Miten luodaan Tender-ryhmä

Tässä artikkelissa käymme läpi, miten luodaan Tender-ryhmä ja asetetaan se oikein, jotta yksittäiset Tenderit ovat jäsenneltyjä, jäljitettävissä ja helppoja hallita koko Tender-elinkaaren ajan.

Tender-ryhmä

Tender-ryhmä edustaa korkeinta tasoa Tender-rakenteessa. Se toimii keskeisenä viitekehyksenä, joka kokoaa yhteen Tender-organisaation, jaetut Tender-tiedostot sekä kaikki asiaan liittyvät yksittäiset Tenderit.

Tender-ryhmässä yksittäiset Tenderit järjestetään ja hallinnoidaan niiden nykyisen statusin mukaan, mikä antaa selkeän yleiskatsauksen kokonaisedistymisestä.

1. Tender-ryhmä
2. Tender-ryhmän organisaatio
3. Tender-ryhmän tiedostot
4. Tender, jonka status on "Käynnissä olevat"
5. Tenderit, joiden status on "Luonnos"
6. Tender, jonka status on "Päättynyt"
7. Tender-ryhmän mallipohja

Miten luodaan Tender-ryhmä

Tender-ryhmän luomiseksi siirry kohtaan TenderKoti Luo Tender-ryhmä.

Tämä luo alle uuden Tender-ryhmän organisaatioineen ja Tender-ryhmän tiedostoineen.

Tender-ryhmän mallipohja

Tämä on oletusmallipohja kaikille tämän Tender-ryhmän sisällä luoduille Tendereille. Näitä asetuksia käytetään aina, kun luot uuden Tenderin tässä ryhmässä, mikä säästää aikaa, koska sinun ei tarvitse syöttää samoja tietoja jokaiselle uudelle Tenderille erikseen.

Se koostuu kahdesta osasta: "Tiedot uusille Tendereille" ja "Tarjouksen vaatimukset uusille Tendereille".

Klikkaa Muokkaa muuttaaksesi sisältöä, tai Kopioi yrityksestä käyttääksesi tarjousvaatimuksia yritysprofiilistasi.

Lisätietoja uuden Tenderin luomisesta löydät tästä artikkelista: Miten luodaan Tender.

Organisaatio

Vaikka Tender-ylläpitäjät voivat luoda ja hallinnoida kaikkia Tenderejä koko projektissa, joitakin rooleja voidaan asettaa nimenomaisesti Tender-ryhmälle. 

Nämä roolit löytyvät kohdasta TenderValitse Tender-ryhmäOrganisaatio

• Tender-ylläpitäjät: Hallinnoi kaikkea Tender-ryhmän tietoa, Tender-tietoja, luo vaatimuksia, kutsu tarjoajia ja muuta
• Asiakirjavastaavat: Hallinnoi tarjousasiakirjoja, vastaa kysymyksiin, luo julkisia vastauksia
• Tarjouspyynnön tarkkailijat: Voivat nähdä kaiken sisällön, mutta eivät voi luoda tai muuttaa mitään

Määritä Tender-ryhmän tiedostot

Kansio Tender-ryhmän tiedostot on kansiorakenteesi tiedostojen lataamista varten Tender-ryhmään.
Kansioiden lisäämiseksi klikkaa Tiedostot-kohdan Tiedostot vieressä:

Voit lisätä uusia kansioita tai tuoda ne yritysprofiilistasi. 

Tiedostoja voidaan myös ladata ilman kansiorakennetta.

Kun lisäät tiedostoja Tenderiin, tässä Tender-ryhmässä määrittelemäsi kansiorakenne kopioidaan. Muutokset voidaan tehdä vain Tender-ryhmän tasolla, ei jokaiselle Tenderille erikseen.

Lataa tiedostoja Tender-ryhmään

Tiedostojen lataamiseksi valitse kansio, johon haluat ladata tiedostot, ja klikkaa Lisää. Voit joko lisätä tiedostoja suoraan tietokoneeltasi tai lisätä tiedostoja Boxista:

Vaihtoehtoisesti voit lisätä tiedostoja Boxista valitsemalla ne ja klikkaamalla AsetuksetLisää kohteeseenTender:

Täällä voit ladata uuden version tiedostosta:

Avaa tiedostoEnemmänHallitseLataa uusi versio

Lisää tiedostoja Tendereihin

Kun tiedostot on ladattu Tender-ryhmän tiedostoihin, ne täytyy lisätä jokaiseen Tenderiin, ellei Tenderit ole asetettu vastaanottamaan niitä automaattisesti latauksen yhteydessä.

Voit lukea lisää tästä artikkelista: Kuinka luoda Tender.

Valitse tiedostot, jotka haluat lisätä Tenderiin, ja klikkaa sitten Lisää Tendereihin.

Valitse Tenderit, joihin haluat linkittää tiedostot.

Jos Tender on harmaana, tämä tiedostoversio on jo linkitetty eikä sitä lisätä uudelleen.

Huomaa:

Jos Tender-ruutu on tummanharmaa ja merkitty viivalla, yksi valituista tiedostoversioista on jo linkitetty kyseiseen Tenderiin, eikä yhtään tiedostoversiota lisätä tähän Tenderiin.

Alla olevassa tilanteessa yksi valituista tiedostoversioista on jo lisätty Tenderiin 'External walls and cladding'. 

Tämän vuoksi yhtään valituista tiedostoversioista ei lisätä tähän Tenderiin.

Kaikki valitut versiot on jo lisätty Tenderiin 'Windows, doors, and external openings'. 

Koska samaa versiota ei voi lisätä kahdesti, mitään ei lisätä.

Ruksaa ruutu lisätäksesi kaikki uudet versiot Tenderiin, paitsi ne, jotka on jo lisätty.

Käytä Tenders-saraketta nähdäksesi, mikä tiedostoversio on lisätty kuhunkin Tenderiin.

Tender-metadata

Kaikki tiedostot kaikissa Tendereissä, riippumatta Tender-ryhmästä, käyttävät samaa metadata-rakennetta. 
Metadata koostuu Dalux Boxin oletuskentistä, Tender-kohtaisista kentistä ja Dalux Boxista tuoduista mukautetuista kentistä.

Metadata-asetusten määrittämiseksi siirry kohtaan AsetuksetTender'Metadata'

Dalux Boxin oletusmetadata

Tämä metadata on aina saatavilla ja se tuodaan Dalux Boxista. Sitä ei voi muokata Tender-moduulissa ja se on merkitty -kuvakkeella. 

'Näytä' sarake määrittää, kuka voi nähdä sisällön. 
Ennalta määritettyjä vaihtoehtoja ei voi muuttaa—ne on avattava nähdäksesi, kuka voi katsoa niitä.
'Ei aktiivinen' status voidaan muuttaa. Katso alla saatavilla olevat vaihtoehdot.

Lisää Tender-kohtainen metadata

Lisätäksesi uuden metadatakentän, klikkaa LisääUusi.

Nimi, tyyppi, sarakkeen leveys ja vaihtoehdot toimivat aivan kuten Dalux Boxin metadata.

Lue tämä artikkeli oppiaksesi, miten ne määritetään: Miten määrittää Metadata

'Näytä' -vaihtoehto

'Näytä' metadata määrittää, kuka voi nähdä sarakkeen ja sisällön. 

Ei aktiivinen:
Vain Tender-ylläpitäjä voi nähdä ja muokata sisältöä manuaalisesti. Metadata päivitetään silti automaattisesti, jos se tuodaan Dalux Boxista.

Tender-organisaatio:
Kaikki määriteltyjen ryhmien käyttäjät voivat nähdä sisällön. Tenderin ja asiakirjavastaavat voivat muokata sisältöä manuaalisesti.

Tender-organisaatio ja tarjoaja:
Kaikki määriteltyjen ryhmien käyttäjät voivat nähdä sisällön. Tenderin ja asiakirjavastaavat voivat muokata sisältöä manuaalisesti.

Muutokset tulevat voimaan välittömästi, eikä ilmoituksia lähetetä.

Tuo mukautettu metadata Dalux Boxista

Sen sijaan, että loisit kaikki metadatakentät manuaalisesti, voit tuoda ne Dalux Boxista. Tämä linkittää myös kentät, joten ne täyttyvät ja päivittyvät automaattisesti, kun uusia tiedostoversioita lisätään Dalux Boxista.

Tuodaksesi Dalux Boxista klikkaa LisääBoxista.

Nämä kentät on merkitty 'Box property' -sarakkeeseen. 

Et voi muuttaa niiden nimiä, mutta voit säätää sarakkeen 'leveyttä', 'vaihtoehtoja' ja 'Näytä'-asetuksia, kuten edellä kuvattiin.

Tarjoajat voivat nähdä aiemmat versiot ja verrata asiakirjoja, piirustuksia ja malleja nähdäksensä, mitä tarkalleen on muuttunut.

Kun lataat piirustuksen Tender-ryhmän tiedostoihin, varmista, että asetat mittakaavan piirustuksen metadataan, jotta tarjoajat voivat tarkasti mitata etäisyyksiä ja alueita. Jos tiedosto lisätään Dalux Boxista, ennalta määritetty metadata kopioidaan automaattisesti.

Jos et aseta mittakaavaa itse, tarjoajat voivat asettaa tilapäisen mittakaavan.

Tender-ryhmän tarjousloki

Tender-ryhmillä on loki, jossa Tender-toimintaa seurataan. Tarjouslokiin pääsee vain Tender-ryhmien Tender-ylläpitäjät, jotta luvattomat käyttäjät eivät pääse käsiksi tarjoajatietoihin ja muihin arkaluontoisiin tietoihin.

Päästäksesi tarjouslokiin, siirry TenderAvaa Tender-ryhmäAsetukset Tender-ryhmän lokit:

Tämä avaa lokin, jossa voit nähdä kaiken toiminnan, käyttää suodattimia löytääksesi tiettyä tietoa ja viedä tulokset taulukkoon klikkaamalla 'Vie'.

Kuinka luoda tarjous