Käytä tätä tarkistuslistaa oppaanasi ennen kuin kutsut laajasti käyttäjiä projektiisi. Se kattaa tärkeimmät asetukset, jotta mikään ei jää huomaamatta ennen käyttöönottoa.
1. Kansiorakenne ja asiakirjat
- Kansiorakenne luotu ja se vastaa projektin suunnittelualoja ja sopimuksia
- Kansioissa etuliitteenä numerointi- tai luokittelujärjestelmä
- Kansiohierarkia on rajattu kahteen tai kolmeen tasoon
- Tiedostojen ja asiakirjojen nimeämiskäytännöt on määritelty ja dokumentoitu
- Versiohistoriaa seurataan yhdessä pysyvässä sijainnissa kutakin asiakirjaa kohden
- Dalux Sync asennettu massatiedostolatauksia ja kansion synkronointia varten työpöydältä käsin (Lue lisää: Dalux Sync)
2. Käyttäjäryhmät ja käyttöoikeudet
- Käyttäjäryhmät on luotu kaikille projektin rooleille ja osapuolille
- Käyttäjäryhmien nimissä käytetään samaa numerointi- tai luokittelujärjestelmää kuin kansiorakenteen etuliitteissä
- Käyttäjäryhmäkohtaisesti määritetyt kansion käyttöoikeudet: lataus-, luku- ja muokkausoikeudet tarkastettu
- Käyttäjien käyttöoikeudet tarkastettu kaikissa kansioissa
4. Kommentit ja kommunikointikanavat
- Kommentit on aktivoitu
- Kommentointioikeuksilla varustetut käyttäjäryhmät on tarkistettu: varmistettu, että oikeat ryhmät on lisätty ennen kuin tiimi aloittaa työskentelyn
Kun kansiorakenne, käyttäjäryhmät, tiedostotasot ja kommunikointikanavat ovat määritetty, projektisi tekninen perusta on valmis. Viimeinen vaihe on varmistaa, että tiimisi on valmis käyttämään sitä.
5. Organisaatiosi valmistelu
- Käyttäjien käyttöönotto suunniteltu
- Käyttöönottoa edeltävä perehdytys- tai koulutustilaisuus aikataulutettu
- Henkilö, joka toimii ensimmäisenä yhteystietona sisäisessä tuessa, on nimetty.
- Aloitussivulla näkyvä ilmoitus on valmisteltu, joka sisältää projektirakenteen, keskeiset työnkulut ja yhteystiedot (Lue lisää: Projektiasetusten määrittäminen)
- Projektin asetukset dokumentoitu: kansiorakenne, käyttäjäryhmät, tiedostotasot ja kommunikaatiokanavat tallennettu tulevia ylläpitäjiä varten
6. Käyttöönotto
- Kaikki yllä olevat lomakkeen kohdat suoritettu
- Asetusten sisäinen tarkastus tehty
- Käyttäjät kutsutaan mukaan vasta, kun asetukset ovat valmiit
Asetuksien ei tarvitse olla tässä vaiheessa täydelliset. Sen täytyy olla käyttökelpoinen, sovittu ja johdonmukainen. Aloita perusteista jotta saat tiimisi työskentelemään, ja laajenna käyttöä projektin edetessä. Työnkulkuja tarkennetaan, mallipohjia mukautetaan ja käyttöoikeuksia päivitetään projektin edetessä.
Tarvitsetko tukea?
Jos olet epävarma mistä tahansa käyttöönoton osasta, ota Customer Success Managerisi mukaan ennen käyttöönottoa. Tästä on erityisesti hyötyä, kun monimutkaisia projektirakenteita kartoitetaan Daluxiin, työnkulun logiikkaa validoidaan tai varmistetaan, että asetukset skaalautuvat useiden sopimusten ja vaiheiden yli. He voivat auttaa sinua myös tavoitteiden, menestystekijöiden, seuraavien vaiheiden ja aikataulujen määrittelyssä.
Lisätietoja kustakin käyttöönoton osa-alueesta löydät tämän osion artikkeleista tai HelpCenterin Box-osiosta.