Kiinteistöhallinnan ylläpitäjänä palvelupyyntöjen koordinointi ulkoisten urakoitsijoiden kanssa voi olla tarpeettoman aikaa vievää, jos sitä ei hoideta tehokkaasti. Joudut usein syöttämään manuaalisesti tietoja, kuten rakennus ja yhteyshenkilö sähköpostiin, ja kun urakoitsija saapuu työmaalle, hänellä ei usein ole selkeitä ohjeita siitä, keneen ottaa yhteyttä, koska hän ei löydä oikeaa sähköpostia.
Daluxin toimittajaportaalin avulla voit vastuuttaa työtilauksia suoraan toimittajille, varmistaen, että ulkoiset urakoitsijat saavat kaikki tarvitsemasi tiedot etukäteen.
Ulkoiset urakoitsijat voivat myös käyttää mobiililaitteitaan ilmoittaakseen suoritetuista töistä, mukaan lukien kuvat ja täydelliset lokit.
Tilaa työtä toimittajilta
Välittääksesi työtä ulkoiselle urakoitsijalle, luo työtilaus ja linkitä se toimittajaan valitsemalla heidät listalta. Toimittajan valinta lisää automaattisesti organisaatiosi oletusyhteyshenkilön, varmistaen, että toimittajalla on yhteyshenkilö pääsyyn tai muihin tietotarpeisiin, joita tarvitaan työtilauksen loppuun saattamiseksi.
Tässä tapauksessa työtilaus on lähetetty ulkoiselle toimittajalle. Jos toimittajalla on kysymyksiä tai jos hän tarvitsee lisäselvityksiä, hän voi nähdä, kenelle ottaa yhteyttä.
Lue lisää
Jos haluat oppia lisää työn tilaamisesta, voit lukea tämän artikkelin: Kuinka tilata työtilauksia toimittajalta Toimittajaportaalissa
Toimittajaportaali
Ulkoisella urakoitsijalla on nyt pääsy työtilaukseen alkuperäisillä tiedoilla työpöydällään ja mobiililaitteellaan.
Hänellä on nyt mahdollisuus hylätä tai hyväksyä työtilaus, välittää se sisäisesti työntekijälle, joka suorittaa tehtävän, tai lähettää viesti asiakkaalle.
Toimittajaportaalin hallinta
Voidaksesi välittää työtilauksia ulkoiselle toimittajalle, Dalux FM:n ylläpitäjän on luotava yritys, jonka yritystyypiksi on asetettu 'Toimittaja' ja konfiguroitava asetukset tämän artikkelin mukaisesti: Kuinka määrittää yritykset Toimittajaportaalille
Yrityksen tiedot
Yritykset Dalux FM: ssä voidaan konfiguroida useilla eri tavoilla, tässä on tyypillinen asetus toimittajalle:
- Aseta yrityksen tyypiksi Toimittaja.
- Määritä alue, jolla tämä toimittaja voi toimia. Työtilaukset voidaan myöntää toimittajalle vain tässä määritellyssä alueessa. Tässä tapauksessa valitaan yksi rakennus.
- Jos 'Tehtävät vaativat hyväksynnän' -vaihtoehto on valittuna, kiinteistöpäällikön on hyväksyttävä työtilaukset ennen kuin ne voidaan merkitä valmiiksi.
- Tälle toimittajalle kaikki työtilaukset lähetetään ensin vastuulliselle, joka välittää ne työntekijälle. Tämä prosessi varmistaa, että sisältö tarkastetaan ennen suorittamista. Kun työntekijä suorittaa tehtävän ja palauttaa työtilauksen, vastuullinen tarkastaa yksityiskohdat ennen sen lähettämistä takaisin kiineistöpäällikölle.
Alkuasetusten jälkeen seuraava vaihe on lisätä vähintään yksi ylläpitäjä yritykseen.
Ylläpitäjällä on korkeat oikeudet hallita yrityksen työnkulkua. Tällä käyttäjällä on valtuudet kutsua ihmisiä toimittajaportaalille, myöntää rooleja ja valvoa kaikkia yritykseen liittyviä tehtäviä.
Lisäksi ylläpitäjällä on täydellinen näkyvyys kaikkiin yritykselle myönnettyihin työtilauksiin.
Lue lisää yrityksen perustamisesta toimittajaksi täältä: Kuinka määrittää yritykset Toimittajaportaalille
Lue lisää
Jos haluat oppia lisää Toimittajaportaalista, voit lukea nämä artikkelit: Toimittajapalaali: Toimi toimittajana työpöydällä ja Toimittajaportaali: Toimi toimittajana mobiililaitteella