakin asiakirjaa kohden
- Dalux Sync asennettu massatiedostolatauksia ja kansion synkronointia varten työpöydältä käsin (Lue lisää: Dalux Sync)
2. Käyttäjäryhmät ja käyttöoikeudet
- Käyttäjäryhmät on luotu kaikille projektin rooleille ja urakkapaketeille
- Ryhmänimille sovellettu numerointi- tai luokittelujärjestelmä, joka vastaa kansiorakenteen etuliitteitä
- Käyttäjäryhmäkohtaisesti määritetyt kansion käyttöoikeudet: lataus-, luku- ja muokkausoikeudet vahvistettu
- Käyttäjän käyttöoikeudet tarkastettu kaikissa kansioissa
4. Kommentit ja kommunikointikanavat
- Kommentit on aktivoitu
- Kommentteihin käyttöoikeuden omaavat käyttäjäryhmät tarkastettu: varmistettu, että oikeat ryhmät on mukana ennen kuin tiimi aloittaa työskentelyn
Kun kansiorakenne, käyttäjäryhmät, tiedostotasot ja kommunikointikanavat ovat paikoillaan, projektisi tekninen perusta on valmis. Viimeinen vaihe on varmistaa, että tiimisi on valmis käyttämään sitä.
5. Organisaatiosi valmistelu
- Käyttäjien käyttöönotto suunniteltu
- Käyttöönottoa edeltävä perehdytys- tai koulutustilaisuus aikataulutettu
- Henkilö, joka toimii ensimmäisenä yhteystietona sisäisessä tuessa, on nimetty.
- Kiinnitetty ilmoitus, jossa on valmiina projektirakenne, keskeiset työnkulut ja yhteystiedot (Lue lisää: Projektiasetusten määrittäminen)
- Projektin asetukset dokumentoitu: kansiorakenne, käyttäjäryhmät, tiedostoalueet ja viestintäkanavat tallennettu tulevia ylläpitäjiä varten
6. Käyttöönotto
- Kaikki yllä olevat lomakkeen kohdat suoritettu
- Asetusten sisäinen tarkastus viimeistelty
- Käyttäjät kutsutaan mukaan vasta, kun asetukset ovat valmiit
Hyvän asetuksen tässä vaiheessa ei tarvitse olla täydellinen. Sen täytyy olla käyttökelpoinen, sovittu ja johdonmukainen. Aloita perusteista, saat tiimisi työskentelemään ja laajenna mittakaavaa projektin kasvaessa. Työnkulkuja tarkennetaan, mallipohjia mukautetaan ja käyttöoikeuksia päivitetään projektin kehittyessä.
Tarvitsetko tukea?
Jos olet epävarma mistä tahansa asennuksen osasta, ota Customer Success Managerisi mukaan ennen käyttöönottoa. Tästä on erityisesti hyötyä, kun monimutkaisia projektirakenteita kartoitetaan Daluxiin, työnkulun logiikkaa validoidaan tai varmistetaan, että asetukset skaalautuvat useiden sopimusten ja vaiheiden yli. He voivat auttaa sinua myös tavoitteiden, menestystekijöiden, seuraavien vaiheiden ja aikataulujen määrittelyssä.
Lisää tietoa kustakin asetusten alueesta on tämän osion artikkeleissa tai Boxin alaluokassa HelpCenterissä.